В 2024 году в Беларуси произошли значительные изменения в порядке ведения и заполнения трудовых книжек. Новые правила, принятые Минтрудом, предусматривают более строгий контроль за правильностью записей, введение электронных форм и уточнение процедуры оформления дубликатов. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно вести трудовую книжку в соответствии с последними нормативами, а также ответы на самые частые вопросы.

Общие сведения о трудовой книжке

• Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
• Её ведёт работодатель, а работник обязан хранить и передавать при смене места работы.
• Ведение трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда от 16 июня 2014 г. (№ 40).
• С 2024 г. в правилах внесены изменения, которые касаются как бумажных, так и электронных форм.

Новые правила с 1 января 2024 года

1. Подтверждение информации при оформлении дубликата
   
   Теперь при выдаче дубликата трудовой книжки работодатель должен подтвердить сведения о трудовой деятельности, а не просто копировать данные из Фонда социального страхования (ФСЗН). Это связано с поправкой статьи 50 Трудового кодекса.
2. Два этапа оформления дубликата
   
   Подтверждение информации о трудовой деятельности с  г.
   
   Оформление нового бланка в соответствии с актуальным образцом.
3. Бумажные и электронные варианты
   
   Бумажные трудовые книжки остаются действительными, но их можно заменить на электронный формат. При этом все записи должны быть перенесены в электронную систему «Сведения о трудовой деятельности».
4. Новые бланки и вкладыши
   
   С 2024 г. вводятся новые бланки, которые отличаются от старых по дизайну и требованиям к шрифту (размер 12 pt, строгий регистр). Вкладыши остаются обязательными при заполнении всех страниц.

Как оформить дубликат трудовой книжки

При потере, кражи или повреждении трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат. Ниже перечислены шаги, которые необходимо выполнить:

1. Сбор документов
   
   • Копия паспорта работника
   
   • Копия оригинала трудовой книжки (если есть)
   
   • Справка о трудовой деятельности (подтверждение от работодателя)
2. Подтверждение информации
   
   Работодатель проверяет сведения о трудовой деятельности с  г. и подтверждает их в электронном реестре.
3. Оформление нового бланка
   
   Используйте чистый бланк нового образца (п. 39 Порядка 320н). Заполните ьный лист и все страницы.
4. Выдача вкладыша
   
   Если все страницы заполнены, выдайте вкладыш с штампом «Выдан вкладыш», укажите серию и номер.
5. Учет и хранение
   
   Наниматель обязан вести учёт бланков и вкладышей в журнале, а также хранить их в течение 10 лет после увольнения.

Электронная трудовая книжка

В 2024 году введён новый формат электронного хранения трудовой книжки. Это позволяет ускорить процесс проверки и уменьшить бумажный документооборот.

• Преимущества
  
  • Быстрый доступ к данным
  
  • Минимизация ошибок при ручном вводе
  
  • Возможность одновременного обновления всех записей
• Требования к оформлению
  
  • Запись в электронном реестре должна быть подтверждена цифровой подписью работодателя
  
  • Данные о трудовой деятельности должны быть актуальными на момент выдачи
• Переход с бумажной на электронную форму
  
  • Работодатель может самостоятельно перенести данные, но при этом необходимо оформить дубликат в бумажном виде, если работник требует.

Практические советы по заполнению трудовой книжки

• Используйте размер шрифта 12 pt и строгий регистр.
• Заполняйте записи сразу после начала работы, чтобы избежать ошибок.
• Проверяйте, чтобы все даты были корректными и последовательными.
• При заполнении вкладышей обязательно ставьте штамп «Выдан вкладыш» и указывайте серию и номер.
• Сохраняйте копии всех документов в электронном архиве в течение 10 лет.

Шаблоны и примеры

Ниже приведён пример записи в трудовой книжке, соответствующий новым требованиям:

ьный лист
Трудовая книжка № 123/456
Дата выдачи: 
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Место работы: ООО «Ромашка» 
Позиция: Менеджер по продажам

Запись 1
Дата начала работы: 
Должность: Менеджер по продажам
Обязанности: Управление продажами, работа с клиентами
Зарплата: 30 000 руб.
Трудовой стаж: 0 лет 0 месяцев

Запись 2 (вклад)
Дата начала: 
Должность: Старший менеджер
Обязанности: Руководство командой, планирование продаж
Зарплата: 35 000 руб.
Трудовой стаж: 0 лет 1 месяц

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заменить бумажную трудовую книжку на электронную?
  
  Да, при условии, что все данные перенесены в электронный реестр и подтверждены цифровой подписью.
• Что делать, если у меня нет оригинала трудовой книжки?
  
  Оформите дубликат на новом бланке, подтвердив сведения о трудовой деятельности.
• Какой размер шрифта обязателен?
  
  12 pt, строгий регистр.
• Можно ли использовать старый бланк?
  
  Да, если он был выдан до 2024 г. Старые бланки продолжают действовать и не подлежат обмену.
• Сколько времени нужно хранить трудовую книжку?
  
  10 лет после увольнения.

Новые правила заполнения трудовых книжек в Беларуси призваны повысить прозрачность и достоверность трудовой документации. Важно следовать установленным требованиям, использовать актуальные бланки, подтверждать сведения о трудовой деятельности и при необходимости оформлять дубликаты в два этапа. Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите правильное ведение трудовой книжки как в бумажном, так и в электронном виде.

Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам: Минтруд Беларуси и Система сведений о трудовой деятельности.