С 1 сентября 2021 года вступили в силу поправки, утверждённые Приказом Минтруда России № 320Н от 19 мая 2021 года. Они регулируют порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек и будут действовать до 1 сентября 2027 года. Ниже подробно рассмотрены основные нововведения и их практическое значение.

Основные положения Приказа № 320Н

• Возможность использования технических средств – при заполнении трудовой книжки допускается применение штампов, переноса красителей и иных технических способов (п. 3 Приказа). Это избавляет от необходимости вести записи исключительно от руки.
• Отмена обязательного ознакомления сотрудника с каждой записью – п. 12 Приказа более не требует, чтобы работник был ознакомлён с каждой новой записью в трудовой книжке.
• Отсутствие необходимости присутствия работника при первом приёме на работу – теперь работодатель может оформить первую запись в трудовой книжке без личного присутствия newly hired сотрудника.
• Самостоятельное формирование регистров учёта бланков – п. 40 документа предусматривает, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учёту бланков трудовых книжек, вкладышей и движения этих документов, вместо использования утверждённых Минтрудом форм.
• Особенности для дистанционных работников – если удалённый сотрудник пожелает, сведения о его трудовой деятельности могут быть внесены в трудовую книжку только после её предъявления работником.

Как изменилась процедура заполнения трудовой книжки

Выбор способа внесения данных

Работодатель теперь может:

1. Записывать данные от руки (как ранее).
2. Использовать резиновые штампы с заранее подготовленным текстом.
3. Применять технические устройства для переноса краски (например, принтеры с специальными картриджами).

Выбор способа остаётся за организацией, но он должен обеспечивать чёткость и читаемость записей.

Информирование сотрудника

Согласно новой редакции п. 12 Приказа № 320Н, работодатель больше не обязан знакомить сотрудника с каждой отдельной записью. Достаточно обеспечить доступ к трудовой книжке по запросу работника и при выдаче её на руки (например, при увольнении).

Оформление первой записи

Первая запись о приёме на работу может быть сделана без присутствия сотрудника. Это особенно удобно при массовом наборе или удалённом найме.

Учёт и хранение бланков трудовых книжек

Пункт 40 Приказа № 320Н предоставляет работодателю право самостоятельно разрабатывать:

• Журналы учёта полученных бланков трудовых книжек;
• Реестры движения этих бланков (выдача, приём, утилизация);
• Журналы учёта вкладышей к трудовым книжкам.

Таким образом, организации больше не привязаны к единым формам, утверждённым Минтрудом, и могут адаптировать учёт под свои внутренние процессы.

Особенности для удалённых (дистанционных) работников

Если сотрудник работает удалённо и желает, чтобы сведения о его трудовой деятельности отражались в трудовой книжке, он должен предъявить её работодателю. В противном случае запись может быть сделана в электронном виде (например, в кадровой системе) и позже перенесена в бумажную книжку по требованию сотрудника.

Срок действия новых правил

Изменения, внесённые Приказом № 320Н, действуют с 1 сентября 2021 года по 1 сентября 2027 года. По истечении этого периода возможно продление, изменение или отмена норм в зависимости от дальнейших решений Министерства труда и социальной защиты РФ.

Практический чек‑лист для работодателей

1. Ознакомить кадровую службу с текстом Приказа № 320Н (доступен на официальном сайте Минтруда).
2. Определить предпочтительный способ заполнения трудовой книжки (ручной, штамповый, технический).
3. Разработать внутренние формы учёта бланков и движения трудовых книжек (журналы, реестры).
4. Обучить сотрудников отдела кадров новым правилам внесения записей и взаимодействия с удалёнными работниками.
5. Обновить локальные нормативные акты (положения о ведении трудовых книжек, инструкции по кадрам) в соответствии с новыми требованиями.
6. Обеспечить хранение трудовых книжек в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от света место).

Изменения, вступающие в силу с 1 сентября 2021 года, значительно упрощают ведение трудовых книжек:

• Расширяются возможности использования технических средств и штампов;
• Снижается административная нагрузка на кадровые службы (отмена обязательного ознакомления с каждой записью, отсутствие необходимости присутствия сотрудника при первой записи);
• Предоставляется гибкость в учёте бланков и движении трудовых книжек;
• Учитываются особенности удалённой работы.

Соблюдение новых норм позволит организациям оптимизировать кадровые процессы, снизить риски ошибок при заполнении трудовых книжек и обеспечить соответствие законодательству РФ.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года; Источники: Приказ Минтруда России № 320Н от 19 мая 2021 года, материалы сайтов 1cbit.ru, chistopol.tatarstan.ru, consultant.ru.