Ведение трудовых книжек – одна из ключевых задач кадрового подразделения. Правильное оформление записей позволяет не только соблюдать Трудовой кодекс РФ, но и упростить контроль над трудовым стажем сотрудника. В 2026 году вступили в силу новые правила заполнения, исправления и оформления ознакомления с записями, которые обязательно следует учитывать.

Общие принципы заполнения трудовых книжек

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Комментарии к Порядку, опубликованные в 2022 году.
• Образцы записей, рекомендованные в 2026 году.

Кто вносит записи?

Записи вносит ответственное лицо кадрового подразделения (чаще всего – главный бухгалтер или HR‑менеджер). После внесения записи он ставит подпись и указывает свою должность.

Форма и язык заполнения

Записи оформляются на языке Российской Федерации, а также на языке республики/региона, где находится предприятие. При этом допускаются только официальные термины, без сокращений.

Цвет чернил и даты

Записи делаются чернилами чёрного или синего цвета. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Типы операций, фиксируемых в книжке

Приём на работу

1. Запись о приёме в должность (дата, место работы, должность, тарифный ставк).
2. Указание сведений о документе, подтверждающем образование и квалификацию.
3. Отметка о вводе в трудовой договор.

Перевод, совместительство, изменение условий труда

• Перевод в другое подразделение – указываются новые подразделение и должность.
• Совместительство – фиксируется одновременно с основной должностью.
• Изменение условий труда (например, переход на удалённый режим) – вносится соответствующая отметка.

Увольнение

В книжку вносятся сведения об увольнении: дата увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по статье ТК и т.д.).

Смена фамилии, имени, отчества

При изменении личных данных сотрудника вносится запись с указанием старой и новой фамилии, а также даты изменения.

Переход на электронный формат

Если работодатель переходит на электронный трудовой договор, в книжку вносят сведения о переходе, а также номер и дату электронного документа.

Ознакомление работника с записями

Как правильно оформить ознакомление

После того как запись внесена, работодатель обязан:

• Предоставить работнику копию записи.
• Получить подпись работника в его личной карточке, где повторяется внесённая запись.
• В книжке отметкой «Ознакомлен» или «Ознакомлен с записью» подтверждает факт ознакомления.

Примеры оформления

ОЗНАКОМЛЕН С ЗАПИСОЙ
Должность: Руководитель отдела кадров
Подпись: ______________________

Исправление ошибок в трудовых книжках

Причины корректировок

• Опечатка или неверное указание даты.
• Ошибка в наименовании должности или подразделения.
• Неправильное указание основания увольнения.

Способы исправления

Согласно схеме 1, исправления могут производиться следующими способами:

1. Чрезмерное зачёркивание – допускается только при наличии подписи и отметки «исправлено» от ответственного лица.
2. Запись новой информации рядом с ошибкой, с указанием даты исправления.
3. Полная замена листа (в случае серьёзных ошибок) – производится с согласия работника и с указанием причины замены.

Оформление исправления

Исправление от 
Добавлено: «Отдел продаж» вместо «Отдел маркетинга».
Подпись ответственного: ______________________

Оцифровка и электронные трудовые книжки

Преимущества электронного формата

• Упрощённый поиск информации.
• Снижение риска потери или повреждения бумажных документов.
• Возможность интеграции с системами расчёта зарплаты и кадрового учёта.

Как перейти на электронный вариант

Для перехода необходимо:

1. Выбрать подходящую платформу (например, Saby (СБИС) – раздел «Кадровый учет»).
2. Подписать обращение электронной подписью и отправить в Пенсионный фонд.
3. Внести данные о текущих записях в электронный каталог.
4. Обеспечить работникам доступ к их электронным записям.

Ошибки при оцифровке

При переносе данных могут возникнуть несоответствия: неверные серии и номера бланков, пропущенные записи. Поэтому после переноса обязательно проводится сверка с оригинальными бумажными документами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли вносить записи от руки, если у нас нет печати?
  Ответ: Да, но запись должна быть подписана ответственным лицом и оформлена в соответствии с требованиями Порядка.
• Вопрос: Как оформить запись о переходе на ЭТК?
  Ответ: Указываются дата перехода, номер приказа, новая форма рабочего времени и ссылка на соответствующий Приказ Минтруда.
• Вопрос: Что делать, если в книжке обнаружена ошибка после увольнения сотрудника?
  Ответ: Ошибку можно исправить только в интересах работника (например, уточнить дату увольнения). Для этого требуется подпись работодателя и работника, а также запись в личную карточку.

Правильное оформление операций записями в трудовых книжках – залог юридической чистоты отношений с сотрудниками. Соблюдая требования Приказа № 320н, используя актуальные образцы записей и следя за своевременным ознакомлением работников, работодатель минимизирует риск ошибок и споров.

Особое внимание следует уделять:

• Точности дат и полных наименований должностей.
• Своевременному получению подписи работника.
• Регулярному контролю за корректностью внесённых записей.

Следуя рекомендациям, можно эффективно вести кадровый учёт, быстро исправлять недочёты и обеспечить прозрачность всех трудовых отношений.