Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Правила ее ведения и хранения регулярно обновляются, и кадровым специалистам крайне важно быть в курсе всех нововведений, чтобы избежать штрафов и нарушений. В этой статье мы подробно разберем, что нового появилось в порядке заполнения трудовых книжек, как работать с новыми бланками и в каких случаях бумажная книжка больше не оформляется.
Электронные трудовые книжки и новые сотрудники
Самое значимое и масштабное изменение последних лет связано с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде больше не заполняется.
Это означает, что если гражданин устраивается на свою первую работу в жизни, работодатель не обязан заводить для него классический бумажный бланк. Вся информация о его стаже будет вестись исключительно в электронном виде в системе ЕФС-1.
Выбор вида книжки для иностранцев
Часто возникает вопрос: как быть с иностранными работниками, для которых работа в РФ является первой? Если у иностранца это первое место работы в России, выбор ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) при подаче сведений в ЕФС-1 не указывается, так как бумажный вариант на них изначально не заводится — они сразу переходят в электронный формат.
Новые бланки трудовых книжек с 2023 года
С 2023 года в России началось оформление трудовых книжек по новым бланкам. Изменения коснулись как внешнего вида документа, так и степени его защиты. Новая типовая форма разработана специально для того, чтобы снизить количество подделок и упорядочить учет.
Усиленная защита документа
Одно из ключевых новшеств новых бланков — это применение пленочной пломбы с повышенным уровнем защиты. Теперь аутентичность пленочной пломбы можно подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения. Это позволяет специалистам быстро и достоверно убедиться в подлинности документа при приеме на работу.
Обновленная Инструкция и Правила заполнения
Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению необходимо ознакомиться с обновленными нормативными актами. Порядок оформления и заполнения установлен на законодательном уровне:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40) начала действовать в новой редакции с 1 января 2024 года. Кадровикам необходимо внимательно изучить приведенные в ней положения и технические нормы.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек — именно здесь содержатся базовые требования к заполнению документа, которые также актуализированы под современные реалии.
Особенности заполнения ьного листа
Ввод сведений в трудовую книжку всегда начинается с ьного листа. Важно помнить главные правила:
- ьный лист, содержащий сведения о работнике, необходимо заполнять при выдаче дубликата трудовой книжки (в случае утери или порчи оригинала).
- ьный лист заполняется при выдаче вкладыша в трудовую книжку (если место в самом бланке закончилось).
- Как уже упоминалось, для сотрудников с первым местом работы ьный лист бумажной ТК не заполняется вовсе.
Технические требования и рекомендации
При заполнении бумажной трудовой книжки нового образца важно соблюдать строгие технические требования:
- Использование ручки: записи должны производиться перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета). Использование шариковой ручки или карандаша недопустимо.
- Читаемость: записи не должны сокращаться (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»).
- Отсутствие исправлений: зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах о работе и награждениях не допускается. Изменения вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой.
Настройка программного обеспечения
В связи с переходом на ЭТК и обновлением бланков, работодателям также необходимо уделять внимание настройке программного обеспечения. В учетных программах (например, 1С) важно корректно настроить заполнение электронной трудовой книжки и формирование отчетов ЕФС-1, чтобы данные о стаже сотрудников автоматически и без ошибок передавались в Социальный фонд России.
Ведение трудовых книжек в 2024 году и далее требует от кадровых служб постоянного внимания к изменениям в законодательстве. Главные нововведения — это отказ от бумажных ТК для новых сотрудников, введение защищенных бланков с УФ-пломбами и обновленная Инструкция Минтруда. Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовой стаж каждого работника будет подтвержден надежно и в соответствии с законом.