Вопрос актуален для всех работодателей, специалистов отдела кадров и самих работников. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и вкладыша к ней. В статье подробно рассматриваются:

• правовая база и даты вступления в силу;
• основные отличия нового образца от старого;
• как правильно оформить и заполнить вкладыш;
• где и у кого можно приобрести новые бланки;
• учёт и хранение бланков в организации (приходно‑расходная книга, книга учёта движения трудовых книжек);
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Новый образец трудовой книжки и вкладыша утверждён Приказом Минтруда России от  № 320н. Официально он вступил в действие с 1 января 2023 года. Дополнительные требования к учёту бланков и их хранению содержатся в Приказе Минфина России от  № 55н.

Даты и порядок перехода

1.  г. – начало продажи новых бланков и вкладышей (серия ВТ‑III, производитель – Гознак).
2. С 2023 г. по  г. – обе версии (старый и новый) действуют одновременно. Работодатели могут использовать старый образец, если у них есть запасы.
3. С  г. – новые бланки обязательны для выдачи новым сотрудникам; старый образец сохраняет юридическую силу только в случае, если он уже находится у работника.

Как выглядит новый бланк

Новый бланк трудовой книжки (серия ВТ‑III) имеет следующие особенности:

• Размер А5, 12 листов (12 разворотов) в обложке.
• На первой странице – реквизиты работодателя, сведения о трудовом договоре, QR‑код для проверки подлинности.
• Раздел «Сведения о работе» состоит из 12 развернутых полей (по 2 листа каждый) – в отличие от старого образца, где было 8 развернутых полей.
• Вкладка в виде отдельного листа (вкладыша) формата А5, на котором фиксируются записи о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда и т.д.

Вкладыш в новую трудовую книжку

Когда используется вкладыш?

Вкладыш заводится в случае, когда в трудовой книжке заканчивается место для записей (обычно после 12‑го разворота) или когда требуется внести запись в отдельный лист (например, исправление ошибки).

Как правильно оформить вкладыш

Заполнение вкладыша регламентировано тем же Приказом 320н. Ниже – пошаговая инструкция (пример заполнения приведён в КонсультантПлюс).

1. Шапка вкладыша. Указываются:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер трудовой книжки;
   • Наименование работодателя (полное официальное название, ИНН, ОКПО).
2. Запись о приёме на работу. Пишется в следующем порядке:
   • Дата приёма (дд.мм.гггг);
   • Должность, на которой принимают;
   • Трудовой договор (номер, дата);
   • Основание (пункт Трудового кодекса, приказ, контракт).
3. Запись о переводе, изменении условий труда. Указываются:
   • Дата изменения;
   • Новая должность/структурное подразделение;
   • Условия оплаты труда (оклад, тариф, премии);
   • Основание (приказ, соглашение).
4. Запись об увольнении. Обязательно:
   • Дата увольнения;
   • Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
   • Ссылка на приказ об увольнении (номер, дата).
5. Подписи. В конце каждой записи ставятся подписи:
   • Работодателя (или уполномоченного лица);
   • Работника (при приёме и увольнении);
   • М.П. организации.

Важно: если в первой странице (основной части) допущена ошибка, бланк уничтожают, а вместо него оформляют новый вкладыш. Ошибки в записи (например, неверная дата) исправляются штампом «Исправлено» и подписью ответственного лица.

Пример заполнения (в виде таблицы)

Где приобрести новые бланки и вкладыши

Согласно Приказу Минфина № 55н, новые бланки могут приобретать только работодатели у официальных поставщиков (Гознак, «Трудовые документы», специализированные каналы поставки). При этом:

• Бланки продаются в виде комплектов (трудовая книжка + 1‑2 вкладыша).
• Минимальный заказ для юридических лиц – 10 комплектов.
• Стоимость официального комплекта в 2026 г. составляет примерно 350 руб. за единицу (включая защитный комплекс).

Купить можно через:

1. Официальный сайт Гознак (раздел «Трудовая документация»);
2. Крупные канцелярские сети (Озон, СберМегаМаркет) – только официальные поставщики;
3. Тендерные площадки для государственных и муниципальных заказчиков.

Учёт и хранение бланков в организации

Книга учёта движения трудовых книжек

Каждая организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек (форма 1‑К). В ней фиксируются:

• Дата выдачи/получения книги;
• ФИО сотрудника, серия и номер книги;
• Основание выдачи (приём, перевод, возврат);
• Подписи ответственного лица.

Приходно‑расходная книга по учёту бланков

Для контроля наличия новых бланков и вкладышей вводится приходно‑расходная книга (форма 2‑К). В ней отражаются:

• Дата поступления новых комплектов от поставщика;
• Количество полученных и выданных бланков;
• Ответственный за хранение (обычно отдел кадров);
• Примечания о списании (повреждение, утилизация).

Защитный комплекс

Новые трудовые книжки поставляются в защитном пакете (пластиковый чехол, герметичная обложка). По Приказу Минтруда, такой комплект считается официальным документом и не подлежит открытию до момента выдачи работнику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старый бланк после 2026 года?

Да, если он уже находится у работника. Однако при выдаче новых сотрудников необходимо использовать только новый образец.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?

Если ошибка допущена в первой странице, бланк уничтожается, а вместо него оформляется новый вкладыш. Для исправления ошибок в записях используется штамп «Исправлено» и подпись ответственного лица.

Как оформить замену утерянного вкладыша?

Работодатель оформляет акт утраты, после чего выдаёт новый вкладыш, в котором в шапке указывается «Вкладыш заменён» и ссылка на акт.

Где можно скачать образец бланка?

Образцы доступны на официальных порталах:

• Сайт Минтруда России – раздел «Документы»;
• КонсультантПлюс (пример заполнения вкладыша);
• Контур.Экстерн – готовый шаблон в формате Word/PDF.

Обязан ли работодатель вести электронный реестр трудовых книжек?

На 2026 год электронный реестр (ЭТК) находится в стадии пилотного проекта. Обязательное электронное ведение планируется к 2028 году; Пока сохраняется бумажный вариант.

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша – важный элемент кадровой документации, который повышает надёжность учёта и упрощает проверку подлинности документов. Ключевые моменты, которые необходимо помнить работодателю:

1. С 1 января 2023 года использовать только новые бланки и вкладыши (серия ВТ‑III);
2. Вести книгу учёта движения трудовых книжек и приходно‑расходную книгу по бланкам;
3. Обеспечить наличие достаточного запаса новых бланков у отдела кадров;
4. Заполнять вкладыш строго по образцу, фиксировать подписи и печати;
5. При ошибках в первой странице уничтожать бланк и оформлять новый вкладыш.

Соблюдение этих правил поможет избежать юридических споров, ускорит процесс проверки в государственных органах и обеспечит надёжную защиту прав работников.

Дата публикации: 22 мая 2026 г. | Источники: Приказ Минтруда РФ № 320н , Приказ Минфина РФ № 55н , официальные сайты Гознак и КонсультантПлюс.