Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Правительством РФ и Министерством труда. В статье подробно рассматриваются действующие бланки, их заполнение, порядок ведения и особенности учёта.
Краткая характеристика новых форм
В 2023 году вступили в силу новые бланки трудовой книжки, которые заменяют прежние образцы 2003‑го года. Основные изменения:
- Упрощённый дизайн титульного листа и страниц.
- Увеличенное количество полей для записи сведений о работе, образовании и дополнительных профессиональных квалификациях.
- Внедрение новых разделов для отметок о переходе на новую должность, получении второй профессии и т.п.
Новые формы официально опубликованы в Приложении N 1 к приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н и входят в КонсультантПлюс как образцы заполнения.
Форма титульного листа
Титульный лист содержит:
- Герб Российской Федерации.
- Наименование организации‑работодателя.
- Фамилию, имя, отчество работника.
- Дата рождения.
- Паспортные данные.
- Сведения о месте жительства.
Основные страницы
Внутри книги предусмотрены страницы для записи:
- О приёме на работу.
- Об увольнении.
- О переводе, повышении, изменении условий труда.
- О получении дополнительных профессиональных квалификаций.
- О вводе в эксплуатацию новых вкладышей.
Где и как получать новые бланки
По закону, новые формы трудовых книжек могут быть изготовлены только ОГК «Гознак». Это гарантирует соответствие официальным требованиям и сохранность данных.
Для получения бланков:
- Обратиться в отдел кадров или в отдел бухгалтерии организации.
- Заказать необходимый объём через официального поставщика.
- Убедиться, что полученные бланки имеют подпись руководителя и печать организации.
Если в организации уже есть запасы старых форм, их можно использовать до полного расхода, после чего необходимо перейти на новые.
Порядок заполнения и ввода в эксплуатацию
Заполнение новой трудовой книжки начинается с того момента, как работник впервые получает её в организации.
Первичная запись
При приёме на работу в книжку вносяться сведения о:
- Должности, которую занял работник.
- Дата начала работы.
- Условиях труда (полный/частичный рабочий день, оклад, ставка).
Запись подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Вкладыши и дополнительные листы
Вкладыш в трудовую книжку используется, когда в основной книге закончилось место для записей. В этом случае:
- Вкладыш оформляется в том же стиле, что и основной документ.
- В него вносятся те же сведения, что и в обычных страницах.
- После заполнения вкладыша его номер фиксируется в журнале учёта движения.
Учёт и хранение бланков
Ведение бухгалтерского учёта трудовых книжек регулируется Письмом Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑6245. Главное требование – использовать только бумажные формы.
- Книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя.
- Для подтверждения подлинности в конце каждой книги ставятся сургучная печать или опломбируются.
- Электронный документооборот в этом вопросе не допускается – все записи должны быть сделаны на бумажном носителе.
Журнал учёта движения
В журнал заносятся данные о:
- Приходе новых бланков в организацию.
- Выдаче книжек сотрудникам.
- Переводе, увольнении и замене книжек.
- Полном списании (истечении срока) использованных бланков.
Книга учёта бланков
Эта книга фиксирует:
- Номера партий полученных бланков.
- Колчество изготовленных и выданных экземпляров.
- Сведения о списании (утрате, порче) бланков.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Что делать, если при приёме на работу у работника нет бланка трудовой книжки?
Ответ: Сотрудник обязан предоставить собственный бланк. Если у него её нет, работодатель обязан выдать форму, а затем оформить её в книге учёта движения.
Вопрос: Можно ли вносить исправления в уже заполненные записи?
Ответ: Да, но только после подписания соответствующего акта и заверения печатью организации. Исправления фиксируются в журнале.
Вопрос: Нужно ли менять уже существующие книги, если они были оформлены по старым формам?
Ответ: Нет, книги, оформленные по старым формам, продолжают действовать до их полного износа. При переходе на новые формы вводится новый бланк, а старую книгу оставляют в архиве.
Действующие бланки трудовой книжки – это современный, упрощённый и стандартизированный документ, который позволяет работодателям вести точный учёт трудового стажа и квалификации сотрудников. Соблюдение установленных правил заполнения, ввода в эксплуатацию и учёта бланков гарантирует юридическую корректность и simplifies работу с кадровыми документами.
Для получения более подробных образцов заполнения и практических рекомендаций рекомендуется обратиться к ресурсам КонсультантПлюс, где собраны более 100 готовых шаблонов, а также к официальным публикациям Минтруда РФ.