Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 сентября 2021 г. в России вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые уточняют порядок оформления, внесения записей, хранение и электронный учет. В статье собраны все ключевые положения, которые необходимо знать работодателям, кадровикам и сотрудникам.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения.
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (ред. от 31 октября 2016 г.) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Минтруда РФ от 30 ноября 2023 г. № 47 – изменения в постановлении о трудовых книжках.
Ключевые изменения, вступившие в силу с 1 сентября 2021 г.
- Внесение записей в трудовую книжку теперь производится только в присутствии работника.
- Записи датируются арабскими цифрами, сокращения и аббревиатуры не допускаются.
- Внутренние кадровые решения (переход в другую должность, повышение и т.п.) фиксируются в отдельном разделе «Кадровые решения».
- Новый формат бланка трудовой книжки (приложение N 2 к приказу 320н) с изменёнными полями и обязательными реквизитами.
- Обязательное ведение книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков на бумажном носителе.
Ответственные лица и их обязанности
Кадровый отдел – назначается ответственным за ведение трудовых книжек. Его задачи:
- Обеспечение своевременного оформления трудовых книжек при приёме на работу.
- Контроль правильности и полноты записей.
- Ведение книги учета движения трудовых книжек.
- Соблюдение сроков хранения и уничтожения документов.
Работодатель – обязан:
- Предоставлять работнику оригинал трудовой книжки в течение недели со дня приёма на работу.
- Обеспечивать надёжное хранение трудовых книжек в течение всего срока их эксплуатации.
- Соблюдать требования к оформлению записей (полнота, точность, отсутствие ошибок).
- Обеспечивать доступ к трудовым книжкам при проверках органов труда.
Порядок оформления трудовой книжки
Приём на работу
При приёме нового сотрудника в течение недели необходимо оформить трудовую книжку. Запись должна быть сделана в присутствии работника и подписана работодателем.
Пример записи:
Дата –
ФИО – Иванов Иван Иванович
Должность – Менеджер по продажам
Обязанности – Управление отделом продаж, планирование продаж, взаимодействие с клиентами
Заработная плата – 60 000 ₽
Внесение кадровых решений
При переходе сотрудника в другую должность, повышении, переводе и т.п. в отдельном разделе «Кадровые решения» фиксируется дата, причина и новая должность.
Выдача и возврат трудовой книжки
Трудовая книжка выдается сотруднику в оригинале. При увольнении сотрудник возвращает её работодателю, а работодатель вносит запись о завершении трудового договора.
Хранение трудовых книжек
Согласно приказу 320н, трудовые книжки должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и других вредных факторов. Внутри организации рекомендуется использовать:
- Секретные шкафы с ограниченным доступом.
- Систему электронного архивирования (если применимо).
- Регулярные проверки состояния документов.
Срок хранения трудовых книжек определяется в соответствии с законодательством: они сохраняются до 10 лет после увольнения сотрудника, а затем могут быть уничтожены по согласованию с работником.
Электронный учет трудовых книжек
С 2021 г. в некоторых регионах и отраслях внедряются электронные системы учета трудовых книжек (ЕИСОТ, ЕИСОТ). Основные преимущества:
- Сокращение бумажного документооборота.
- Упрощение доступа к данным при проверках.
- Автоматическое напоминание о сроках оформления.
Однако, даже при наличии электронного учёта, бумажные копии остаются обязательными и должны храниться в соответствии с приказом 320н.
Санкции за нарушение правил
Нарушения в ведении трудовых книжек могут повлечь за собой:
- Штрафы в размере до 50 000 ₽.
- Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.
- Невозможность подтверждения стажа и квалификации сотрудника.
Практические советы
- Обучайте персонал правильному заполнению трудовых книжек.
- Проведите аудит существующих трудовых книжек на предмет ошибок.
- Создайте чек-лист для кадрового отдела с контрольными датами.
- Регулярно обновляйте бланки в соответствии с последними поправками.
- Используйте электронные подписи для ускорения процесса оформления.
Трудовая книжка остаётся важнейшим документом в системе трудовых отношений. С 2021 г. правила её ведения стали более строгими и прозрачными, что повышает надёжность кадровой информации. Соблюдение всех требований законодательства, правильное оформление записей и надёжное хранение документов помогут избежать штрафов и упростят проверку со стороны органов труда.
Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам, не стесняйтесь обращаться к специалистам по трудовому праву или к официальным источникам: сайт Минтруда РФ, портал «ЕИСОТ» и т.д.