В 2026 году Министерство труда России объявило о существенных изменениях в правилах ведения трудовых книжек. Целью реформы является упрощение документооборота, устранение избыточных требований и удаление устаревших сведений из формата трудовой книжки. Ниже вы найдёте подробный разбор новых правил, их влияние на работодателей и работников, а также практические советы по хранению и управлению трудовыми книжками.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Трудовая книжка – официальное удостоверение трудовой деятельности работника, содержащая сведения о месте работы, должности, стаже, начисленных отчислениях и т.д.
- Она используется работодателями для подтверждения стажа, начисления отпусков, пенсионных отчислений и в иных кадровых процедурах.
- С 2026 г. часть информации в трудовой книжке будет заменена электронными данными, но бумажный формат останется обязательным в некоторых случаях.
Ключевые изменения в правилах ведения трудовых книжек
- Исключение избыточных требований – удалены пункты, касающиеся, например, обязательного указания «состояния здоровья» и «дата рождения» в некоторых разделах.
- Устаревшие сведения – сведения о «первом месте работы» в случае смены работодателя в течение одного года теперь не обязательны.
- Упрощение формата – в разделе «Сведения о работе» теперь фиксируется только текущий стаж и должность, а не полный список всех предыдущих мест работы.
Как правильно хранить трудовые книжки?
Независимо от того, какие изменения вступают в силу, хранение трудовых книжек остаётся важной задачей для работодателей. Ниже приведены рекомендации по обеспечению безопасности и доступности документов.
Физическое хранение
- Местоположение – хранить в защищенном шкафу с доступом только для уполномоченных сотрудников.
- Условия хранения – температура 18–22 °C, влажность 45–55 %, отсутствие прямого солнечного света.
- Категоризация – разделить по алфавиту фамилий, а также по группам (первый, второй, третий и т.д.) для быстрого поиска.
- Контроль доступа – вести журнал посещений, фиксировать лица, которые получили доступ к документам.
Электронное хранение
- Сканировать каждую страницу трудовой книжки в формате PDF/A-3, чтобы сохранить архивное качество.
- Хранить в защищённом облачном сервисе с двухфакторной аутентификацией.
- Регулярно проверять целостность файлов (CRC, MD5) и создавать резервные копии.
- Соблюдать требования законодательства о персональных данных.
Сроки хранения
Согласно новому законодательству, трудовые книжки должны храниться не менее 10 лет после увольнения работника. После истечения этого срока документы можно уничтожать только с согласия работника и в соответствии с процедурами уничтожения документов.
Практические рекомендации по работе с трудовыми книжками после реформы
- Обучение персонала – провести инструктаж для кадровых сотрудников о новых правилах и требованиях к заполнению.
- Актуализация шаблонов – обновить шаблоны трудовых книжек в соответствии с новыми требованиями.
- Проверка данных – при каждом изменении данных проверять, что они соответствуют новым правилам (например, не указывать устаревшие сведения).
- Ведение электронного протокола – сохранять электронные подписи и отметки о внесении изменений.
- Контроль доступа – ограничить доступ к трудовым книжкам только тем сотрудникам, которые действительно нуждаются в них.
Как избежать ошибок при хранении трудовых книжек?
- Не хранить в местах с повышенной влажностью (подвал, кухня).
- Не использовать обычные бумажные скрепки – они могут повредить страницы.
- Не хранить в открытых полках без защиты от пыли.
- Не использовать несертифицированные сканеры, которые могут искажать данные.
Новые правила Минтруда 2026 г. направлены на упрощение документооборота и повышение эффективности работы с трудовыми книжками. Несмотря на сокращение объёма информации, сохранность и надёжность данных остаётся приоритетом. Работодатели должны оперативно адаптировать свои процессы, внедрить электронное сопровождение и обеспечить надёжное хранение как бумажных, так и электронных копий.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать штрафов, повысить прозрачность кадрового процесса и улучшить взаимодействие с работниками.