Тема бланков трудовых книжек остаётся актуальной для каждого кадровика, бухгалтера и работодателя․ С 1 января 2023 года в России начали применяться новые бланки трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда․ В этой статье подробно разберём, чем новые бланки отличаются от старых, где их можно приобрести, как вести учёт и что делать в типовых ситуациях․
История и нормативная база
Ключевым документом является Приказ Минтруда России от № 320н․ Он утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша․ Несмотря на то что приказ вступил в силу с 1 сентября 2021 года, сами новые бланки начали использоваться с 1 января 2023 года․
Важно! Работодатели не обязаны обменивать уже выданные сотрудникам трудовые книжки старого образца․ Их можно продолжать использовать без ограничения срока․ Обмен не потребуется․ Однако при оформлении новых сотрудников или при необходимости оформить дубликат утраченной книжки можно (и часто нужно) использовать бланки нового образца․
Чем новый бланк отличается от старого?
Основные изменения коснулись внешнего вида и содержания записей:
- Страница «Сведения о работнике»: Вместо графы «Дата рождения» теперь указаны «Число, месяц, год рождения»․ Добавились поля «СНИЛС» и «ИНН» (заполняются по желанию работника)․
- Страница «Сведения о работе»: Изменилась структура записей․ Теперь обязательно указываются:
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если оно есть)․
- Основание для внесения записи (номер и дата приказа, иное основание)․
- Должность (специальность, профессия) с указанием подразделения․
- Подпись ответственного лица и расшифровка․
- Вкладыш: Форма вкладыша также обновлена․ Он теперь имеет более строгий формат и предназначен для записи об увольнении, переводе, отпуске и т․д․
- Без отметки «О form»: В новом бланке отсутствует графа «О form», которая была в старом образце․
Где и как приобретать бланки новых трудовых книжек?
Приобретать бланки могут только работодатели (юридические лица и ИП) у официальных распространителей․ Физическим лицам бланки не продаются․
Кто может быть распространителем?
- Типографии, имеющие лицензию на изготовление бланков․
- Официальные дистрибьюторы, аккредитованные Минтрудом или его уполномоченными органами․
Где искать поставщиков?
- На сайтах компаний, специализирующихся на производстве кадровых документов (например, «Контур», «Такском» и др․)․
- Через региональные центры стандартизации и метрологии․
- Через официальные интернет-магазины, работающие с юридическими лицами․
Цена: Стоимость нового бланка в 2026 году в среднем составляет 350–450 рублей․ Бланки старого образца, если они ещё есть в продаже, могут стоить дороже из-за дефицита․
Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей
Работодатель обязан вести журнал (книгу) учета движения трудовых книжек и вкладышей․ Это требование вытекает из правил ведения трудовых книжек․
Что должно быть в журнале учёта?
- Номер бланка (серия и номер)․
- Дата получения бланка (приход) и даты выдачи (расход)․
- ФИО сотрудника, которому выдана книжка․
- Основание для выдачи (приказ о приёме, дубликат и т․д․)․
- Подпись ответственного лица․
Бланки старого и нового образца учитываются раздельно․ Журнал можно вести в электронном виде, но при проверке должен быть распечатан․
Как правильно оформить запись в новую трудовую книжку?
Записи вносятся чётко, разборчиво, без исправлений и помарок․ Чернила — синие или чёрные․
Образец записи о приёме на работу (новый бланк)
Наименование организации: ООО «Пример», отдел продаж
Основание: Приказ № 45-к от
Должность: Менеджер по продажам
Подпись: _________________ / Иванов А․П․ /
Образец записи об увольнении (по собственному желанию)
Наименование организации: ООО «Пример», отдел продаж
Основание: Приказ № 78-к от
Должность: Менеджер по продажам
Увольнение: в связи с подачей заявления по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)
Подпись: _________________ / Петрова С․И․ /
Ситуации, требующие использования нового бланка
- Приём нового сотрудника — если в организации закончились старые бланки, выдаём новый․
- Оформление дубликата — если сотрудник утратил трудовую книжку, дубликат оформляется на бланке нового образца, даже если оригинал был старого․
- Завершение вкладыша — когда в старом бланке заканчиваются страницы, вставляется вкладыш; С 2023 года используются вкладыши нового образца․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать старые бланки после 2023 года?
Да, можно․ Старые бланки (до 2023 года) не снимаются с производства и их использование не запрещено․ Их можно выдавать сотрудникам, если они ещё есть в наличии у работодателя․
Что делать, если старых бланков нет, а новые ещё не купил?
Необходимо срочно приобрести новые бланки у официального поставщика․ Выдавать сотруднику пустую книжку без серии и номера нельзя․ До получения бланков можно оформить запись в листе нетрудоспособности (форма Н-245) или ином документе, но это временная мера․ Трудовая книжка должна быть выдана в течение 3 дней с момента приёма на работу․
Обязательно ли указывать СНИЛС и ИНН в новом бланке?
Указать можно, но не обязательно․ Это делается по желанию работника․ Если данные известны, лучше заполнить․
Как учитывать бланки старого и нового образца?
Ведите раздельный учёт․ Рекомендуется завести два отдельных журнала или один, но с чёткими пометками «старый образец» / «новый образец» в каждой строке․
С 2023 года в обороте существуют два вида бланков: старый (до 2023 г․) и новый (с 2023 г․)․ Работодатель вправе выбирать, какой бланк использовать, исходя из наличия․ Главное, соблюдать правила заполнения, соответствующие выбранному образцу, и вести строгий учёт движения бланков․ При оформлении дубликатов всегда используйте бланк нового образца․
Всегда проверяйте актуальность информации на официальных ресурсах: сайт Минтруда России и системы «ГАРАНТ», «КонсультантПлюс»․