Дата актуализации: 21 мая 2026 г. 22:22

С 1 января 2023 г. в России введён новый образец бумажной трудовой книжки. С тех пор в законодательстве и в практике кадрового делопроизводства произошли существенные изменения, которые необходимо знать как работодателям, так и работникам. В статье рассмотрены:

• правовые основы нового бланка;
• основные отличия от старой формы;
• как оформить дубликат при утере;
• пошаговая инструкция заполнения;
• специальные варианты (студенты, временные сотрудники);
• где взять бланки бесплатно и как их печатать.

Правовые основания

Новый образец трудовой книжки утверждён приказом Минтруда России № 320н от  г. и вступил в действие 1 января 2023 г. С этого момента все организации обязаны вести трудовые книжки в соответствии с новым форматом. При этом закон допускает использование:

1. старых чистых бланков, приобретённых до 2024 года (для дубликатов);
2. бланков нового образца, изготовленных любым предприятием, отвечающим требованиям к качеству печати (с 2024 г. их может выпускать не только Гознак).

Согласно приказу Минтруда, работодатели обязаны обеспечить каждому сотруднику наличие трудовой книжки в течение 5 рабочих дней со дня начала работы.

Что изменилось в новом образце?

Эти изменения упрощают автоматизацию кадрового учёта и позволяют быстрее проверять подлинность документа.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или требует замены, работник подаёт заявление работодателю. Существует два пути:

• Использовать старый чистый бланк (при наличии). Такой бланк может быть использован до 2024 года включительно.
• Оформить дубликат на бланке нового образца. Это предпочтительный вариант, так как в нём уже предусмотрен QR‑код и актуальная структура.

Пошаговый порядок оформления

1. Работник заполняет заявление о выдаче дубликата (см. образец ниже).
2. Работодатель проверяет наличие утерянного экземпляра в архиве (если он был передан в архив).
3. Подписывает заявление и ставит печать.
4. Заполняет новый бланк (или старый чистый) в соответствии с инструкцией.
5. Выдаёт дубликат работнику в течение 5 рабочих дней (согласно Трудовому кодексу РФ).

Образец заявления

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ______________________ (ФИО полностью),
дата рождения: _______________,
паспорт: серия ___ № __________,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________,
прошу выдать мне дубликат трудовой книжки № __________,
утраченной (повреждённой) в результате ______________________.

«____» ___________ 2026 г. ______________________
(подпись)

Инструкция по заполнению новой трудовой книжки

Титульный лист

Заполняются следующие реквизиты (пишутся печатными буквами):

• ФИО работника (полностью);
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Наименование работодателя, ИНН, ОКПО, юридический адрес, телефон, e‑mail;
• Дата выдачи книжки.

Вкладыш № 1 – Сведения о работе

Для каждой записи указываются:

Вкладыш № 2 – Образование и квалификация

Заполняется при поступлении в организацию, если у работника есть высшее или среднее профессиональное образование, а также при получении новых квалификаций.

• Наименование учебного заведения;
• Год окончания;
• Специальность, квалификация;
• Документ, подтверждающий образование (дата и номер).

Вкладыш № 3 – Сведения о командировках и стажировках

Указывается только в случае, если командировка оформляется как отдельный период работы (например, в рамках проекта).

Вкладыш № 4 – Прочие записи

Здесь фиксируются изменения фамилии, имени, отчества, а также исправления ошибок в предыдущих записях.

Специальные варианты

Трудовая книжка для студентов

Для студентов, проходящих практику, предусмотрена отдельная форма «Трудовая книжка (студент)». В ней добавлен раздел «Учебное заведение», где указывается факультет, курс и срок практики. Образец заполнения доступен в КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.) и в открытом доступе на портале Контур.Экстерн.

Трудовая книжка в государственных учреждениях

Госслужащие используют тот же бланк, но в титульном листе указывается «Госслужба» и добавляются реквизиты подразделения (Код ОКТМО, телефон отдела кадров).

Где взять бланки нового образца?

• Бесплатно от государства – в любой Центр занятости населения можно получить чистый бланк (при наличии свободных экземпляров).
• Покупка у типографии – любой лицензированный производитель, соответствующий требованиям ГОСТ 7.0‑200, может изготовить бланк. Стоимость от 150 руб.
• Онлайн‑заказ – сервисы КонсультантПлюс и Контур.Экстерн предлагают готовые PDF‑шаблоны, которые можно распечатать на принтере с поддержкой QR‑кода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старый бланк после 2024 года?

Да, но только если он был приобретён до 2024 года и не содержит записей. После 2024 года рекомендуется переходить на новый образец.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в отдельном разделе «Прочие записи» с указанием причины исправления, подписи работодателя и печати. При серьёзных ошибках (например, неверный ИНН организации) рекомендуется оформить дубликат.

Сколько времени даёт работодатель на выдачу дубликата?

Согласно Трудовому кодексу РФ – не более 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Нужен ли QR‑код в бумажной версии?

Да, он обязателен в новых бланках. QR‑код содержит уникальный идентификатор книжки и позволяет проверять её подлинность в государственных сервисах.

Новая трудовая книжка нового образца – это современный документ, отвечающий требованиям цифровой эпохи, но сохраняющий юридическую силу бумажного формата. Переход на новый бланк упрощает работу кадровых служб, повышает прозрачность трудовых отношений и облегчает проверку подлинности документа. Работодателям важно своевременно обновлять бланки, а работникам – знать свои права при получении, заполнении и замене трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Минтруд России. Подготовленные образцы заявлений и инструкций можно скачать с официальных порталов КонсультантПлюс и Контур.Экстерн.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.