С 1 января 2023 г․ в России начали действовать новые правила оформления трудовых книжек․ С этого момента все новые сотрудники обязаны получать электронную форму документа, а бумажные экземпляры постепенно выходят из обращения․ Ниже – подробный обзор того, какие изменения произошли, когда они вступили в силу и как они затрагивают работодателей и работников․

Хронология вступления в силу

• 10 июня 2025 г․ – вступил в силу Закон № 1217, вводящий обязательное использование электронных трудовых книжек для новых сотрудников․
• 1 марта 2026 г․ – в России вступают в силу десятки новых нормативных актов, среди которых и изменения в Трудовом кодексе, касающиеся оформления трудовых книжек․
• 1 сентября 2021 г․ – вступил в силу Приказ 320н Минтруда, утвердивший новые формы и требования к содержанию трудовых книжек․
• 1 января 2020 г․ – начался постепенный переход на электронные трудовые книжки в Украине (Закон Украины «О внесении изменений…» от )․

Таким образом, 2026 год ознаменовался полным переходом на электронный формат для всех, кто впервые трудоустраивается․

Что изменилось в новых трудовых книжках?

2․1 Формат и хранение

• Электронный документ – хранится в личном кабинете на портале работодателя и доступен сотрудникам в любой момент;

• Отсутствие бумажного аналога – бумажные книжки больше не выпускаются для новых сотрудников․

2․2 Содержание записи

• Персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные)․

• Сведения о месте работы (наименование организации, ОГРН, адрес)․

• Дата начала работы и должность․

• Сведения о квалификации и профессиональном росте (повышения квалификации, сертификаты)․

• Сведения о трудовом договоре (срок, тип – бессрочный/срочный)․

2․3 Обновление данных

• При изменении места работы или должности сотрудник может самостоятельно редактировать записи в электронной книжке, но только после подтверждения работодателем․

• Все изменения фиксируются в журнале аудита, доступном только уполномоченным лицам․

Как это влияет на работодателей?

1. Необходимо обеспечить сотрудникам доступ к системе электронного документооборота․
2. Требуется обучить персонал работе с новой платформой (ввод в эксплуатацию, поддержка, защита данных)․
3. Нужно обновить внутренние регламенты и договоры с сотрудниками, предусмотрев пункт о выдаче электронной трудовой книжки․
4. С 1 января 2026 г․ все новые сотрудники могут пользоваться только электронным вариантом – бумажные экземпляры не выдаются․

Для compliance с новыми требованиями рекомендуется:

• Запроектировать пользовательский интерфейс, совместимый с мобильными устройствами․
• Обеспечить шифрование данных и резервное копирование․
• Провести аудит процессов оформления и хранения трудовых книжек․

Что это значит для работников?

• Первый раз трудоустроившиеся в 2025‑2026 гг․ получают сразу электронную книжку, а не бумажную․

• Сотрудники могут просматривать всю информацию о своей работе в любой момент, что упрощает составление резюме и подтверждение опыта․

• При смене работодателя электронную книжку можно легко перенести в новый профиль, сохранив все записи․

Важно помнить, что электронная книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, если в ней соблюдены все требования Трудового кодекса․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли оформить трудовые книжки в бумажном виде, если я уже работаю?
  Ответ: Нет․ С 1 января 2023 г․ вводятся только электронные формы; бумажные книжки остаются только для тех, кто уже их получил до этой даты․
• Вопрос: Что делать, если у меня нет доступа к интернету?
  Ответ: Работодатель обязан предоставить альтернативный способ доступа (например, через корпоративный терминал или мобильное приложение с офлайн‑модулем)․
• Вопрос: Как хранить электронную книжку при увольнении?
  Ответ: При увольнении сотрудник получает копию электронного документа в виде PDF‑файла, который можно сохранить самостоятельно․

Перспективы развития

С 2026 г․ ожидается дальнейшее цифровое развитие в сфере труда:

1. Интеграция с государственными базами данных (ПФР, ФНС) для автоматического обновления сведений․
2. Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменяемости записей․
3. Развитие сервисов «персонального трудового портфеля», где работники смогут собрать всю информацию о своей карьере в одном месте․

Таким образом, новые трудовые книжки – это не просто смена формата, а шаг к более прозрачной и гибкой системе ведениятрудовой деятельности․

Переход на электронные трудовые книжки в России и Украине – это процесс, который уже начался и будет завершиться полным вводом в силу новых правил в 2026 году․ Работодатели должны подготовиться к изменению процесса оформления, а работники – адаптироваться к новому способу хранения и обновления своей трудовой информации․ Соблюдение новых требований обеспечит юридическую защиту обеих сторон и упростит учет профессионального опыта в цифровую эпоху․