В 2021 г. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации приняло новый приказ № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». С 1 сентября 2021 г. этот порядок стал обязательным для всех работодателей. В статье разберём ключевые изменения, основные требования к заполнению и хранению трудовых книжек, а также правила выдачи дубликатов и выдачи сведений о трудовой деятельности.

Правовое основание

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66–68, 70–73)
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н
• Постановление Совета Министров РФ от 24 декабря 2025 г. (об уточнении форматов)
• Постановление Правительства Кыргызской Республики от 24 июля 2003 г. (для сравнения с зарубежными практиками)

Общие положения

Порядок № 320н устанавливает:

1. Обязанность работодателя вести трудовую книжку в течение всего срока трудового договора.
2. Обязательность внесения записей о работе, переводе, увольнении и выдаче дубликата.
3. Требования к хранению трудовых книжек в течение 10 лет после увольнения.
4. Порядок проверки соблюдения требований приказа (контроль со стороны инспекций труда).

Формы и бланки

Новые бланки трудовых книжек (печатные и электронные) утверждены приказом 320н. Визуально они отличаются:

• Новой графикой и логотипом Минтруда.
• Наличием QR‑кода, содержащего уникальный идентификатор книги.
• Улучшенной защитой от подделки (встроенный штрих‑код, водяной знак).

Заполнение трудовой книжки

Сведения о работнике

В первой части книги фиксируются данные о работнике:

• Фамилия, имя, отчество (если есть).
• Дата рождения.
• Серия и номер паспорта.
• Образование, квалификация, профессиональная специальность.
• Сведения о предыдущих работах (если применимо).

Сведения о работе

В каждой записи указываются:

1. Дата начала работы.
2. Должность и должностные обязанности.
3. Общая и специальная квалификация.
4. Уровень заработной платы (если требуется).
5. Дата окончания работы (если применимо).

Все даты пишутся арабскими цифрами в формате «день месяц год» (например, 01 09 2021). Сокращения в названиях должностей и организаций не допускаются.

Переводы и изменения

При переводе работника на другую должность в пределах одной организации фиксируется новая запись с датой перевода и новой должностью. При переводе в другую организацию – отдельная запись о переводе с указанием новой организации, даты и причины перевода.

Увольнение и прекращение трудового договора

В момент увольнения фиксируется:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (собственное решение, сокращение, истечение срока и т.д.).
• Подпись работодателя и работника (если требуется).
• Дата и подпись сотрудника, подтверждающего получение книги.

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся по заявлению работника. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные.
• Причина выдачи дубликата (потеря, кража, повреждение).
• Дата и подпись работника.

В дубликате фиксируется дата выдачи и подпись руководителя. Работодатель обязан хранить оригинал и дубликат в течение 10 лет после увольнения.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться в безопасном месте (например, в архиве организации) в течение 10 лет после увольнения работника. При этом:

1. Книги защищаются от влаги, прямого солнечного света и механических повреждений.
2. При наличии электронных копий – они хранятся в защищённом электронном архиве с резервным копированием.
3. При проверке инспекцией труда работодатель обязан предоставить доступ к оригиналу и дубликату.

Контроль за соблюдением порядка

Контроль осуществляется в соответствии с постановлением Совета Министров РФ от 6 сентября 1973 г. и приказом Минтруда 320н. Инспекции труда проверяют:

• Соблюдение требований к заполнению и хранению.
• Наличие всех обязательных записей.
• Наличие дубликатов и их правильность.
• Соблюдение сроков хранения.

Практические рекомендации для работодателей

1. Обучение кадрового отдела – провести инструктаж по новым требованиям.
2. Внедрить электронный архив – хранить сканы и электронные копии для быстрого доступа.
3. Проверять даты – убедиться, что все даты записаны корректно.
4. Соблюдать сроки хранения – установить напоминание о 10‑летнем сроке.
5. Подготовить шаблоны заявлений – для выдачи дубликатов и сведений о трудовой деятельности.

Новый порядок ведения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г., вводит более строгие требования к заполнению, хранению и выдаче дубликатов. Соблюдение этих норм обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и упрощает контроль со стороны государственных органов. Работодатели, которые своевременно внедрят новые бланки и процессы, избежат штрафов и обеспечат надёжность кадровой документации.