С 1 января 2023 года в России действует новый образец бумажной трудовой книжки‚ утверждённый приказом Минтруда РФ № 320н. В 2026 году правила её заполнения остаются актуальными‚ но появляются новые нюансы‚ связанные с дубликатами и возможностью использовать бланки‚ изготовленные не только Гознаком.
Правовая база
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки и порядок её ведения.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66) – регламентирует обязательные записи о приёме‚ переводе и увольнении.
- Постановление Правительства РФ от № 1615 – вводит возможность изготовления бланков другими предприятиями при соблюдении требований к качеству.
Что изменилось в новой форме (2023‑2026)
- Увеличено количество разворотов для сведений о работе – теперь их 14 (ранее 12).
- Сокращено количество разворотов для награждений – 7 вместо 9.
- На ьном листе добавлены поля: «Дата выдачи»‚ «Код подразделения»‚ «Номер записи о приёме».
- Возможность оформления дубликата на новых бланках‚ если оригинал утерян.
Когда требуется запись о приёме на работу?
Запись в трудовую книжку обязана быть сделана в следующих случаях:
- Первый приём на работу в организации.
- Перевод из одного подразделения в другое (при изменении должности).
- Восстановление трудового стажа после восстановления в должности.
Какие документы нужны работодателю?
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
- Заявление работника о приёме (если требуется).
- Копия паспорта и ИНН.
- Справка о прохождении военной службы (для мужчин).
- При наличии — дубликат трудовой книжки (заполняется на новом бланке).
Пошаговая инструкция по заполнению записи о приёме на работу
Шаг 1. Подготовка бланка
Откройте разворот № 2 (страница «Запись о приёме на работу»); Убедитесь‚ что бланк чистый‚ без пятен и дефектов.
Шаг 2. Заполнение обязательных полей
| Поле | Что писать |
|---|---|
| Дата | Дата оформления записи (дд.мм.гггг). |
| Номер записи | Порядковый номер в журнале (начинается с 1). |
| ФИО работника | Полностью‚ как в паспорте. |
| Дата рождения | дд.мм.гггг. |
| Гражданство | РФ (или другое). |
| Образование | Уровень и название учебного заведения. |
| Воинская обязанность | Отслужил/не отслужил/отсрочка. |
| Должность | Точная наименование должности. |
| Трудовой договор № | Номер и дата договора. |
| Ставка (оклад) | Размер заработной платы в рублях. |
| Срок испытательного периода | Кол‑во месяцев (обычно 3). |
| Подразделение‚ код | Наименование и код подразделения. |
| Подпись работодателя | Подпись и печать организации. |
| Подпись работника | Подпись работника (приём в штат). |
Шаг 3. Проверка записи
После заполнения проверьте:
- Отсутствие орфографических ошибок.
- Соответствие даты в записи дате приказа о приёме.
- Наличие печати организации.
Шаг 4. Внесение записи в журнал учета трудовых книжек
Каждая запись должна быть отражена в журнале учёта трудовых книжек (разворот № 1). В журнале фиксируются:
- Дата выдачи/получения книжки.
- ФИО работника.
- Номер записи о приёме.
- Подразделение и должность.
Пример заполненной записи (2026 год)
| Запись о приёме на работу | |
|---|---|
| Дата | |
| Номер записи | 001 |
| ФИО | Иванов Сергей Петрович |
| Дата рождения | |
| Гражданство | Российская Федерация |
| Образование | ВУЗ‚ экономический факультет‚ 2012 г. |
| Воинская обязанность | Отслужил в армии (2009‑2011) |
| Должность | Главный бухгалтер |
| Трудовой договор № | Д-2026/03 от |
| Ставка (оклад) | 120 000 руб. |
| Срок испытательного периода | 3 месяца |
| Подразделение‚ код | Отдел финансов‚ 01‑02‑03 |
| Подпись работодателя | _________________ / Петров А. В. |
| Подпись работника | _________________ / Иванов С. П. |
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать старый бланк‚ купленный до 2024 года?
Да. По приказу Минтруда работодатели могут использовать чистые бланки‚ приобретённые до 2024 года‚ однако рекомендуется переходить на новые бланки‚ так как они содержат актуальные поля.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Для дубликата необходимо:
- Подать заявление работника о замене утерянной книжки.
- Получить справку из отделения ОМС о потере.
- Оформить запись о выдаче дубликата в журнале учёта.
- Заполнить новый бланк (можно использовать как старый чистый‚ так и новый образец).
Кому и где можно бесплатно получить бланк трудовой книжки?
Бланки выдаются бесплатно в:
- Отделах кадров государственных учреждений.
- Пункте выдачи документов по месту жительства (МФЦ).
- Через онлайн‑портал Госуслуг (при наличии подтверждения необходимости).
Ошибки‚ которых следует избегать
- Отсутствие печати. Запись считается недействительной без печати организации.
- Неправильный порядок полей. Следуйте шаблону‚ иначе запись может быть отклонена инспекцией.
- Заполнение чернилами. Используйте черную ручку с чёрной чернилами‚ не карандаш.
- Пропуск даты. Дата записи обязана совпадать с датой приказа о приёме.
Где скачать актуальные бланки и образцы?
Официальные бланки доступны для скачивания на сайтах:
- Минтруд России – раздел «Документы и формы».
- Госуслуги – сервис «Трудовая книжка».
- Порталы КонсультантПлюс и Гарант – готовые шаблоны в формате DOCX и PDF.
Заполнение новой трудовой книжки в 2026 году требует внимательности к деталям и соблюдения обновлённого формата. Следуя представленной инструкции‚ вы сможете правильно оформить запись о приёме на работу‚ избежать типичных ошибок и обеспечить законность трудовых отношений.
Помните: правильная запись в трудовой книжке – это не только формальность‚ но и гарантия ваших прав при проверках‚ начислении пенсий и получении социальных льгот.