Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенную цифровизацию кадрового документооборота, правильное ведение трудовых книжек остается одной из важнейших обязанностей работодателя. В этой статье мы подробно разберем актуальные требования, нововведения последних лет и самые частые вопросы, связанные с ведением этого документа.
Новый образец трудовой книжки: что изменилось с 2023 года?
С 1 января 2023 года в России официально введены в оборот трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Однако важно понимать: эти изменения не привели к аннулированию старых бланков. Изменения в новом образце носят скорее технический и несущественный характер.
- Работники, которые уже имеют на руках трудовые книжки старого образца, не обязаны их менять.
- Старые бланки продолжают действовать и остаются полноценным юридическим документом.
- Новые бланки выдаются только тем сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу или потеряли старую книжку.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Несмотря на то, что одномоментный отказ от бумажных трудовых книжек может привести к социальной неразберихе и проблемам с соблюдением трудовых прав граждан, процесс оцифровки идет полным ходом. Если в 2020 году сотрудник, работая в другой организации, сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, он может без ограничений продолжать пользоваться ей при устройстве на новую работу.
Однако работодателю важно помнить: если сотрудник ранее не подавал заявление о сохранении бумажной книжки, по умолчанию считается, что он перешел на электронный формат. В этом случае бумажный документ выдается на руки, а работодатель продолжает вести только электронную отчетность в ПФР/СФР.
Обязательные учетные документы: книги движения
Инспекторы Роструда со ссылкой на положения Приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н настоятельно напоминают: работодатель обязан вести учет бланков и самих трудовых книжек. Для этого необходимы две книги:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирует документы, принятые от сотрудников при трудоустройстве, а также выданные при увольнении.
- Книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша — фиксирует поступление новых чистых бланков и их расходование.
Важно: бумажный формат обязателен!
Вести эти книги необходимо на бумажном носителе. Электронный формат для этих регистров не допускается. Минтруд в письме от 5 мая 2021 года особо подчеркнул этот момент. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Проблемы с закупкой бланков
С 2023 года работодателям потребуется заранее договариваться с поставщиками о том, когда и как они смогут обеспечить организацию бланками трудовых книжек. Минфин изменил порядок, по которому происходит закупка и распределение этих защищенных полиграфических изделий. Из-за изменений в цепочках поставок кадровикам стоит заботиться о наличии бланков заранее, чтобы не нарушать сроки выдачи документов уволенным сотрудникам.
Грядущие изменения от Минтруда
Министерство труда и соцзащиты РФ не останавливается на достигнутом и регулярно готовит обновления. На общественное слушание был выставлен проект приказа об утверждении новых форм и порядка ведения. Главные цели Минтруда:
- Исключить избыточные требования к заполнению.
- Убрать устаревшие сведения, которые больше не актуальны в современных реалиях;
- Упростить жизнь кадровым работникам.
Печати, подписи и передача полномочий
Одно из самых ожидаемых послаблений касается заверения записей при увольнении. В частности, работодателю предлагается возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью, но и иными способами (например, штампом), либо вовсе отказаться от печати, если организация работает без нее.
Кроме того, Роструд пояснил: действующее законодательство не запрещает передавать полномочия по ведению, заполнению и подписанию трудовых книжек другим сотрудникам. Если руководитель организации издает соответствующий приказ/доверенность, заверять записи может, например, специалист по кадрам или руководитель отдела, а не только генеральный директор.
Ведение трудовых книжек требует внимательности и строгого соблюдения актуальных нормативных актов. Игнорирование правил учета, несвоевременная закупка бланков или неправильное заверение записей могут привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции. Кадровым специалистам рекомендуется регулярно отслеживать изменения в приказах Минтруда, заранее планировать закупки бланков и не забывать о том, что книги учета по-прежнему должны вестись исключительно на бумаге.