С 1 января 2023 г. в России вводятся трудовые книжки нового образца. Это изменение касается не только оформления קтрудовых отношений, но и процесса их оформления в бумажном виде. В статье разберём, кто отвечает за выдачу, какие требования предъявляются к продавцам трудовых книжек, а также как правильно оформить удалённого сотрудника.
Кто такие «продавцы трудовых книжек»?
Термин «продавец» в данном контексте означает организацию или лицо, которое осуществляет выдачу бланков трудовых книжек и вносит сведения о трудовом договоре в книгу учёта. Чаще всего эти функции возлагаются на:
- отдел кадров;
- бухгалтерию;
- специализированные сервисные компании, занимающиеся документооборотом;
- HR‑аутсорсинговые провайдеры.
Важно помнить, что трудовой книжка выдаётся только после подписания трудового договора и ввода сотрудника в должность.
Обязанности продавца
- Соблюдать требования Трудового кодекса РФ и нормативных актов Министерства труда.
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учету бланков на бумажном носителе.
- Обеспечить своевременную выдачу новых форм (включая вкладыши) и зафиксировать дату выдачи.
- Вести электронный журнал, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками.
- При необходимости оформить замену (потеря, порча) или продление действия.
Новые требования к форме трудовых книжек
Согласно постановлению Правительства РФ от 30 декабря 2022 г., трудовые книжки нового образца имеют уточнённый дизайн и включают дополнительные поля:
- раздел «Сведения о месте работы»;
- поле «Электронный адрес и телефон работника»;
- проверка соответствия условиям удалённой работы.
Эти изменения упрощают контроль за соблюдением трудовых прав и позволяют быстрее обновлять данные.
Особенности для удалённых сотрудников
Работник, который трудоустраивается удалённо, получает трудовые книжки нового образца так же, как и при работе в офисе. Однако:
- Перед выдачей необходимо заранее договориться о способе получения (почтовая служба, курьерская служба, электронный документ).
- В книге указываются сведения о удалённом месте работы, а также данные для связи.
- Если сотрудник получает электронную форму, её сведения не отражаются в журнале по учету движения трудовых книжек.
Как оформить выдачу трудовых книжек?
Для корректного оформления процесса используйте следующий алгоритм:
- Подготовка бланка. Убедитесь, что в книге нет ошибок и она соответствует новому формату.
- Заполнение первой страницы. Внесите данные о работодателе, сотруднике и месте работы.
- Подписи сторон. Обе стороны ставят подписи, после чего в журнале фиксируется дата выдачи.
- Запись в журнале учёта. Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек.
- Контрольный список. Проверьте наличие всех необходимых полей и подписей.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старую форму? — Нет, с 1 января 2023 г. допускается только новая форма.
- Что делать, если сотрудник потерял книжку? — Необходимо оформить дубликат, зафиксировав дату и причину потери.
- Как вести учёт для удалённых работников? — Вести книгу учёта движения и книгу по учету бланков на бумажном носителе, но сведения об электронных книжках не включаются в журнал.
- Кто отвечает за сроки выдачи? — Продавец обязан обеспечить выдачу в течение 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора.
Практические рекомендации для HR‑отделов
Чтобы избежать ошибок и ускорить процесс, рекомендуется:
- Создать чек‑лист выдачи трудовых книжек, включающий все пункты из раздела «Обязанности продавца».
- Внедрить электронный журнал для контроля дат и статусов выдачи.
- Обучить персонал новым требованиям к форме и процессу оформления удалённых сотрудников.
- Регулярно проверять соответствие книг требованиям Министерства труда.
Внедрение трудовых книжек нового образца, это шаг к более прозрачному и контролируемому документообороту в сфере занятости. Продавцы трудовых книжек играют ключевую роль в соблюдении законодательных норм, а правильное оформление удалённых сотрудников помогает избежать юридических рисков.
Соблюдая перечисленные требования и рекомендации, работодатели смогут эффективно управлять кадровыми документами, а сотрудники — быть уверенными в законности своих трудовых отношений.