Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника в Российской Федерации. С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила её оформления, связанные с введением унифицированных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой статье мы подробно разберём, что изменилось, где приобретать новые бланки, как их использовать и какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году.
Что такое унифицированные бланки трудовых книжек?
Унифицированные бланки трудовых книжек, это стандартизированные формы документов, утверждённые государственными органами для единообразного учёта трудовой деятельности граждан. Их введение направлено на:
- Устранение разночтений в оформлении;
- Повышение безопасности документов (антифальсификационные элементы);
- Упрощение процесса ведения и хранения кадровой документации;
- Подготовку к переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК).
С 1 января 2023 года действует новый образец трудовой книжки, утверждённый Постановлением Правительства РФ от № 1250 и Приказом Минтруда России от № 320н. В приложении № 1 к этому приказу приведена официальная форма бланка, включающая:
- Обложку с государственным гербом РФ;
- Страницы для записи о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
- Страницы для записи о трудоустройстве, увольнении, переводах;
- Страницы для записи о наградах и поощрениях;
- Страницу для подписей ответственных лиц и печатей.
Изменения с 1 января 2023 года: что изменилось?
С 2023 года произошли следующие ключевые изменения:
Отмена старого регулирования
Утратил силу Приказ Минфина РФ от № 117н, который ранее регламентировал форму и порядок ведения трудовых книжек. Вместо него действуют:
- Постановление Правительства РФ № 1250 от ;
- Приказ Минтруда России № 320н от .
Унификация формы
Теперь все трудовые книжки и вкладыши изготавливаются по единому образцу, утверждённому Министерством финансов РФ. Это означает, что:
- Нет больше разновидностей бланков (например, для колхозников, старателей или республик СССР);
- Все бланки имеют одинаковый дизайн, размер, защитные элементы и нумерацию;
- Работодатели не могут использовать самодельные или неутверждённые формы.
Старые книжки остаются в силе
Важно! Работникам, получившим трудовые книжки до 2023 года, не нужно их менять. Старые бланки продолжают действовать, и все записи в них имеют юридическую силу. Работодатели могут продолжать использовать оставшиеся запасы старых бланков до их полного израсходования — без ограничения срока.
Новый образец предусматривает использование вкладышей в трудовую книжку. Они применяются, когда в основной книжке заканчиваются свободные страницы для записей. Вкладыш имеет ту же унифицированную форму, что и основная книжка, и прикрепляется к ней с помощью специального штифта или скрепки. Вкладыш также регистрируется в приходно-расходной книге.
Где приобретать унифицированные бланки трудовых книжек?
Согласно Постановлению Правительства РФ № 1250, изготовление и поставка бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется только на платной основе через уполномоченных производителей и распространителей.
Порядок приобретения:
- Работодатель обращается к утверждённому изготовителю — это предприятия, определённые Министерством финансов РФ.
- Список официальных поставщиков публикуется на сайте Минфина России и на сайте ГАРАНТ.РУ.
- Заказ оформляется в письменной форме (через сайт, электронную почту или по телефону).
- Поставка осуществляется с соблюдением требований к упаковке, маркировке и сопроводительным документам.
Важно! Работодатель не имеет права изготавливать бланки самостоятельно, печатать их на обычном принтере или использовать бланки, купленные на сторонних рынках (например, на Avito или в канцелярских магазинах без лицензии). Такие документы считаются недействительными и могут повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
Как вести учёт трудовых книжек в организации?
Все трудовые книжки — как старого, так и нового образца — подлежат строгому учёту. Для этого работодатель обязан вести:
Приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек
Форма этой книги — унифицированная (Приложение 2 к Инструкции по ведению трудовых книжек). В ней регистрируются:
- Дата поступления бланков (новых или старых);
- Серийный номер и количество;
- ФИО работника, которому выдана книжка;
- Дата выдачи и подпись получателя;
- Дата возврата (при увольнении);
- Причина выбытия (увольнение, утрата, замена).
Книга учёта вкладышей
Отдельно ведётся учёт вкладышей, они также регистрируются по серийным номерам и выдаются только при наличии свободного места в основной книжке.
Журнал учёта приказов по личному составу
Хотя с 1 сентября 2021 года унифицированная форма журнала учёта приказов (Т-2) отменена, организации могут использовать собственные формы, если они соответствуют требованиям статьи 68 Трудового кодекса РФ и содержат обязательные реквизиты: дата, номер, ФИО, должность, основание, подпись руководителя.
Как заполнять новую трудовую книжку?
Правила заполнения регламентированы Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от № 69 (в редакции с 2023 года). Основные требования:
- Записи ведутся только на русском языке;
- Используются шариковая ручка с синими или чёрными чернилами (карандаш, фломастер — запрещены);
- Нет исправлений, зачёркиваний, помарок, при ошибке вносится новая запись с указанием даты и причины;
- Все записи заверяются печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
- При увольнении вносится запись с указанием основания (статья ТК РФ), даты и подписи.
Пример записи:
Основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по собственному желанию
Подпись: И.И. Иванова, кадровик
Печать: [штамп организации]
Электронные трудовые книжки: как соотносятся с бумажными?
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работник может:
- Оставить бумажную книжку (и продолжать её использовать);
- Подать заявление на перевод в электронный формат (через работодателя или портал Госуслуги);
- Использовать оба формата одновременно (если он подал заявление до ).
Важно: Даже при наличии ЭТК, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку, если работник её не отказался. Бумажные книжки нового образца остаются юридически равнозначными электронным.
Штрафы за нарушения
Несоблюдение требований к унифицированным бланкам может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Неправильное оформление трудовой книжки — штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
- Использование неутверждённых бланков — штраф до 50 000 рублей для организации;
- Неведение приходно-расходной книги, штраф от 3 000 до 5 000 рублей.
- Унифицированные бланки трудовых книжек — обязательны для всех новых выдач с 2023 года, но старые книжки остаются действительными.
- Приобретать бланки можно только у официальных поставщиков, указанных на сайте Минфина РФ.
- Все записи ведутся строго по Инструкции, без исправлений и самодеятельности.
- Ведение приходно-расходной книги — обязательно для всех работодателей, независимо от формы трудовой книжки.
- Электронные трудовые книжки не отменяют необходимость ведения бумажных — если работник не подал заявление на переход.
- Самодельные, неутверждённые или купленные в непроверенных местах бланки — недействительны и могут привести к штрафам.
Соблюдение требований к унифицированным бланкам трудовых книжек — не просто формальность, а гарантия прав работников и юридической защищённости работодателя. В условиях цифровизации кадрового учёта, правильное оформление бумажных документов остаётся фундаментом кадровой работы в России.
Актуальные формы и образцы бланков трудовых книжек и вкладышей можно скачать на официальных сайтах: minfin.gov.ru, trud.gov.ru, garant.ru.