Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 сентября 2025 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Порядком № 320н от Министерства труда и социальной защиты РФ. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры остаются актуальными, и работодатели обязаны строго соблюдать установленный порядок их заполнения.

Нормативная база

Основными документами, регулирующими заполнение трудовой книжки, являются:

• Порядок № 320н от, основной документ, устанавливающий новую форму трудовой книжки, порядок её ведения, хранения и исправления записей;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает правила изготовления бланков и обеспечения ими работодателей;
• Приказ Минфина РФ № 55н от — регулирует изготовление и поставку бланков трудовых книжек;
• Инструкция № 69 от (в части, не противоречащей Порядку № 320н) — применяется к вопросам языка заполнения и общим требованиям к оформлению.

Общие требования к заполнению

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Записи вносятся только на русском языке, за исключением случаев, когда предприятие расположено на территории республики, автономной области или округа, где официальным является иной язык, в этом случае допускается двуязычное заполнение (с обязательным указанием русского варианта).
• Все записи выполняются чернилами (синими или черными), печатным способом или от руки разборчиво. Запрещены карандаш, корректор, закрашивание, зачеркивание и исправления с помощью скотча или ластиков.
• Использование арabic цифр обязательно для дат (день, месяц, год), названий организаций, номеров приказов, табельных номеров.
• Наименования должностей, подразделений, организаций указываются точно так, как в официальных документах (приказы, штатное расписание, учредительные документы).
• Записи вносятся в течение 5 рабочих дней с даты события (прием, увольнение, перевод и т.д.).

Важно!

Запрещено зачеркивать, исправлять или перечеркивать уже сделанные записи в разделе «Сведения о работе». Любые ошибки устраняются путем внесения новой корректной записи с указанием причины и ссылкой на приказ.

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки. Он содержит следующие поля:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Образование — указывается по документу (например, «Среднее профессиональное», «Высшее»).
4. Специальность, по диплому или документу об образовании.
5. Дата выдачи трудовой книжки — дата, когда книжка была выдана работнику (не дата приема на работу).
6. Подпись работника, ставится в присутствии ответственного лица (кадровика или руководителя).
7. Подпись ответственного лица и печать организации — обязательны.

Пример:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: Высшее
Специальность: Экономист
Дата выдачи:
Подпись работника: ___________ И.И. Иванов
Подпись кадровика: ___________ А.А. Петрова
Печать: [печать организации]

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел содержит записи о каждом месте работы. Каждая запись включает 4 столбца:

Примеры записей:

• Прием на работу:
  1. — принята на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера.
  Основание: Приказ № 15 от .
• Перевод на другую должность:
  2. — переведена на должность главного бухгалтера.
  Основание: Приказ № 42 от .
• Смена фамилии:
  3. — изменена фамилия: Иванова Ирина Петровна — стала Иванова-Сидорова Ирина Петровна.
  Основание: Свидетельство о браке № 1234 от .
• Увольнение:
  4., уволена по собственному желанию.
  Основание: Приказ № 88 от .

Особенности внесения записей в 2025–2026 гг.

Согласно Порядку № 320н, введены следующие ключевые изменения:

• Запрет на зачеркивания — любые ошибки в разделе «Сведения о работе» устраняются только путем внесения новой записи с пояснением. Например: «Запись № 3 от признана недействительной в связи с ошибкой в наименовании должности. Внесена новая запись № 4».
• Указание даты — месяц можно писать цифрами (04) или прописью (апрель), но в одном документе должен соблюдаться единый стиль.
• Использование вкладышей, если в трудовой книжке закончились свободные строки, оформляется вкладыш. Он пришивается к книжке и имеет тот же порядковый номер, что и последняя запись. Вкладыш заполняется по тем же правилам.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — работники могут выбрать формат ведения: бумажный или электронный. При выборе ЭТК бумажная книжка больше не заполняется, но сохраняется как архивный документ. При трудоустройстве работодатель обязан уточнить, какой формат выбрал работник.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утрачена, работодатель обязан:

1. Выдать работнику дубликат в течение 15 рабочих дней с момента обращения;
2. На основании документов (приказы, трудовые договоры, выписки из архива, справки с предыдущих мест работы);
3. В дубликате указывается: «Дубликат трудовой книжки», дата выдачи и номер оригинала (если известен);
4. Все записи в дубликате оформляются в хронологическом порядке, как в оригинале.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Хранить трудовые книжки в специальном сейфе или металлическом шкафу с доступом только уполномоченным лицам;
• Вести журнал учета трудовых книжек (форма утверждена Порядком № 320н);
• Сохранять книжки в течение 75 лет после увольнения работника (для архивного хранения);
• При ликвидации организации передавать книжки в государственный архив.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечет за собой:

• Штрафы для работодателя, от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Признание записи недействительной — это может повлиять на начисление пенсии, отпускных, больничных;
• Судебные иски от работников о возмещении ущерба из-за ошибок в стаже.

Рекомендации для кадровиков

Чтобы избежать ошибок, рекомендуем:

1. Использовать шаблоны и образцы заполнения, утвержденные Минтрудом РФ;
2. Проводить внутренний аудит трудовых книжек не реже 1 раза в квартал;
3. Обучать кадровый персонал новым правилам (Порядок № 320н);
4. Своевременно оформлять вкладыши и дубликаты;
5. Вести электронный учет трудовых книжек в системах 1С, СБИС, Кадры и др.

Заполнение трудовой книжки, это не просто формальность, а важный элемент правового обеспечения трудовых прав граждан. С 2025 года правила стали строже, но и прозрачнее. Главное — соблюдать принципы: точность, законность, своевременность и отсутствие исправлений.

Важно помнить: даже одна ошибка в трудовой книжке может привести к потере стажа, отказу в пенсии или судебным разбирательствам. Поэтому всегда проверяйте записи дважды, используйте официальные образцы и не пренебрегайте обучением персонала.

Для скачивания актуальных образцов заполнения трудовой книжки и вкладышей по Порядку № 320н посетите официальный сайт Минтруда РФ: https://trud.gov.ru

Актуально на 22 мая 2026 года. Информация соответствует действующему законодательству РФ.