С 1 января 2023 года в Российской Федерации вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. С этого момента работодатели обязаны оформлять трудовые книжки нового образца, как при первоначальном трудоустройстве, так и при замене утраченных, поврежденных или заполненных старых бланков; Однако миллионы россиян продолжают иметь в наличии трудовые книжки старого образца, заполненные десятилетиями трудовой деятельности. Возникает закономерный вопрос: как обращаться со старыми записями при использовании нового бланка?

Что изменилось с 1 января 2023 года?

Новая форма трудовой книжки отличается от прежней:

• увеличенным количеством страниц для записей о работе и награждениях;
• улучшенной защитой от подделок (водяные знаки, микротекст, защитная нить);
• изменённой структурой разделов и форматом заполнения;
• обязательным наличием уникального номера, присваиваемого в Единой системе учета трудовой деятельности.

Важно понимать: старые трудовые книжки не становятся недействительными автоматически. Они остаются юридически значимыми документами, подтверждающими трудовой стаж, если они были оформлены в соответствии с действовавшими на момент выдачи нормами.

Можно ли переносить записи из старой трудовой книжки в новую?

Да, перенос записей из старой трудовой книжки в новую возможен и даже рекомендуется в ряде случаев. Однако это не обязательное требование закона — это право работника и обязанность работодателя при согласии работника.

Согласно пункту 14 Порядка ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н):

«При замене трудовой книжки в связи с отсутствием свободных мест для внесения записей, утратой или повреждением трудовой книжки, выданной до 1 января 2023 года, новая трудовая книжка оформляется в соответствии с настоящим Порядком. В новую трудовую книжку вносятся сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в утраченной, поврежденной или заполненной трудовой книжке, на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность».

То есть:

• Если старая трудовая книжка заполнена — вместо неё оформляется новая, и в неё переносятся все записи о работе и награждениях;
• Если старая трудовая книжка утрачена или повреждена — оформляется дубликат на новом бланке, а старый (если найден) аннулируется;
• Если старая трудовая книжка сохранена и не заполнена — она продолжает использоваться, и новые записи вносятся в неё до окончания места. При этом вкладыш нового образца может быть выдан для дополнения записей.

Как правильно перенести записи из старой трудовой книжки в новую?

Процедура переноса требует строгого соблюдения законодательства. Вот пошаговая инструкция:

1. Получение письменного согласия работника — перенос сведений возможен только с его согласия. Работник вправе отказаться от переноса, если старая книжка сохранена и в ней есть место для новых записей.
2. Сбор документов — для переноса записей требуются оригиналы или заверенные копии документов: приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, награждении, а также справки из архивов (если организация ликвидирована).
3. Формирование акта сверки — работодатель составляет акт о переносе сведений, в котором указываются: дата, ФИО работника, номер старой и новой трудовой книжки, перенесённые записи с указанием источников.
4. Внесение записей в новую трудовую книжку, записи вносятся в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке, с сохранением дат, наименований организаций, должностей и оснований прекращения трудовых отношений. Нумерация записей в новой книжке продолжает нумерацию старой (если она была пронумерована).
5. Заверение и отметка — на титульном листе новой трудовой книжки делается отметка: «Записи о трудовой деятельности перенесены из трудовой книжки № ______ от ______». Документ заверяется печатью работодателя и подписью ответственного лица (кадровика).
6. Аннулирование старой книжки (по желанию работника) — если работник не планирует использовать старую книжку, на её титульном листе делается надпись: «Записи перенесены в трудовую книжку нового образца № ______. Документ аннулирован», ставится печать и подпись. Старая книжка возвращается работнику.

Важно!

• Не допускается внесение записей на полях, в свободных местах между строками или в неустановленных разделах — это нарушение Порядка и может повлечь признание записи недействительной.
• Если старая трудовая книжка была выдана в СССР, записи о работе в ней подлежат переносу при условии, что они подтверждены документально (например, архивными справками).
• Перенос записей не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку в соответствии с законом — новые записи о работе, повышениях, увольнениях вносятся в новую книжку в обычном порядке.

Что делать, если старая трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работнику необходимо:

• Написать заявление об утрате;
• Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (выписки из архивов, справки с предыдущих мест работы, копии приказов и т.д.);
• Работодатель на основании этих документов оформляет дубликат трудовой книжки нового образца.

После оформления дубликата старая книжка (если она вдруг найдётся) аннулируется — на её титульном листе делается надпись: «Дубликат выдан. Документ аннулирован», ставится печать и подпись. Старая книжка передаётся работнику для хранения.

Трудовые книжки иностранных граждан

Граждане Беларуси, Казахстана, Киргизии и других стран СНГ, устраивающиеся на работу в РФ, могут представлять трудовые книжки старого образца (в т.ч. советского или республиканского). В этом случае:

• Записи в них подлежат переносу в российскую трудовую книжку нового образца при наличии подтверждающих документов;
• Отпуска по уходу за ребёнком, прохождение военной службы и другие периоды учитываются в соответствии с международными соглашениями и российским законодательством;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) может содержать сведения о стаже, перенесённом из бумажной книжки, если работодатель внесёт их в систему ЕГАИС.

Что делать, если новый работодатель отказывается переносить записи?

Если работодатель отказывается переносить записи из старой трудовой книжки, несмотря на наличие документов и согласие работника, это является нарушением Трудового кодекса РФ и Приказа № 320н.

В таком случае работник может:

• Обратиться в комиссию по трудовым спорам;
• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
• Обратиться в суд с требованием обязать работодателя внести записи.

Также работник всегда имеет право устроиться на работу по совместительству — в этом случае старая трудовая книжка остаётся у него, а новая (для совместительства) оформляется отдельно, с внесением только текущих записей.

Переход на трудовые книжки нового образца — это не отмена прошлого, а его систематизация. Старые записи, это ваш трудовой стаж, ваша история, ваше право на пенсию и льготы. Они не теряют юридической силы, и их перенос в новый документ — это не формальность, а важный шаг к сохранению вашей трудовой биографии в цифровую эпоху.

Работодатели обязаны помогать работникам в этом процессе. Работники, должны требовать соблюдения своих прав. А государство — обеспечивает правовую базу для этого.

Помните: трудовая книжка — это не просто бланк. Это документ, подтверждающий ваш вклад в развитие страны. И его история — заслуживает быть сохранённой.

Если вы сомневаетесь — обратитесь в кадровую службу или в территориальный орган Пенсионного фонда РФ. Они помогут разобраться с переносом записей и подтвердят ваш трудовой стаж.