С 1 января 2023 г. в России действует новый образец трудовой книжки, а с 1 января 2026 г. завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку впервые, какие требования предъявляются к бумажной и электронной версии, а также какие изменения в Трудовом кодексе (ТК РФ) влияют на её ведение.

Правовые основы нового образца трудовой книжки

• Постановление Правительства РФ от  № 1250 – вводит новый образец трудовой книжки с 1 января 2023 г.
• Приказ Минтруда России от  № 320н – утверждает порядок оформления и содержания нового образца.
• Статья 66 ТК РФ (изменённая в 2024 г.) закрепляет обязанности работодателя вести трудовую книжку и фиксировать в ней все изменения трудовых отношений.
• Федеральный закон от 1 января 2020 г. о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) – закрепляет правовой статус ЭТК как официального документа.

Ключевые изменения по сравнению с прежним образцом

• Новый формат: более компактный, с улучшенной защитой от подделки.
• Упрощённые записи: теперь в трудовой книжке фиксируются только основные сведения о трудовом стаже и причинах увольнения.
• Возможность интеграции с электронным реестром: работодатель может сразу выдать электронный вариант, а бумажный – как резервный.

Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году

1. Трудоустройство – работодатель оформляет договор о трудоустройстве и подаёт сведения в систему «Справочник Фондов Ресурсов» (СФР).
2. Выдача трудовой книжки – работодатель выбирает формат:
   • Бумажная – традиционный вариант, который сохраняется в личном архиве работника.
   • Электронная – при наличии согласия работника и при условии, что работодатель подключён к системе ЭТК.
3. Заполнение первой записи – в разделе «Трудовая деятельность» указываются:
   • Дата начала работы.
   • Наименование работодателя.
   • Должность, трудовой стаж (в днях).
   • Условия труда (если применимо).
4. Подпись и печать – работодатель подписывает запись, ставит печать организации.
5. Передача работнику – трудовая книжка передаётся сотруднику, который проверяет правильность заполнения и подписывает подтверждение.

Когда выдать бумажную, а когда электронную трудовую книжку?

• Если работник не согласен с выдачей ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную.
• Если работодатель не подключён к системе ЭТК, но работник желает получить электронный вариант, можно оформить бумажную и в дальнейшем перевести сведения в ЭТК по согласованию.
• С 1 января 2026 г. переходный период завершён: все новые трудовые книжки должны быть выданы в электронном виде, если работодатель подключён к системе.

Как вести и хранить трудовую книжку нового образца

Бумажная трудовая книжка

• Сохраняйте в надёжном месте (бюджетный архив, личный сейф).
• Не допускайте повреждений: используйте защитный чехол.
• При увольнении введите запись о причинах увольнения и дату окончания трудовых отношений.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Доступна через портал «Электронный персональный кабинет» (ЭПК).
• Все записи автоматически синхронизируются с государственным реестром.
• В случае смены работодателя данные автоматически переходят в новый реестр.
• Для подтверждения стажа при получении пенсии, пособий и т.д. достаточно предоставить скриншот из ЭПК.

Что изменилось в требованиях к записям в трудовой книжке?

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

1. Пользователь входит в ЭПК и открывает раздел «Трудовая книжка».
2. Скачивает PDF‑версию справки о стаже.
3. Подтверждает подпись работника (если требуется) и отправляет копию в нужный орган (пенсионный фонд, налоговую инспекцию и т.д.).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли хранить только электронную трудовую книжку? Да, при условии, что работодатель подключён к системе ЭТК и работник дал согласие.
• Что делать, если бумажная книжка потеряна? Работодатель обязан выдать справку о стаже и оформить новую книжку;
• Как получить копию записи о стаже для пенсионного фонда? В ЭПК можно скачать PDF‑версию справки о стаже.
• Нужно ли обновлять бумажную книжку при переходе на ЭТК? Нет, но работодатель должен сохранить копию всех записей в электронном виде.

Где купить новый образец трудовой книжки?

В интернет‑магазине Орион продаются вкладыши и полные наборы трудовых книжек нового образца. Минимальная сумма заказа – 1500 руб., а доставка осуществляется по всей России.

• С 1 января 2023 г. действует новый образец трудовой книжки – более компактный и защищённый.
• С 1 января 2026 г. завершается переходный период по ЭТК: новые книжки выдают в электронном виде, если работодатель подключён к системе.
• Работодатель обязан вести как бумажную, так и электронную версии, если работник их требует.
• Записи в трудовой книжке теперь упрощены, но обязательны для всех изменений трудовых отношений.
• Для подтверждения стажа при получении пенсии, пособий и т.д. достаточно предоставить электронную справку из ЭПК.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем оформить и вести трудовую книжку в соответствии с требованиями нового ТК и законодательства РФ.