В 2026 году правила оформления и ведения трудовой книжки в России претерпели значительные изменения. Если вы только что получили новую трудовую книжку, либо ваш работодатель предложил перейти на электронный формат, важно знать, какие шаги необходимо предпринять, чтобы избежать нарушений закона и сохранить все необходимые данные.

Что такое новая трудовая книжка?

Начиная с 1 января 2023 года, в России действует новая форма трудовой книжки, в которой изменены графы и добавлены новые поля для оформления перехода на электронный формат. В случае отказа от бумажной книжки работник может подать заявление о переходе на Электронную трудовую книжку (ЭТК), а работодатель обязан вести обе версии параллельно до полного перехода.

Ключевые изменения в бумажной книжке

• Графа 1 – порядковый номер записи
• Графа 2 – дата выдачи бумажной книжки
• Графа 3 – заявление о переходе на ЭТК
• Графа 4 – сведения о приеме, увольнении, переводе и т.д.

Как оформить новую бумажную трудовую книжку

1. Получение документа – при приёме на работу работодатель выдаёт новый экземпляр трудовой книжки.
2. Заполнение графов 1–3 – в графу 1 записывается порядковый номер, в графу 2 дата выдачи, а в графу 3 – заявление о переходе на ЭТК (если применимо).
3. Внесение записи о приёме – работодатель обязан внести запись о приёме в течение 10 рабочих дней с даты начала работы. При отсутствии такой записи в течение 5 дней работник имеет право обратиться в инспекцию труда.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, доступный через портал Госуслуги и МФЦ. Переход возможен в любой момент, но в большинстве случаев он осуществляется при приёме нового сотрудника.

Пошаговая инструкция перехода

• Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК в письменной форме.
• Работодатель регистрирует заявление в системе «Система электронных кадровых данных» (СЭКД).
• После подтверждения заявления работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуг.
• В течение 3 рабочих дней работодатель выдает бумажную выписку из ЭТК, если это требуется по закону (например, при оформлении трудовой книжки в другом регионе).

Права и обязанности работодателя

• Обязателен к приёму и ведению ЭТК наравне с бумажной.
• Должен хранить данные в системе в течение 60 лет.
• При увольнении обязан выдать сотруднику выписку из ЭТК и/или бумажную трудовую книжку.

Что делать, если потерялась трудовая книжка?

Если работник сообщает, что потерял бумажную трудовую книжку, работодателю необходимо:

1. Выдать новый экземпляр трудовой книжки.
2. Внести запись о приёме в новую книжку.
3. Обновить данные в системе ЭТК, если работник уже перешёл на электронный формат.

Важно помнить, что потеря бумажной книжки не освобождает работодателя от обязанности вести ЭТК, если работник уже перешёл на неё.

Как работать с обеими версиями одновременно

В 2026 году работодатели обязаны вести бумажную и электронную версии трудовой книжки параллельно до полного перехода. Это означает:

• Записи о приёме, увольнении, переводе и т.д. должны быть внесены в обе версии.
• При проверке инспекцией труда обе версии должны быть доступны.
• В случае несоответствия данных в бумажной и электронной версии работодатель обязан внести корректировки.

Частые ошибки при работе с трудовой книжкой

• Внесение записи о приёме менее чем за 5 дней после начала работы.
• Необновление данных в ЭТК после изменения должности или квалификации.
• Недостаточная проверка правильности заполнения графов 1–3.
• Отказ от ведения бумажной книжки без оформления перехода на ЭТК.

Краткая таблица «Что делать»

Новая трудовая книжка и переход на электронный формат требуют внимательного соблюдения сроков и правил. Главное – не забывать о параллельном ведении бумажной и электронной версии до полного перехода. При правильном оформлении вы избежите штрафов, сможете быстро предоставить выписки при необходимости и будете полностью соответствовать требованиям законодательства.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалистам сайта онлайнинспекция.рф или в отдел кадров вашей организации.