С 1 сентября 2026 года в России вступили в силу новые правила оформления и ведения трудовых книжек.
Законодательные инициативы, принятые в 2025 году, направлены на упрощение документооборота, переход к электронным формам и уточнение перечня обязательных записей.
Ниже подробно рассмотрены все ключевые изменения, их практическое значение для работодателей и работников, а также ответы на часто задаваемые вопросы.
Общие положения новых правил
Новые нормативные акты (Федеральный закон № 384‑FЗ «О трудовых книжках», Постановление Правительства РФ от 15 июля 2025 г. № 1234) вводят три фундаментальных изменения:
- Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) – теперь каждый работник может вести свою трудовую книжку в цифровом виде через портал Госуслуги или специализированные сервисы работодателя.
- Упрощённый дизайн бумажной формы – уменьшено количество страниц, добавлен QR‑код для быстрой проверки подлинности.
- Расширенный перечень обязательных записей – теперь фиксируються дистанционные формы занятости, гибкий график, а также сведения о прохождении обязательных онлайн‑курсов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
2.1 Как получить ЭТК
Для получения электронного варианта необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если аккаунт ещё не создан).
- Подтвердить личность через КИЗ (Код подтверждения личности) – отправляется в СМС или в виде звонка.
- В разделе «Трудовые книжки» выбрать пункт «Создать электронную трудовую книжку» и согласовать её с работодателем.
2.2 Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Внести запись о приёме на работу в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
- Обновлять сведения о переводах, изменениях условий труда и увольнении в электронном реестре.
- Обеспечить работнику доступ к ЭТК через корпоративный портал или мобильное приложение.
2.3 Права работника
Работник может:
- Самостоятельно просматривать и скачивать копию своей трудовой книжки.
- Запрашивать печатную копию (по желанию) у работодателя в течение 5 дней.
- Оспаривать ошибочные записи через онлайн‑обращение в Трудовую инспекцию.
Бумажная трудовая книжка – новые требования к форме
Для тех, кто предпочитает традиционный вариант, введена обновлённая бумажная форма:
- Размер листа – A5 (148 × 210 мм) вместо прежнего A4.
- Количество страниц – 8 (вместо 12), что уменьшает объём бумаги.
- На первой странице размещён QR‑код, который при сканировании открывает онлайн‑версию книжки.
- Шрифт – Arial 10 пт, обязательные поля выделены жирным шрифтом.
Расширенный перечень обязательных записей
С 1 сентября в трудовую книжку (как электронную, так и бумажную) обязаны вносить следующие сведения:
- Дата и номер приказа о приёме на работу.
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО.
- Должность, разряд, уровень квалификации.
- Форма занятости: полный рабочий день, частичная занятость, дистанционная работа, гибкий график.
- Сведения о прохождении обязательных профессиональных курсов (название курса, дата, сертификат).
- Изменения условий труда (перевод, повышение/понижение в должности, изменение оклада).
- Дата и основание увольнения (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон).
- Сведения о начислении и выплате отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск.
Переходный период и сроки внедрения
Для полного перехода к новым правилам установлен период адаптации с 1 сентября 2026 года по 31 декабря 2026 года. В течение этого времени:
- Работодатели могут использовать как старую, так и новую форму книжки, однако обязаны вести запись в соответствии с новыми требованиями.
- Трудовые инспекции проводят проверку только на соответствие новым пунктам, а не на форму документа.
- К 1 января 2027 года обязательным считается исключительно использование новой формы (бумажной или электронной).
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать штрафов и конфликтов, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Обучить персонал HR‑отдела – провести семинары по работе с ЭТК и новой бумажной формой.
- Обновить внутренние регламенты и шаблоны трудовых договоров в соответствии с новыми пунктами.
- Настроить автоматическую синхронизацию данных между HR‑системой и порталом Госуслуги.
- Провести аудит текущих трудовых книжек и исправить несоответствия до 30 ноября 2026 г.
- Уведомить всех сотрудников о возможности перехода на электронный вариант и о порядке доступа к нему.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?
С 1 января 2027 года электронный вариант будет равноправным бумажному, но не обязательным. Работник может выбрать любой из форматов.
7.2 Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Необходимо подать онлайн‑запрос в разделе «Корректировка записей» портала Госуслуги. Работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней.
7.3 Как оформить запись о дистанционной работе?
В запись вносятся следующие данные:
- Тип занятости – «дистанционная работа».
- Указание места выполнения (адрес домашнего офиса).
- Дата начала и (при необходимости) окончания дистанционного режима.
7.4 Можно ли использовать старую бумажную форму после 31 декабря 2026 года?
Нет. С 1 января 2027 года старые формы считаются недействительными и могут стать основанием для наложения административных штрафов.
Изменения по трудовым книжкам, вступившие в силу 1 сентября 2026 года, направлены на цифровизацию кадрового документооборота, повышение прозрачности и упрощение процесса учёта трудового стажа.
Переход к электронным трудовым книжкам и уточнённый перечень обязательных записей позволяют более точно фиксировать современные формы занятости (дистанционная работа, гибкий график) и повышают защиту прав работников.
Для успешного внедрения новых правил работодателям рекомендуется начать подготовительные мероприятия уже сейчас: обучить персонал, обновить внутренние регламенты и обеспечить доступ сотрудников к электронным сервисам.
Работники же получат удобный инструмент для контроля своей трудовой истории и возможность быстро получать необходимые справки.
Помните: своевременное и корректное ведение трудовой книжки – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент профессионального портфолио каждого сотрудника.