Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий место работы, периоды занятости, квалификацию и другие сведения о сотрудниках. С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила её оформления, утверждённые Приказом Минтруда № 320н. В этой статье мы разберём, как правильно заполнить трудовую книжку в 2025‑2026 гг., какие формы использовать, какие ошибки часто встречаются и как оформить дубликат или электронную версию.

Нормативные акты, которые нужно учитывать

• Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. – определяет форму трудовой книжки и порядок её ведения.
• Положение о форме трудовой книжки (Приложение N 1) – содержит требования к заполнению ьного листа, разделов «Сведения о работе», «Квалификация», «Награждения» и т.д.
• ППБТ 2025‑2026 – внутренний нормативный документ организации, регламентирующий порядок внесения записей.
• Приказ ФССО от 01 янв 2020 г. – обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Все изменения фиксируются в КонсультантПлюс и 1С:ЗУП, поэтому при работе с программой следует выбирать актуальные шаблоны.

Структура и формы заполнения

ьный лист

В 2025 году оформление ьного листа изменилось. Основные поля:

1. Ф.И.О. работника (полностью, без сокращений).
2. Дата рождения.
3. Пол.
4. Гражданство.
5. Адрес регистрации.
6. Номер паспорта и серия.
7. Место работы (наименование организации, подразделение).
8. Дата начала работы.
9. Подпись работника и печать организации (если имеется).

Пример заполнения:

Ф.И.О;: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: М
Гражданство: РФ
Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10
Паспорт: 45 02 1234567
Место работы: ООО «Пример», отдел бухгалтерии
Дата начала работы: 

Раздел «Сведения о работе»

Здесь фиксируются все изменения в трудовых отношениях: приём, перевод, увольнение, повышение квалификации, отпуск и др. Каждая запись должна быть пронумерована и снабжена датой.

Типичные подпункты:

• Номер и дата приказа о приёме.
• Должность и подразделение.
• Ставка или тариф.
• Код по ОКПД2 (при необходимости).
• Сведения о переводах и изменениях условий труда.
• Сведения о увольнении (дата, причина, расчётный лист).

Вкладыш (дополнительный лист)

Если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены, допускается добавление вкладыша. В нём указываются те же сведения, что и в основном разделе, но с пометкой «Вкладка № X».

Пошаговый тест‑заполнение (пример)

Для наглядности рассмотрим типовую ситуацию: новый сотрудник приступает к работе в марте 2026 года.

1. Подготовка документа. Скачайте актуальный образец трудовой книжки 2026 (Word или PDF) с сайта Моё дело.
2. Заполнение ьного листа. Введите данные работника согласно пункту 2.1.
3. Внесение первой записи о приёме.
   • Дата приёма – .
   • Номер приказа – 123‑К.
   • Должность – «Бухгалтер‑учёт».
   • Ставка – 45 000 ₽.
   • Подпись HR‑менеджера и печать организации.
4. Заполнение сведений о работе. При необходимости добавьте перевод (например, в июне 2026 г. – перевод в отдел налоговой отчётности) и укажите дату и номер приказа.
5. Запись об увольнении (если произошло). Укажите дату увольнения, причину (по соглашению сторон), номер приказа и дату расчёта.
6. Проверка на соответствие. Сравните введённые данные с шаблонами из Приказа № 320н и убедитесь в отсутствии опечаток.
7. Подпись и печать. После завершения всех записей подпишите документ и поставьте организационную печать.

Для электронного варианта (ЭТК) процесс аналогичен, однако все записи вводятся в систему СФР через форму СЗВ‑ТД. После завершения необходимо подтвердить ввод паролем или электронной подписью.

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивные даты. Каждая запись должна иметь точную дату. При отсутствии даты запись считается недействительной.
• Ошибки в Ф.И.О. Писать фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений.
• Несоответствие формата даты. Принимается только «дд.мм.гггг» (например, ).
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи HR‑отдела и печати документ не будет считаться официальным.
• Неучтённые переводы. При каждом переводе вносятся отдельные записи с указанием нового подразделения.
• Неправильное оформление вкладыша. Вкладка должна быть пронумерована и подписана, иначе её не примет инспектор труда.

Для минимизации риска ошибок рекомендуется использовать готовые шаблоны в 1С:ЗУП или в сервисе «Моё дело», где система автоматически подставляет правильные даты и номера приказа.

Как оформить дубликат трудовой книжки

По ст; 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек дубликат оформляется в следующих случаях:

1. Потеря оригинала.
2. Повреждение страниц.
3. Требование работника о замене (например, после изменения фамилии).

Этапы оформления:

• Подача заявления от работника о выдаче дубликата.
• Подготовка нового листа с тем же номером страницы, что и у утраченного.
• Заполнение всех сведений, которые уже были в оригинале (можно скопировать из архивных кадровых документов).
• Подпись и печать организации.
• Отметка в журнале выдачи дубликатов;

Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, если он оформлен в соответствии с вышеописанными правилами.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 01 янв 2020 г. все организации обязаны вести электронные версии трудовой книжки. Основные особенности:

• Заполнение происходит через форму СЗВ‑ТД в системе ПФР.
• Все изменения фиксируются в единой базе данных, доступной как работодателю, так и самому работнику.
• Для внесения правок требуется электронная подпись или подтверждение через личный кабинет.
• ЭТК может быть экспортирована в PDF для печати и подписания.

Пример заполнения в системе 1С:ЗУП:

Открыть модуль «Кадровый учет» → «Трудовая книжка».
Выбрать «Новый документ» → «Запись в трудовые книжки».
Ввести дату, тип записи (приём, перевод, увольнение).
Прикрепить скан приказа (при необходимости).
Сохранить и подписать электронную подпись.

После сохранения система автоматически сформирует отчёт СЗВ‑ТД, который необходимо отправить в ПФР в установленные сроки.

Проверка готовности к сдаче

Перед тем как передать трудовую книжку в кадровый отдел или в ПФР, проведите проверку по чек‑листу:

1. Все страницы пронумерованы.
2. ьный лист заполнен полностью и подписан.
3. Все записи снабжены датой, номером приказа и подписью.
4. Проверена корректность Ф.И.О., даты рождения, паспортных данных.
5. Для электронных версий – проверена подпись и экспорт в PDF.
6. Все вкладыши пронумерованы и подписаны.

Если все пункты выполнены – документ готов к сдаче.

Полезные ссылки и скачиваемые шаблоны

• Образец заполнения новой формы трудовой книжки 2026
• Правила заполнения трудовой книжки (nalog-nalog.ru)
• Контур. Руководство по заполнению формы 2025‑2026
• 1С:ЗУП – инструкция по электронной трудовой книжке

Эти ресурсы предоставляют готовые шаблоны в форматах Word, Excel и PDF, а также пошаговые видео‑инструкции.

Заполнение трудовой книжки в 2025‑2026 гг. требует строгого соблюдения новых нормативов, установленных Приказом № 320н. Правильное оформление ьного листа, разделов «Сведения о работе» и вкладышей, а также аккуратное заполнение электронных форм позволяют избежать ошибок, которые могут привести к требованиям инспекции труда.

Следуя приведённому тест‑инструкционному плану, вы сможете быстро и без риска подготовить трудовые книжки для всех сотрудников, а также своевременно оформить дубликаты и электронные версии.

Если понадобится дополнительная помощь – обратитесь к специалистам по кадровому сопровождению или используйте автоматизированные решения в 1С:ЗУП и сервисе «Моё дело».

Удачной работы с кадровыми документами!