В 2026 году вопросы‚ связанные с хранением трудовых книжек‚ получили новые регулятивные уточнения. Ниже приведено подробное разъяснение того‚ как и где должна храниться трудовая книжка‚ какие обязанности возлагаются на работодателя и работника‚ а также как правильно вести учёт и реагировать на повреждения документа.
Что изменилось в форме и порядке ведения трудовых книжек?
Согласно последним нормативным актам‚ не требуется заполнять трудовую книжку работнику‚ принятому на работу впервые‚ в его присутствии. Это облегчает процедуру оформления и снижает нагрузку на кадровый отдел.
Новая Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) содержит более подробные примеры и корректные формулировки‚ чем более ранний Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок). При этом законодательство не устанавливает обязательного требования о хранении трудовых книжек в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу.
Где может храниться трудовая книжка?
- До 10 июня 2021 г. – трудовая книжка хранится у работодателя в организации.
- После 10 июня 2021 г. – работник может хранить трудовую книжку дома. Это закреплено приказом Минтруда № 123 от 10 июня 2021 г.
- В случае увольнения или смерти работника – трудовая книжка хранится у работодателя до востребования.
Таким образом‚ хранение у работника дома не является нарушением закона‚ но требует соблюдения определённых условий.
Как правильно хранить трудовую книжку дома?
- Защита от влаги и прямого солнечного света. Книжку лучше хранить в сухом месте‚ где нет риска затопления.
- Блокировка от доступа посторонних. Удобно использовать запираемый шкаф‚ сейф или ящик с замком. Хотя законодательство не требует «несгораемого» сейфа‚ наличие запираемого места повышает безопасность.
- Отслеживание местоположения. Работник обязан сообщать работодателю о месте хранения‚ а работодатель – фиксировать это в книге учёта движения трудовых книжек.
- Регулярная проверка состояния. При обнаружении повреждений (влага‚ плесень‚ потертости) необходимо немедленно сообщить работодателю.
Что делать‚ если трудовая книжка испорчена?
Если бланк трудовой книжки был испорчен‚ его необходимо уничтожить. О уничтожении оформляется акт (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). После уничтожения работник получает дубликат‚ а работодатель фиксирует это в книге учёта движения.
Как получить трудовую книжку из дома?
Для того чтобы работник мог забрать трудовую книжку из организации‚ ему необходимо написать заявление. Пример заявления:
Заявление
Я‚ ФИО работника‚ прошу предоставить мне трудовую книжку‚ находящуюся у меня дома‚ в соответствии с приказом Минтруда № 123 от 10 июня 2021 г. Указываю‚ что книга хранится в моём личном помещении‚ защищённом от доступа посторонних.
Подпись: ___________________ Дата: ____________
Обязанности работодателя
- Назначить уполномоченное лицо‚ которое будет отвечать за ведение‚ хранение‚ учёт и выдачу трудовых книжек.
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек‚ в которой фиксируются все перемещения и хранение документов.
- Хранить трудовые книжки и дубликаты до востребования работника‚ если они не были получены при увольнении.
- Обеспечить надёжную защиту документов‚ даже если они находятся у работника дома.
Ответственность за нарушение правил хранения
Несоблюдение требований по хранению трудовых книжек может повлечь за собой:
- Нарушение трудового законодательства.
- Ответственность работодателя за потерю или повреждение документов.
- Потерю прав работника на получение справок и подтверждений трудового стажа.
С 10 июня 2021 г. работник имеет право хранить трудовую книжку дома‚ но при этом:
- должен обеспечить надёжную защиту от влаги‚ огня и доступа посторонних;
- сообщать работодателю о месте хранения и обновлять данные в книге учёта движения;
- сохранять документ в целости‚ а при повреждении – немедленно уничтожать и получать дубликат.
Работодатель‚ в свою очередь‚ обязан:
- назначить уполномоченное лицо;
- вести учёт перемещения и хранения;
- обеспечить сохранность документов до востребования.
Таким образом‚ хранение трудовой книжки у работника дома – законный и практичный вариант‚ но требует соблюдения ряда требований и взаимного доверия между работодателем и сотрудником.