Дата актуализации: , 20:22:12

Общие сведения

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, сведения о награждениях и о
социальных гарантиях работника. С 2021 года в России введён новый образец трудовой книжки,
а к 2026 году завершён переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Новая форма
документа регулируется:

• Постановлением Правительства РФ № 1250 от 24 июля 2021 г.
• Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения
  и хранения трудовых книжек».
• Трудовым кодексом РФ (ст. 65 и последующие);

Почему появились новые трудовые книжки?

Главные причины реформы:

ускорить проверку стажа, упростить взаимодействие с Пенсионным фондом и другими
государственными органами.
1. Уменьшение бумажного документооборота. Сокращение расходов организаций на печать,
   хранение и транспортировку бумажных документов.
2. Повышение достоверности записей. Электронные подписи и автоматическое
   обновление сведений снижают риск ошибок и фальсификаций.
3. Унификация формата. Новая бумажная форма (если она всё ещё используется) имеет
   более чёткую структуру и фиксированный объём листов.

Как выглядит новый образец трудовой книжки

Новый бумажный образец отличается от прежнего лишь небольшими изменениями:

• На ьном листе указано, что печать организации ставится только при её наличии.
• Увеличен общий объём книжки: теперь в ней предусмотрено больше листов для разделов
  «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
• Структура разделов осталась прежней, но добавлены графы для указания
  идентификатора электронной трудовой книжки (если работник её использует).

Примерный состав новых листов

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это единая база данных, в которой хранится полная история карьерного пути работника.
Записи в неё вносятся работодателем в электронном виде, а работник может просматривать их через
лицевой кабинет на портале Госуслуг или через приложение
«Трудовая книжка».

Ключевые особенности ЭТК

• Записи в ЭТК обязательны с 1 января 2023 года для всех новых трудовых отношений.
• При переходе с бумажной книжки в электронную вносятся все прошлые записи в автоматическом
  режиме (при условии наличия данных в Пенсионном фонде).
• Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после приёма работника внести запись в
  ЭТК.
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент без обращения к работодателю.

Как получить новую трудовую книжку

Бумажный вариант

1. Работодатель выдаёт трудовую книжку при приёме на работу (если у работника её ещё нет).
2. Если книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работник подаёт письменное заявление
   (с указанием причины) работодателю, который оформляет новую бумажную книжку
   (исключения – случаи, когда трудовая книжка не требуется по закону).
3. Заполняются все обязательные графы, ставятся подписи и печати (если они предусмотрены).

Электронный вариант

1. Работник регистрируется в личном кабинете на портале Госуслуг (или через приложение
   «Трудовая книжка»).
2. Работодатель привязывает к аккаунту работника его идентификатор ЭТК и вносит первую запись
   о трудоустройстве.
3. При утере доступа к аккаунту работник подаёт заявление в службу поддержки, после чего
   восстанавливается доступ.

Обязанности работодателя

• Вести трудовые книжки (бумажные или электронные) в соответствии с приказом Минтруда № 320н.
• Своевременно вносить записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях, изменении условий труда.
• Хранить бумажные книжки у работника, но при этом иметь возможность предоставить копию
  в органы контроля.
• Обеспечить работнику возможность доступа к ЭТК (информировать о наличии личного кабинета,
  помогать в регистрации).

Переходный период (2021‑2026)

С 1 января 2023 года новые формы трудовых книжек стали обязательными для выдачи. Однако
полный переход к электронному формату завершился 1 января 2026 года. В течение переходного
периода:

• Существующие бумажные книжки оставались действительными, но их заменять на новые
  требовалось только в случае утраты или повреждения.
• Работодатели, использующие только бумажный учёт, обязаны были вести параллельно
  электронный реестр (для целей Пенсионного фонда).
• С 2026 года новые бумажные книжки выдаются лишь в исключительных случаях
  (например, если работник отказывается от ЭТК).

Преимущества новых трудовых книжек

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня есть ЭТК?

Если вы полностью перешли на электронный формат, бумажную книжку сохранять не требуется.
Однако старые бумажные книжки, выданные до 2023 года, остаются действительными до их замены
или утраты.

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о моём предыдущем месте работы?

Обратитесь к работодателю, который должен в течение трёх рабочих дней внести недостающие
данные. При невозможности получить запись от бывшего работодателя – подайте заявление в
Пенсионный фонд с документами, подтверждающими стаж.

Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки?

С 2021 года дубликаты в бумажном виде более не выдаются. При утрате оригинала работник
подаёт заявление работодателю о выдаче новой книжки (при условии, что у него нет ЭТК).

Обязан ли работодатель хранить бумажную книжку у себя?

Нет. Трудовая книжка находится у работника. Работодатель лишь вносит в неё записи и
может предоставить копию в контролирующие органы.

Как проверить, что мои данные в ЭТК актуальны?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в приложение «Трудовая книжка» и
просмотрите выписку. При обнаружении ошибок – немедленно сообщите работодателю.

Новые трудовые книжки – это шаг России к полной цифровизации трудовых отношений.
Благодаря единой базе данных, работники получают быстрый доступ к своей трудовой истории,
а работодатели упрощают процесс ведения кадровой документации. К 2026 году большинство
организаций уже полностью перешли на электронный формат, однако бумажный вариант остаётся
доступным в особых случаях, когда работник отказывается от ЭТК или когда требуется
оформление в традиционной форме.

Помните, что своевременное и корректное ведение трудовой книжки (в любой форме) напрямую
влияет на расчёт пенсионных выплат, размер отпускных и другие социальные гарантии.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов (Постановление Правительства РФ № 1250,
Приказ Минтруда РФ № 320н) и актуальной информации из открытых источников по состоянию на .