С 2026 года вступают в силу новые нормативные акты, регулирующие порядок заполнения электронных трудовых книжек․
Эти изменения направлены на:

• Упрощение процедуры ведения и хранения трудовых книжек;
• Повышение прозрачности информации о трудовой деятельности;
• Снижение риска ошибок при оформлении;
• Ускорение доступа к данным для работников и работодателей․

Основные изменения в 2026 году

Согласно последним нормативным документам, в 2026 году вводятся следующие новшества:

Обязательное использование электронного формата

С 1 января 2026 года все трудовые книжки должны оформляться только в электронном виде․
Бумажные трудовые книжки допускаются только в исключительных случаях (например, при отсутствии технической возможности)․

Новые поля и разделы

В электронную трудовую книжку добавлены новые обязательные разделы:

• Информация о профессиональных навыках (включая сертификаты и дипломы);
• Сведения о повышении квалификации с указанием дат и организаций;
• Данные о наградах и поощрениях (включая корпоративные);
• Сведения о временных и удалённых формах занятости;
• Информация о неполной занятости (при наличии)․

Автоматическая синхронизация с государственными базами

Электронные трудовые книжки теперь автоматически синхронизируются с:

1. Пенсионным фондом РФ;
2. Фондом социального страхования;
3. Государственной системой обязательного медицинского страхования;
4. Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА)․

Как правильно заполнить электронную трудовую книжку в 2026 году

Шаги для работодателя

Для корректного заполнения ЭТК необходимо выполнить следующие действия:

Подготовка

• Убедиться, что все сотрудники имеют подтвержденную учётную запись в ЕСИА;
• Установить сертифицированное программное обеспечение для работы с ЭТК (например, «1С: Зарплата и управление персоналом», «Контур․Трудовые книжки»);
• Проверить наличие электронной подписи у ответственного сотрудника;
• Настроить автоматическое обновление программного обеспечения․

Заполнение

1. Внести основные данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения);
2. Указать сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, даты приёма/увольнения);
3. Добавить информацию о профессиональных навыках и повышении квалификации;
4. Зафиксировать сведения о наградах и поощрениях;
5. Указать форму занятости (полная, неполная, удалённая);
6. Подтвердить электронной подписью все внесённые данные․

Проверка и отправка

• Проверить корректность всех данных;
• Убедиться, что электронная подпись действительна;
• Отправить данные в государственную информационную систему;
• Уведомить сотрудника о внесённых изменениях в течение 3 дней․

Шаги для сотрудника

Работник должен:

• Проверить корректность внесённых данных в своей электронной трудовой книжке;
• При необходимости, запросить корректировку у работодателя;
• Подтвердить получение уведомления о внесённых изменениях;
• Скачать выписку из ЭТК при необходимости (например, для предоставления в Пенсионный фонд)․

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при заполнении

• Неполные данные (например, отсутствие СНИЛС или ИНН);
• Некорректные даты (например, неверная дата приёма на работу);
• Отсутствие информации о профессиональных навыках;
• Неправильное указание формы занятости;
• Отсутствие электронной подписи при отправке данных․

Как избежать ошибок

Для минимизации риска ошибок рекомендуется:

• Использовать автоматические проверки в программном обеспечении;
• Проводить внутренний аудит перед отправкой данных;
• Обучать ответственных сотрудников новым правилам;
• Использовать шаблоны для заполнения стандартных разделов;
• Вести журнал изменений для отслеживания всех корректировок․

Программное обеспечение для работы с электронными трудовыми книжками

В 2026 году доступно несколько сертифицированных программ:

«1С: Зарплата и управление персоналом»

• Преимущества: интеграция с бухгалтерскими программами, автоматическое обновление;
• Недостатки: высокая стоимость, сложность настройки;
• Рекомендации: подходит для крупных предприятий;

«Контур․Трудовые книжки»

• Преимущества: простота использования, облачный доступ;
• Недостатки: ограниченные возможности интеграции;
• Рекомендации: подходит для малого и среднего бизнеса․

«Госуслуги․Работа»

• Преимущества: бесплатное использование, государственная поддержка;
• Недостатки: ограниченный функционал;
• Рекомендации: подходит для индивидуальных предпринимателей․

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения электронных трудовых книжек предусмотрены следующие санкции:

Для работодателя

• Административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• Приостановление деятельности на срок до 90 дней;
• Привлечение к уголовной ответственности в случае умышленного искажения данных․

Для сотрудника

Сотрудник не несёт ответственности за ошибки в своей трудовой книжке,
если он своевременно обратился к работодателю для их исправления․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Нет․ С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки допускаются только в исключительных случаях
(например, при отсутствии технической возможности у работодателя)․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Через мобильное приложение «Госуслуги․Работа»;
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда;
• Запросив у работодателя (в бумажном или электронном виде)․

Что делать, если работодатель не внёс изменения в трудовую книжку?

Если работодатель не выполнил свои обязанности, необходимо:

1. Направить письменное обращение работодателю;
2. Обратиться в государственную инспекцию труда;
3. Подать жалобу в суд;
4. Обратиться в прокуратуру при наличии признаков правонарушения․

С 2026 года ведение трудовых книжек претерпело значительные изменения,
которые направлены на повышение прозрачности и удобства работы с данными․
Электронные трудовые книжки стали обязательными, а их заполнение требует особого внимания к деталям․

Для успешного внедрения новых правил необходимо:

• Использовать сертифицированное программное обеспечение;
• Следовать новым нормам заполнения;
• Проводить регулярные проверки данных;
• Обучать сотрудников новым процедурам;
• Своевременно вносить изменения и уведомлять сотрудников․

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Роструда — нормативные акты и разъяснения;
• Пенсионный фонд РФ — информация о пенсионных правах;
• Портал Госуслуг — личный кабинет для работы с ЭТК;
• Министерство труда и социальной защиты, последние новости и рекомендации․

*Информация актуальна на май 2026 года․ Рекомендуется уточнять данные на официальных ресурсах․