С 1 января 2023 г. в России в обращении появились новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
Утверждены приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Эти бланки отличаются от прежних по дизайну, структуре и требованиям к заполнению.
Ниже вы найдёте подробную инструкцию по оформлению вкладышей, где их можно приобрести, как вести учёт и хранить, а также примеры заполнения.

Что изменилось в новом образце?

• Новый размер и оформление страниц (печатные поля, шрифты, логотип Минтруда).
• Включены обязательные поля: Номер вкладыша, Дата выдачи, Дата окончания, Период работы, Должность, Отдел, Подпись работодателя.
• Вкладки теперь печатные (не самоклеящиеся) и обычно поставляются в комплекте с трудовой книжкой.
• Новый формат ВТ‑III (серия 2022 г.) с изменёнными полями для учёта и проверки подлинности.
• Трудовые книжки старого образца продолжают действовать, но обмен на новые не требуется; они остаются в силе до тех пор, пока не будут заполнены полностью.

Где можно купить вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыши можно приобрести у официальных поставщиков:

• Объединение Гознак – изготовитель печатных бланков.
• Поставщики-распространители (п. 2 и 3 Порядка).
• Интернет‑магазины канцтоваров: Канцмир, inФОРМАТ, Бланки Онлайн.
• Местные отделения Минтруда (например, администрация Первомайского района г. Минска).

Стоимость одного бланка обычно 350 руб. (цены могут варьироваться в зависимости от объёма заказа).

Как оформить и заполнить вкладыш

1. Подготовка – убедитесь, что в трудовой книжке закончились страницы для записей.
2. Получение вкладыша – оформите заказ, оплатите и получите бланк в бумажном виде.
3. Заполнение – используйте ручку с черным или синей чернилами. Заполняйте поля строго по порядку, как указано в образце.
4. Подпись работодателя – должна быть внизу, с указанием должности и ФИО лица, подписывающего.
5. Проверка – убедитесь, что все данные совпадают с личными документами работника.
6. Вкладка в трудовую книжку – аккуратно вставьте вкладыш в свободный лист, не нарушая порядок страниц.

Пример заполнения вкладыша можно скачать в формате Word или PDF с официальных порталов:

• Минтруд России – раздел «Трудовая книжка (образец)».
• Бланки Онлайн – бесплатный скачивание.
• Канцмир – пример оформления.

Ведение учёта и хранение

Согласно пункту 60 Инструкции по трудовым книжкам, работодатели обязаны вести учёт бланков и вкладышей в отдельной книге или журнале. Это необходимо для:

• Контроля количества выданных бланков.
• Проверки подлинности и своевременного обновления.
• Соблюдения требований Минтруда и налоговых органов.

Рекомендуется вести два учёта:

• Приходно‑расходная книга – где фиксируются даты выдачи и возврата бланков.
• Книга учёта трудовых книжек и вкладышей – где хранится информация о каждом работнике, его должности, сроках работы.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их связь с вкладышами

С 2020 г. в России вводится переход на электронные трудовые книжки. Однако многие работодатели всё ещё используют бумажные версии. В этом случае:

• Вкладыши остаются обязательными при заполнении бумажной книжки.
• При переходе на ЭТК, данные из бумажной книжки (включая вкладыши) необходимо перенести в электронный формат.
• Для проверки подлинности и сравнения с ЭТК можно использовать серийный номер и печатные поля вкладыша.

Практические советы

• При заказе бланков уточняйте серийный номер (ВТ‑III) и дата выпуска.
• Проверяйте наличие штрих‑кода и печатных надписей – это гарантирует подлинность.
• Сохраняйте копии заполненных бланков в электронном виде (PDF) для быстрого доступа.
• Обучайте сотрудников и кадровый персонал правилам заполнения и хранению вкладышей.
• При возникновении вопросов обращайтесь в региональный отдел Минтруда или к официальному поставщику.

Где скачать образцы и шаблоны?

Ниже перечислены основные ресурсы, где можно бесплатно скачать пустые и заполненные бланки вкладышей:

• Минтруд России – https://www.mint.ru
• Бланки Онлайн – https://www.blanki-online.ru
• Канцмир – https://www.kancmir.ru
• inФОРМАТ – https://www.informat.ru
• Портал Пошаговая инструкция – https://spok.by

Новые бланки вкладышей в трудовую книжку – это обязательный элемент кадрового учёта с 1 января 2023 г. Они имеют строгий дизайн, обязательные поля и требования к подлинности.
Понимание правил заполнения, правильный порядок хранения и учёта помогут избежать ошибок и несоответствий, а также упростят контроль со стороны государственных органов.

Если вы – работодатель, обязательно обновите свои бланки и учётные книги. Если вы – работник, убедитесь, что ваш вкладыш оформлен правильно и хранится в надёжном месте.