Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

Почему появился новый бланк трудовой книжки?

С 1 января 2023 года в России вступил в силу новый образец бумажной трудовой книжки‚ утверждённый Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н. Основные цели реформы:

• Упрощение процесса заполнения и контроля за записями;
• Повышение уровня защиты прав работников;
• Стандартизация оформления в соответствии с современными требованиями законодательства.

Законодательная база

Новый бланк регулируется следующими нормативными актами:

1. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении формы вкладыша в трудовую книжку» (в актуализированном виде).
3. Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑71) – общие требования к заполнению и хранению трудовых книжек;

Как выглядит новый бланк?

Новый образец состоит из двух основных частей:

• ьный лист – содержит сведения о работодателе‚ герб РФ‚ ФИО работника‚ дату рождения‚ образование‚ профессию/специальность.
• Вкладыш – отдельный лист‚ в который вносятся записи о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ командировках и пр.

Оба листа печатаются на специальной бумаге‚ защищённой от подделки (водяные знаки‚ микротекст). Ниже – схематическое изображение (условно):

+---------------------------------------------------+
| ьный лист |
| Герб РФ | ФИО: _____________________________ |
| Работодатель: ________________________________ |
| Дата рождения: __.__.____ Образование: ______ |
| Профессия: _____________________________________ |
+---------------------------------------------------+

+---------------------------------------------------+
| Вкладыш |
| Дата | Наименование записи | Подпись/печать |
| ---- | ---------------------- | --------------- |
| ... | ... | ... |
+---------------------------------------------------+

Где взять новые бланки?

Работодатели могут приобрести новые бланки у официальных распространителей‚ список которых размещён на сайте изготовителя (обычно это государственная фирма «Трудовой документ»). Процедура покупки:

1. Зарегистрировать организацию в системе Госзакупок (если ещё не сделано).
2. Выбрать поставщика из реестра‚ опубликованного на сайте изготовителя.
3. Оформить договор поставки и получить партию бланков (обычно в пачках по 100 листов).

Важно помнить‚ что старые бланки прежнего образца можно использовать без ограничения срока. Обменять их не требуется.

Порядок заполнения нового бланка

5.1 ьный лист

5.2 Вкладыш (записи)

Каждая запись в вкладыше должна содержать:

• Дата события (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.).
• Наименование записи (например‚ «Приём на работу»‚ «Увольнение по собственному желанию»).
• Подпись и печать работодателя.

Пример записи о приёме на работу:

Наименование записи: Приём на работу
Должность: Инженер‑технолог
Ставка: 40 часов/неделя
Подпись/печать: ______________________

Как вести учёт бланков?

Для контроля за использованием бланков рекомендуется вести приходно‑расходную книгу:

1. Регистрация полученных пачек (дата‚ количество листов‚ поставщик).
2. Отметка о выдаче конкретного листа в трудовую книжку сотрудника (номер листа‚ ФИО‚ дата).
3. Ежемесячный контроль остатков.

Эти данные часто запрашивают инспекторы Трудовой инспекции при проверке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли менять уже выданные трудовые книжки?

Нет. Трудовые книжки прежнего образца остаются действительными до их полного износа или по желанию работника.

7.2 Можно ли использовать электронный вариант?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) вводятся постепенно‚ но в 2026 году они ещё не заменили полностью бумажный документ. Новый бумажный бланк остаётся обязательным.

7.3 Как оформить замену бланка в случае порчи?

Работодатель оформляет акт о порче‚ заказывает новый лист у поставщика и вносит запись в приходно‑расходную книгу. Вкладка в трудовую книжку заменяется новым листом с указанием причины замены.

7.4 Где скачать образцы для ознакомления?

Образцы доступны на официальных порталах:

• КонсультантПлюс – Приложение N 1 к приказу № 320н
• Министерство труда РФ – раздел «Документы»

Практический чек‑лист для работодателя

1. Убедиться‚ что в организации есть актуальная партия новых бланков.
2. Обучить ответственных лиц (бухгалтер‚ кадровик) правилам заполнения.
3. Вести приходно‑расходную книгу бланков.
4. Проверять каждую запись на соответствие требованиям ТК РФ.
5. Хранить бланки в закрытом помещении‚ недоступном посторонним.
6. Регулярно проверять состояние бланков (износ‚ повреждения).

Новый бланк бумажной трудовой книжки – важный элемент кадровой документации‚ который обеспечивает более надёжную защиту прав работников и упрощает работу работодателя. Соблюдение требований к оформлению‚ хранению и учёту бланков поможет избежать штрафов и конфликтов с инспекцией.

Помните: правильное оформление – залог доверительных отношений между работодателем и сотрудником.

Статья подготовлена на основе открытых источников (Гарант.ру‚ КонсультантПлюс‚ Минтруд России) и актуальна на .