Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий все периоды занятости гражданского работника. С 1 января 2023 г. действует новая форма‚ утверждённая Приказом Минтруда № 320н от . В этой статье разберём‚ как правильно оформить титульный лист и последующие записи.
Общие требования к оформлению
Титульный лист заполняется по строгим правилам:
- ФИО – полностью‚ без инициалов и сокращений. Данные берутся из паспорта.
- Дата рождения – в виде дд.мм.гггг (например‚ ).
- Дата выдачи – указывается в виде дд.мм.гггг (например‚ ).
- В графе «Выдан вкладыш» указывается серия и номер вкладыша.
Важно: в новой форме дату нельзя сокращать и использовать сокращения в полях (например‚ «ул.» вместо полного названия улицы). Все записи делаются арабскими цифрами.
Пример заполнения титульного листа
ФИО: Иванов Петр Сергеевич Дата рождения: Выдан: Серия вкладыша: 1234 Номер вкладыша: 001
Заполнение последующих страниц
На каждой странице (вкладке) фиксируются сведения о трудовом месте‚ периоде работы и месте жительства. Ниже – основные пункты‚ которые необходимо заполнять.
Сведения о месте работы
- Наименование организации (полное‚ без сокращений).
- ОКПО/ИНН организации (при наличии).
- Должность‚ занимаемая в организации.
- Дата начала работы (дд.мм.гггг).
- Дата окончания работы (дд.мм.гггг) – если отношения прекращены.
Сведения о месте жительства
Указываются полные данные по месту жительства:
- Город/посёлок.
- Улица‚ дом‚ корпус‚ квартира.
- Код почтового индекса.
Сведения о кадровых решениях
Кадровые решения (увольнение‚ перевод‚ повышение) фиксируются в течение 5 рабочих дней после их принятия. В графе указываются:
- Тип решения (увольнение‚ перевод и т.п.).
- Дата решения.
- Номер приказа/распоряжения.
Электронная трудовая книжка
С 2020 г. в России допускается ведение трудовых книжек в электронном виде (ст. 66 и 66.1 ТК РФ). Электронный формат:
- Исключает риск потери или искажения данных.
- Позволяет мгновенно обновлять сведения о стаже.
- Требует подтверждения подписью работника и работодателя.
Для перехода на электронный формат необходимо:
- Получить доступ к системе электронного документооборота.
- Заполнить форму «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете.
- Подписать документ электронной подписью.
Как оформить дубликат
Если оригинальная книжка потеряна или повреждена‚ оформляется дубликат. По новому порядку (с г.) запрос на дубликат подаётся в отдел кадров или в Многофункциональный центр.
Необходимые документы
- Заявление о выдаче дубликата.
- Копия паспорта (страница с данными).
- Справка о предыдущих местах работы (при необходимости).
Сроки выдачи
Обычно дубликат выдаётся в течение 10 рабочих дней после подачи полного пакета документов.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать сокращения в наименованиях организаций? – Нет‚ все наименования должны быть указаны полностью.
- Как правильно оформить дату окончания работы‚ если она неизвестна? – Указывается «по настоящее время» или «не указана».
- Нужно ли ставить штамп «Выдан вкладыш» на каждой странице? – Штамп ставится только на титульном листе‚ в графе «Выдан вкладыш».
Соблюдение новых требований к заполнению трудовой книжки – гарантия того‚ что ваш стаж будет зафиксирован правильно и без риска последующих споров. Помните‚ что:
- Все даты вводятся арабскими цифрами без сокращений.
- ФИО вводятся полностью‚ без инициалов.
- Кадровые решения фиксируются в течение 5 рабочих дней.
- Электронный формат – удобный и безопасный способ ведения трудовой истории.
При необходимости всегда обращайтесь в отдел кадров или в консультационные службы Министерства труда – они помогут уточнить детали оформления.