С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу существенные изменения в порядке ведения трудовых книжек. Эти изменения направлены на повышение прозрачности кадрового учёта, снижение рисков ошибок и мошенничества, а также переход к более цифровой и стандартизированной системе управления персоналом. В этой статье мы подробно разберём все аспекты новых требований, которые касаются работодателей, кадровых служб и самих сотрудников.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года?

Согласно последним поправкам в Трудовой кодекс РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), с 1 сентября 2026 года вводятся следующие ключевые нововведения:

• Обязательное ведение трудовых книжек только в электронном виде — бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым сотрудникам. Все записи о трудовой деятельности теперь ведутся исключительно в электронном формате через Единую информационную систему трудовых книжек (ЕИСТК).
• Упразднение бумажных трудовых книжек для новых работников — с этой даты все граждане, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажные книжки остаются действительными только для тех, кто уже имел их до 1 сентября 2026 года и подал заявление на сохранение.
• Обязательная передача данных в ЕИСТК в течение 1 рабочего дня, работодатель обязан внести информацию о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в ЕИСТК не позднее чем через 24 часа после издания соответствующего приказа.
• Ответственность за ошибки в ЭТК — теперь за неверные или несвоевременные записи работодатель несёт административную ответственность вплоть до штрафов до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Право сотрудника на выбор формата — сотрудники, имеющие бумажную трудовую книжку, могут по своему желанию подать заявление о переводе на электронный формат. В этом случае работодатель обязан в течение 5 рабочих дней передать все данные в ЕИСТК.

Как работает электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной, хранящийся в защищённой государственной системе; Доступ к ней имеют:

1. Сотрудник — через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Трудовая книжка».
2. Работодатель — через специализированный модуль в системе кадрового учёта, подключённый к ЕИСТК.
3. Пенсионный фонд РФ — для автоматического формирования индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК).
4. Государственные органы — в рамках исполнения законодательства (например, при проверках трудовой инспекцией).

Все записи в ЭТК подписываются электронной подписью работодателя (Квалифицированная ЭЦП) и имеют уникальный идентификатор, что исключает подделку и дублирование данных.

Обязанности работодателя с 1 сентября 2026 года

Работодатель обязан:

• Подключиться к ЕИСТК через аккредитованного оператора (например, через СберБанк, НКЦ, или ПФР).
• Обеспечить наличие технических средств и программного обеспечения для ведения ЭТК.
• Назначить ответственного сотрудника (кадровика или юриста) за ведение и передачу данных в ЕИСТК.
• Ознакомить всех сотрудников с новыми правилами и получить их согласие на переход на ЭТК (если они имеют бумажную книжку).
• Вести журнал учёта передачи данных в ЕИСТК (для внутреннего контроля).
• Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».

Важно!

Если работодатель не подключится к ЕИСТК к 1 сентября 2026 года, он не сможет легально оформить приём на работу новых сотрудников. Это означает, что любые трудовые отношения, оформленные без ЭТК, будут считаться незаконными, а сам работодатель — нарушителем трудового законодательства.

Что делать сотрудникам?

Работникам необходимо:

• Проверить наличие личного кабинета на портале Госуслуг. Если его нет — зарегистрироваться и подтвердить учётную запись.
• Убедиться, что в личном кабинете в разделе «Трудовая книжка» отображаются все периоды работы. При обнаружении ошибок — подать заявление через Госуслуги или обратиться в ПФР.
• Подать заявление о переходе на ЭТК, если у них есть бумажная трудовая книжка и они хотят перейти на цифровой формат.
• Сохранить распечатку или скриншот своей ЭТК на случай утраты доступа к порталу (например, при смене работы или потере доступа к Госуслугам).

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК несёт в себе множество преимуществ:

• Надёжность — данные не могут быть утеряны, повреждены или подделаны.
• Доступность — сотрудники могут проверить свою трудовую историю в любое время, даже если уволились из компании.
• Экономия времени, при трудоустройстве не нужно ждать передачи бумажной книжки от предыдущего работодателя.
• Автоматизация — Пенсионный фонд получает данные в режиме реального времени, что ускоряет начисление пенсий.
• Экологичность — сокращается использование бумаги и расходы на хранение.

Частые вопросы и ответы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет. Для новых сотрудников — бумажные книжки больше не выдаются. Для тех, кто уже имеет бумажную книжку — можно сохранить её, но только если подать заявление до 31 августа 2026 года. После этой даты сохранение бумажной версии возможно только при наличии уважительных причин (например, отсутствие доступа к интернету или техническим средствам), что подтверждается документально.

Что делать, если работодатель не передаёт данные в ЕИСТК?

Сотрудник может самостоятельно подать заявление в Пенсионный фонд РФ с просьбой внести данные о трудовой деятельности. ПФР обязан запросить информацию у работодателя и, при отказе, привлечь его к ответственности.

Как проверить, что данные в ЭТК верны?

Зайти на портал Госуслуг → «Личный кабинет» → «Трудовая книжка». Сравнить записи с приказами и трудовыми договорами. При расхождениях — обратиться к работодателю с письменным запросом.

Ведение трудовых книжек с 1 сентября 2026 года — это не просто техническое изменение, а фундаментальный сдвиг в кадровой политике России. Это переход от бумажной бюрократии к цифровой прозрачности. Работодателям необходимо срочно подготовиться: подключиться к системе, обучить персонал, обновить внутренние регламенты. Сотрудникам — внимательно следить за своими данными и не игнорировать уведомления от Госуслуг.

Помните: ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия ваших трудовых прав и будущей пенсии. Своевременное и корректное ведение ЭТК — залог стабильности для каждого работника и надёжности для каждого работодателя.

Если вы ещё не начали подготовку — не откладывайте. Сроки жёсткие, ответственность — серьёзная. Лучше подготовиться заранее, чем столкнуться с штрафами и судебными разбирательствами.

С 1 сентября 2026 года — бумажные книжки уходят в прошлое. Электронные, становятся нормой.