Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. С 1 сентября 2025 г. в России вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые требуют особого внимания со стороны кадровых служб и самих работников. В этой статье вы найдете:

• Обзор изменений в 2025 – 2026 г.
• Пошаговую инструкцию по заполнению трудовой книжки.
• Примеры записей для разных ситуаций.
• Советы по работе с ограниченным пространством в книжке.
• Проверочный чек‑лист «перед сдачей».

Что изменилось в 2025 – 2026 г.?

Новые правила закреплены в Порядке 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) и в Приказе Минтруда РФ № 5219. Основные изменения:

1. Обновлён внешний вид бланка. Введены новые колоны, логотипы и шрифты.
2. Уточнено содержание раздела «Сведения о работе». Теперь в графе 4 указываются дата и номер приказов, по которым работник был переведен.
3. Вкладка «Сведения о награждениях» стала обязательной. Любое признание, включая премии и благодарности, фиксируется в отдельном разделе.
4. Установлены сроки заполнения. Запись о приёме на работу должна быть внесена в течение 7 календарных дней с момента приёма.
5. Новые требования к печатям и подписи. Печать под записью не требуется, но подпись руководителя обязательна.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Ниже приведена пошаговая инструкция, основанная на официальных документах и практических рекомендациях 2026 г.

Подготовка к записи

• Получите оригинал трудовой книжки от нового сотрудника.
• Убедитесь, что в разделе «Сведения о работе» осталось свободное место.
• Если места недостаточно, подготовьте вкладыш (дополнительный лист).
• Соберите все необходимые документы: приказ о приёме, справка о переводе, копия договора.

Запись о приёме на работу

В таблице трудовой книжки (столбцы 1–4) заполняются следующие данные:

Пример записи:

 – Иванов Иван Иванович – Оператор производственной линии – № 123/09/2025

Запись о переводе (временном и постоянном)

В графе 4 указываются дата и номер приказов о переводе. При переходе с временного на постоянный перевод необходимо внести обе записи:

 – Перевод на должность: Инженер по качеству – № 456/10/2025
 – Перевод на постоянную работу – № 789/12/2025

Запись о увольнении

В таблице указываются:

1. Дата увольнения.
2. ФИО работника.
3. Причина увольнения (по форме 1).
4. Дата и номер приказа об увольнении.

Пример:

 – Иванов Иван Иванович – Увольнение по собственному желанию – № 321/03/2026

Запись о смене фамилии

В случае смены фамилии работника в отдельной строке указывается:

 – Иванов Иван Иванович (с изменением фамилии) – № 654/04/2026

Запись о переходе на ЭТК (единый трудовой контракт)

В таблице указывается дата перехода, новый статус и номер приказа:

 – Переход на ЭТК – № 987/05/2026

Запись о награждении

В отдельном разделе «Сведения о награждениях» фиксируются:

• Дата вручения.
• Наименование награды.
• Краткое описание заслуг.
• Номер приказа о вручении.

Пример:

 – Премия за повышение эффективности – № 111/06/2026

Как работать с ограниченным пространством в трудовой книжке?

Если в разделе «Сведения о работе» осталось мало строк, используйте следующие рекомендации:

1. Вкладыш. При отсутствии места в основной книге добавьте вкладыш, который прикрепляется к последней странице с помощью скобок.
2. Краткая запись. Сократите текст до ключевых слов, но не нарушайте юридическую точность.
3. Переход на электронный формат. В некоторых организациях допускается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Уточните у работодателя.

Проверочный чек‑лист перед сдачей трудовой книжки

1. Все даты записаны в формате день / месяц / год.
2. Номера приказов указаны полностью (номер/месяц/год).
3. Подпись руководителя и печать (если требуется) присутствуют.
4. Вкладки «Сведения о награждениях» заполнены корректно.
5. Проверено отсутствие ошибок в написании ФИО и должностей.
6. Вкладыш (если использовался) закреплен скобками.
7. Копии всех записей сохранены в электронном виде (если применимо).

Где найти образцы и официальные документы?

• Приказ Минтруда РФ № 5219 – официальный документ о порядке ведения трудовых книжек.
• КонсультантПлюс – база правовых актов с примерами заполнения.
• Бухонлайн – статьи и шаблоны, актуальные на 2025 – 2026 г.
• Администрация Волоконовского района – образцы правил внутреннего трудового распорядка.

Заполнение трудовой книжки в 2026 г. требует точного соблюдения новых правил, но при правильном подходе процесс становится простым и прозрачным. Следуйте приведённой инструкции, используйте чек‑лист и не забывайте о проверке всех данных перед сдачей документа. Это поможет избежать ошибок, которые могут повлиять на права работника и работодателя.

Удачной работы с трудовой книжкой!