Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника в России. С 2023 года в стране активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ однако бумажный вариант остаётся в употреблении. Возникает частый вопрос: можно ли завести новую трудовую книжку и в каких случаях это допустимо?

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка
2. Бумажная трудовая книжка: когда её можно оформить заново
3. Дубликат трудовой книжки: как и когда оформлять
4. Обязанности работодателя
5. Нормативно‑правовая база
6. Пошаговая инструкция по оформлению новой книжки
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР); Основные характеристики:

• Внешний вид: в личном кабинете ПФР отображается как интерактивный документ с полями «Дата начала работы»‚ «Должность»‚ «Основание увольнения» и т.д.
• Хранимые данные: сведения о всех местах работы‚ периодах трудового стажа‚ отпусках‚ изменениях условий труда‚ а также сведения о переводах и переоформлениях.
• Преимущества:
  • Удобный онлайн‑доступ для работника и работодателя.
  • Отсутствие риска потери документа.
  • Автоматическое обновление данных в ПФР.
• Недостатки и риски:
  • Необходимость наличия доступа к интернету и электронных средств идентификации.
  • Технические сбои в системе ПФР могут временно ограничить доступ.

ЭТК обязаны вести организации‚ где численность работников превышает 20 человек‚ а также все работодатели‚ использующие электронный документооборот.

Бумажная трудовая книжка: когда её можно оформить заново

Оформление новой бумажной трудовой книжки (далее – ТК) возможно только в строго определённых случаях‚ предусмотренных Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда.

Случаи‚ когда работник имеет право на новую ТК

1. Утрата или уничтожение старой ТК. Работник подаёт письменное заявление с указанием причины (потеря‚ кража‚ пожар и т.п.).
2. Повреждение ТК‚ делающие её чтение невозможным. Тот же порядок – письменное заявление.
3. Смена формы ТК. С 1 января 2023 г. введён новый образец ТК (форма 320н). При переходе на новый образец работодатель может оформить дубликат на новом бланке.
4. Отказ от старой ТК в пользу ЭТК. При переходе на электронный вариант работник может попросить оформить новую бумажную ТК‚ если он по тем или иным причинам не желает пользоваться ЭТК.

Во всех перечисленных случаях работодатель обязан оформить новую ТК по письменному заявлению работника (п. 5 ст; 62 ТК РФ).

Что НЕ допускается

• Вести одновременно две бумажные ТК у одного работника. Закон запрещает двойное документирование трудового стажа.
• Оформлять новую ТК без наличия у работника старой ТК‚ если только не подтверждена её утрата или уничтожение.
• Создавать «новую» ТК‚ игнорируя уже записанные в ПФР сведения о трудовом стаже.

Дубликат трудовой книжки: как и когда оформлять

Если ТК была утеряна‚ но работник хочет сохранить непрерывность записей‚ оформляется дубликат. Существует два пути:

1. Использовать старый чистый бланк (приобретённый до 2024 года). Такой бланк имеет тот же образец‚ что и оригинальная ТК.
2. Оформить дубликат на новом образце (форма 320н). С 2023 года новые бланки обязательны для всех новых и дублирующих ТК.

Для оформления дубликата работодатель собирает:

• Письменное заявление работника с указанием причины утраты.
• Документ‚ подтверждающий факт утраты (полис страхования‚ справка из полиции – необязательно‚ но может ускорить процесс).
• Старый бланк (если есть) или новый чистый бланк.

После получения всех документов работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в новую ТК и передаёт её работнику.

Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с ТК РФ.
• Оформлять новую ТК только по письменному заявлению работника‚ указав причину отсутствия старой книги.
• Своевременно вносить все изменения в ЭТК через портал ПФР.
• Обеспечить работнику возможность ознакомления с записью в ТК (бумажной – в офисе‚ электронной – в личном кабинете ПФР).
• Сохранять копию заявления работника в личном деле.

Нарушение этих обязанностей влечёт административную ответственность: штраф для работодателя от 5 000 до 10 000 рублей (п. 5 ст. 5.27 КоАП РФ).

Нормативно‑правовая база

Пошаговая инструкция: как оформить новую трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник пишет заявление в свободной форме‚ указывая:

• ФИО‚ должность‚ подразделение.
• Причину отсутствия (утрата‚ порча‚ переход на ЭТК и т.д.).
• Дата подачи заявления.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов (по желанию)

Необязательно‚ но рекомендуется приложить:

• Справку из полиции (если книга была украдена).
• Полис страхования (в случае утраты в результате стихийных бедствий).

Шаг 3. Выбор бланка

Работодатель решает‚ какой бланк использовать:

1. Старый чистый бланк (если есть в наличии).
2. Новый образец 320н (рекомендовано‚ так как старые бланки постепенно выводятся из обращения).

Шаг 4. Оформление новой ТК

На выбранном бланке работодатель вносит:

• Запись о начале трудового стажа (дата‚ должность‚ основание приема).
• Все предыдущие записи‚ если они известны (по справкам от прежних работодателей).

Шаг 5. Подписание и передача

Работник подписывает запись в новой ТК‚ а работодатель ставит печать и подпись. Книга передаётся работнику в течение 5 рабочих дней.

Шаг 6. Внесение сведений в ЭТК (если используется)

Работодатель в личном кабинете ПФР вводит те же данные‚ что и в бумажной ТК‚ чтобы обеспечить синхронность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто взять новую бумажную трудовую книжку без заявления?

Нет. По закону работодатель обязан оформить новую ТК только по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия старой книги.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ но только в том случае‚ если работник согласен на такой порядок. Данные в обеих книжках должны полностью совпадать.

Что делать‚ если у меня несколько мест работы и я хочу оформить новую ТК?

Оформлять новую ТК можно только в случае утраты/повреждения старой. Наличие нескольких мест работы не является основанием для создания «второй» ТК.

Сколько стоит оформить новую трудовую книжку?

Для работодателя оформление ТК бесплатно (по закону). Работник может понести лишь небольшие расходы на транспорт до места работы.

Можно ли получить дубликат ТК в онлайн‑режиме?

Нет. Дубликат оформляется только в бумажном виде. Однако сведения о трудовом стаже можно посмотреть в ЭТК онлайн.

Как исправить ошибку в записи (например‚ неверная дата начала работы) в ЭТК?

Работодатель подаёт в ПФР заявление об исправлении с приложением подтверждающих документов (трудовой договор‚ справка от работодателя). После проверки исправление вносится в течение 10 рабочих дней.

Кому обращаться‚ если работодатель отказывается оформить новую ТК?

Можно обратиться в территориальный орган инспекции труда (ГИТ)‚ а также в суд в порядке защиты трудовых прав.

Завести новую трудовую книжку можно‚ но только в строго регламентированных законом случаях: утрата‚ порча‚ переход на новый образец или на электронный формат. Работодатель обязан оформить новую ТК по письменному заявлению работника и обеспечить корректность записей как в бумажной‚ так и в электронной форме. При соблюдении всех процедур ни работник‚ ни работодатель не столкнутся с юридическими проблемами.

Если у вас возникли сомнения или требуется помощь в оформлении‚ рекомендуется проконсультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве‚ либо обратиться в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации: