С 1 января 2023 года в России начался переход на новый формат трудовых книжек и их электронные аналоги․ Это изменение затронуло как работодателей‚ так и работников‚ а также кадровые службы․ В этой статье мы разберём‚ где именно хранится информация о трудовом стаже‚ какие преимущества и недостатки нового способа‚ с каким документом проще работать кадровику‚ и на какие подводные камни стоит обратить внимание․

Что изменилось с 2023 года?

• Новый образец трудовой книжки – бумажный документ с изменёнными бланками и вставками (вкладышами)․ Он выглядит более современно и содержит дополнительные поля для электронных подписей․
• Электронная цифровая трудовая книжка (ЭЦТК) – полностью цифровой документ‚ доступный через портал «Работник» и приложение «Мой социальный фонд»․
• Обязательность – с 2023 года работники обязаны оформлять трудовой стаж на новых бланках‚ но при этом можно хранить и бумажную копию в личном архиве․

Где хранится информация о трудовом стаже?

2․1 Бумажная трудовая книжка

Бумажный документ хранится в личном кабинете работника‚ а также в кадровом отделе работодателя․ При необходимости работник может предъявить оригинал в любой организации‚ где требуется подтверждение стажа․

2․2 Электронная цифровая трудовая книжка

Электронный документ хранится в социальном фонде России и доступен через портал «Мой социальный фонд»․ Работодатель автоматически передаёт сведения о трудовом стаже в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТиЗ) через электронный канал․ Таким образом‚ информация всегда актуальна и проверяема в реальном времени․

Преимущества нового способа хранения

1. Упрощённая проверка – любой работник может в любой момент проверить‚ передает ли работодатель сведения в Фонд․
2. Сокращение бумажной работы – меньше печатных документов‚ меньше риск потери или повреждения․
3. Быстрый доступ к данным – электронная трудовая книжка обновляется мгновенно после внесения изменений․
4. Безопасность – данные защищены шифрованием и подписью‚ что снижает риск мошенничества․

Недостатки и риски

• Технические проблемы – при сбоях в работе портала или приложения может возникнуть временный недоступ․
• Необходимость доступа к интернету – для проверки и работы с ЭЦТК нужен стабильный интернет․
• Проблемы с идентификацией – если данные о сотруднике не совпадают в разных системах‚ могут возникнуть ошибки․
• Сохранение бумажной копии – многие работники всё ещё предпочитают хранить бумажный документ‚ чтобы иметь «папку» для личных нужд․

Как проще работать кадровику?

Для кадровиков новый формат значительно упрощает работу‚ но требует соблюдения определённых шагов:

5․1 Регистрация в системе

Кадровый сотрудник должен пройти регистрацию в системе ФСТиЗ и получить доступ к электронному порталу․

5․2 Внесение данных

Все изменения в трудовом стаже (начало работы‚ увольнение‚ перевод‚ повышение квалификации) вводятся в электронную систему‚ где автоматически генерируется электронный вкладыш․

5․3 Проверка и подтверждение

Кадровый сотрудник может проверить статус записи через портал «Мой социальный фонд» и убедиться‚ что данные успешно переданы в Фонд․

5․4 Архивирование

Бумажные копии‚ если они нужны‚ хранятся в архиве компании в соответствии с требованиями законодательства․

Подводные камни‚ которые стоит знать

• Несоответствие данных – если в бумажной и электронной версии информация не совпадает‚ это может привести к конфликтам при проверке․
• Отсутствие резервного копирования – важно регулярно делать резервные копии электронных данных․
• Неправильное заполнение вкладышей – ошибки в заполнении могут привести к отказу в признании стажа․
• Отсутствие доступа к порталу – в случае отключения интернета работник может не получить доступ к своему стажу․

Как избежать ошибок?

1. Проверяйте данные – регулярно сверяйте бумажный и электронный документы․
2. Обучайте персонал – проводите тренинги по работе с системой ФСТиЗ․
3. Обеспечьте резервное копирование – храните резервные копии в безопасном месте․
4. Следите за обновлениями – система постоянно обновляется‚ важно быть в курсе новых требований․

Новый формат трудовых книжек и их электронные аналоги значительно упрощают хранение и проверку сведений о трудовом стаже․ Работники получают доступ к актуальной информации в реальном времени‚ а кадровики экономят время и снижают риск ошибок․ Однако‚ как и любой цифровой сервис‚ система требует внимания к техническим аспектам‚ резервному копированию и правильному заполнению данных․ При соблюдении всех рекомендаций переход на новый формат станет эффективным и безопасным шагом для всех сторон․

Если вы хотите узнать больше о том‚ как правильно оформить электронную трудовую книжку или как работать с новым бланком‚ обратитесь к официальным ресурсам ФСТиЗ или к специалистам вашей кадровой службы․