Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 1 сентября 2025 года в России вступили в силу новые правила её ведения‚ которые регулируются Приказом Минтруда России № 320н от  г. и рядом сопутствующих нормативных актов.

Правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н (2021) – утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 от  – «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минфина РФ № 55н от  – регламентирует изготовление бланков и их обеспечение работодателями.
• Постановление Минтруда РФ № 69 от  – ранняя версия инструкций‚ всё ещё актуальная в части некоторых пунктов (например‚ порядок исправления записей).

Основные изменения‚ вступившие в силу с 2025 года

1. Новый дизайн бланка – титульный лист‚ раздел «Сведения о работе»‚ «Сведения о стаже»‚ «Сведения о профессиональном обучении» и др. оформлены в едином стиле.
2. Только арабские цифры в датах (день‑месяц‑год) во всех разделах. Прописные цифры допускаются лишь в свободных полях (например‚ в примечаниях).
3. Запрещены зачеркивания в разделе «Сведения о работе». При ошибке запись исправляется через пробел и подписью лица‚ вносящего исправление.
4. Вкладыши – если закончились листы раздела‚ вшивается готовый вкладыш с тем же форматом.
5. Электронные трудовые книжки (ЭТК) – допускаются‚ но бумажный вариант остаётся обязательным для большинства работодателей.

Структура трудовой книжки (по новому образцу)

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

Заполняется в момент выдачи книжки новому сотруднику. Пример заполнения:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Серия и номер паспорта: 45 12 123456
Дата выдачи: 
Код подразделения: 770-001
ИНН: 770123456789
СНИЛС: 112-233-445 95
Должность: инженер‑программист
Дата начала работы: 
 

Сведения о работе

Каждая запись делается в отдельной строке‚ в соответствии с порядковыми номерами колонок:

• Колонка 1 – № записи
• Колонка 2 – Дата (дд.мм.гггг)
• Колонка 3 – Содержание записи (приём‚ перевод‚ увольнение и т.п.)
• Колонка 4 – Номер приказа/документа‚ подтверждающего запись
• Колонка 5 – Подпись лица‚ вносящего запись (руководитель/начальник отдела кадров)

Пример записи о приёме на работу:

№ | Дата | Содержание | № приказа | Подпись
1 | | Принят на работу по ТК РФ | 12/2025 | Петров П.П.
 

Пример записи об увольнении:

№ | Дата | Содержание | № приказа | Подпись
5 | | Уволен по собственному желанию| 45/2026 | Сидорова А.А.
 

Как исправлять ошибку

Если в записи обнаружена ошибка‚ следует:

1. Внести корректировку в свободном месте строки (не зачеркивая оригинал).
2. Указать слово «Исправление» и дату исправления.
3. Подписать лицо‚ вносящее исправление‚ и указать его должность.

Пример:

№ | Дата | Содержание | № приказа | Подпись
3 | | Переведен в отдел продаж (исправление ) | 27/2026 | Иванов И.И.
 

Оформление вкладыша

Когда в разделе «Сведения о работе» заканчиваются листы‚ вшивается готовый вкладыш‚ оформленный в том же виде‚ что и основной блок. На вкладыше повторяются заголовки колонок‚ а номера записей продолжаются последовательно.

Хранение трудовой книжки

• Трудовая книжка хранится у работодателя в отделе кадров до момента её выдачи работнику.
• Работник обязан хранить книжку после увольнения и предъявлять её при новом трудоустройстве.
• Запрещено оставлять книжку в общественных местах‚ в транспортных средствах и т.п. – это считается нарушением требований по сохранности документа.
• При утере книжки работник обязан в течение 5 дней уведомить работодателя и оформить заявление о её замене.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

ЭТК допускается в рамках пилотных проектов и в организациях‚ где внедрена система электронного документооборота. Однако большинство работодателей обязаны выдавать бумажный оригинал.

Что делать‚ если в трудовой книжке закончились страницы?

Вставляется официально подготовленный вкладыш‚ вшивается в блок «Сведения о работе» и подписывается руководителем отдела кадров.

Можно ли писать даты прописью?

В новых правилах даты указываются только арабскими цифрами (дд.мм.гггг). Прописные цифры допускаются лишь в свободных полях‚ например‚ в примечаниях.

Как оформить запись о совместительстве?

Запись вносится в колонку 3: «Принят на работу по совместительству на должность …». В колонке 4 указывается номер приказа о совместительстве‚ в колонке 5 – подпись руководителя.

Как оформить запись о переводе в другой филиал?

В колонке 3 указывается «Переведен в филиал «Название» на должность …». В колонке 4 – номер приказа о переводе‚ в колонке 5 – подпись руководителя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Зачёркивание текста. Запрещено – приводит к аннулированию записи.
• Неправильный формат даты. Даты должны быть в виде .
• Отсутствие номера приказа. Каждый факт трудовых отношений должен подтверждаться документом с номером.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Без подписи запись считается недействительной.
• Заполнение колонок в неправильном порядке. Следует строго соблюдать порядок колонок‚ указанный в бланке.

С 2025 года порядок ведения трудовых книжек в России стал более строгим и унифицированным. Основные требования – использование новых бланков‚ запись дат арабскими цифрами‚ отсутствие зачеркиваний и обязательное наличие подписи и номера приказа. Соблюдение этих правил гарантирует корректность отражения трудовой истории работника и упрощает процесс последующего трудоустройства.

Для работодателей рекомендуется:

1. Обучить персонал отдела кадров новым требованиям.
2. Обеспечить наличие достаточного количества бланков и готовых вкладышей.
3. Вести электронный реестр записей для контроля и быстрой проверки.

Для работников – хранить трудовую книжку в безопасном месте‚ своевременно проверять записи и при обнаружении ошибок требовать их исправления в соответствии с Приказом № 320н.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов: Приказ Минтруда РФ № 320н (2021)‚ Приказ Минфина РФ № 55н (2022)‚ Постановление Правительства РФ № 225 (2003) и актуальных рекомендаций кадровых экспертов.