Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н), а также обновлённые требования к электронной форме (ЕФС‑1). Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет кадровикам и бухгалтерам правильно оформлять бумажные и электронные трудовые книжки, избегая типичных ошибок.

Содержание статьи

1. Общие положения и нормативная база
2. Подготовка к оформлению трудовой книжки
3. Заполнение ьного листа (вкладыша, дубликата)
4. Ведение основной части (разделы 1‑4)
5. Алгоритм внесения нумерации во вкладыш
6. Особенности электронной трудовой книжки (ЕФС‑1)
7. Исправления и внесение изменений
8. Хранение и выдача дубликатов
9. Часто задаваемые вопросы

Общие положения и нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязательное ведение трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• ФЗ‑27 «О персональных данных» – требования к защите сведений, содержащихся в книжке.
• Приказ ФНС России № ЕД-7-11/@ от 2026 г. – порядок формирования и отправки сведений ЕФС‑1.

Важно: все записи делаются черным или синим пастой, без сокращений, даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Подготовка к оформлению трудовой книжки

1. Проверить наличие бланка трудовой книжки (форма ТД‑1) и вкладыша (форма ТД‑2) согласно Приказу № 320н.
2. Убедиться, что у работника есть паспорт, СНИЛС и ИНН – они понадобятся для заполнения ьного листа.
3. Подготовить приказы о приёме, переводе, увольнении, а также справки о совместительстве (если требуется).
4. В случае первого оформления – зарегистрировать заявление на выдачу трудовой книжки как входящий документ в журнале регистрации кадровых документов.

Заполнение ьного листа (вкладыша, дубликата)

ьный лист заполняется один раз при первом оформлении книжки или при выдаче дубликата.

• Графа 1: Фамилия, имя, отчество (полностью, как в паспорте).
• Графа 2: Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3: Место рождения (город, область, страна).
• Графа 4: Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
• Графа 5: СНИЛС.
• Графа 6: ИНН (при наличии).
• Графа 7: Образование (уровень, специальность, название учебного заведения, год окончания).
• Графа 8: Профессия, специальность (по последнему месту работы или по направлению подготовки).
• Графа 9: Дата заполнения ьного листа (ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 10: Подпись работника.
• Графа 11: Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, руководитель отдела кадров).

При оформлении дубликата в графе 9 указывается дата выдачи дубликата, а в графе 10 – подпись работника, подтверждающая получение дубликата.

Ведение основной части (разделы 1‑4)

Основная часть трудовой книжки состоит из четырёх разделов:

1. Раздел 1 – Сведения о работе: запись о приёме, переводах, совместительстве, увольнении.
2. Раздел 2 – Сведения о наградах и поощрениях: ордена, медали, благодарности, почётные звания.
3. Раздел 3 – Сведения о профессиональном обучении: курсы, повышение квалификации, переподготовка.
4. Раздел 4 – Сведения о трудовой деятельности в периоды, не связанные с основной работой: государственная служба, работа в организациях без трудового договора (например, творческая деятельность).

Алгоритм записи в Раздел 1

1. Определить порядковый номер записи (после последней записи в разделе).
2. Заполнить графу «Дата» – дата издания приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
3. Заполнить графу «Номер документа» – номер приказа, распоряжения, справки.
4. Заполнить графу «Наименование документа» – например, «Приказ о приёме на работу», «Приказ о переводе», «Справка о совместительстве».
5. Заполнить графу «Дата начала работы» – фактическая дата начала трудовой деятельности (по приказу).
6. Заполнить графу «Дата окончания работы» – дата увольнения или окончания перевода (если известна).
7. Заполнить графу «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
8. Заполнить графу «Должность» – точное название должности (как в штатном расписании).
9. Заполнить графу «Основание» – ссылка на приказ (например, «Приказ № 123 от »).
10. Поставить подпись ответственного за ведение книжки и печать организации (если требуется).

Приказ № 123 Приказ о приёме на работу — ООО «Ромашка» Менеджер по продажам Приказ № 123 от ___________________ (подпись)

Особенности записи о совместительстве

• В графе «Наименование организации» указывается основное место работы, а в графе «Должность» – должность по совместительству.
• В графе «Основание» делается ссылка на приказ о приёме на работу по совместительству.
• Если совместительство становится основной работой, делается дополнительная запись о переводе с указанием новой даты начала работы.

Алгоритм внесения нумерации во вкладыш

Когда все страницы текущего раздела заполнены, в трудовую книжку подшивается специальный вкладыш (форма ТД‑2). Вкладыш нумеруется Continuously с учётом уже использованных номеров.

1. Определить последний использованный номер в основной книжке (например, запись № 57).
2. Первая страница вкладыша получает номер 58.
3. Каждая последующая страница вкладыша увеличивает номер на единицу (59, 60 и т.д.).
4. При заполнении всех страниц вкладыша процесс повторяется: подшивается новый вкладыш, нумерация продолжается.
5. На внутренней стороне обложки вкладыша делается пометка «Вкладыш к трудовой книжке № [номер основной книжки]».

Пример нумерации:

• Основная книжка: записи 1‑57.
• Вкладыш 1: записи 58‑112 (55 страниц).
• Вкладыш 2: записи 113‑167 и т.д.

Особенности электронной трудовой книжки (ЕФС‑1)

С 2026 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР через форму ЕФС‑1. Электронная трудовая книжка не заменяет бумажную, но дублирует её данные в информационной системе.

Этапы формирования ЕФС‑1

1. Сбор данных из приказов, трудовых договоров и иных документов (даты, номера, наименования организаций, должности).
2. Заполнение разделов ЕФС‑1:
   • Раздел 1 – сведения о приёме, переводах, увольнениях.
   • Раздел 2 – сведения о совместительстве.
   • Раздел 3 – сведения о профессиональном обучении.
   • Раздел 4 – сведения о наградах и поощрениях.
3. Контроль корректности формата дат (ДД.ММ.ГГГГ) и отсутствия сокращений.
4. Подписание файла квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица.
5. Отправка в ПФР через личный кабинет работодателя или через систему «СЭДО».
6. Получение подтверждения приёма и хранение копии ЕФС‑1 в электронном архиве не менее 50 лет.

Важно: если в бумажной книжке сделаны исправления, соответствующие изменения должны быть отражены в следующей отправке ЕФС‑1.

Исправления и внесение изменений

Исправления допускаются только при условии, что ошибка не изменяет суть записи. Порядок:

1. Ошибочную запись аккуратно зачёркивают одной тонкой линией (не замазывают).
2. Сверху пишут правильную информацию.
3. Рядом указывают «Исправлено верно» и дату исправления.
4. Подпись лица, внесшего исправление, и печать организации.
5. В электронной форме ЕФС‑1 исправление отражается в следующем периоде подачи сведений (с пометкой «Исправление»).

Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или стирать запись полностью.

Хранение и выдача дубликатов

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, температура 18‑22 °C, относительная влажность 40‑60 %).
• Каждая книжка помещается в отдельный папку или конверт с маркировкой ФИО и номером книжки.
• Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (или до достижения им пенсионного возраста, если больше).
• При выдаче дубликата:
  1. Сотрудник подаёт письменное заявление.
  2. Кадровик проверяет наличие всех записей в оригинале и готовит дубликат, копируя все записи точно.
  3. На ьном листе дубликата ставится отметка «Дубликат» и дата выдачи.
  4. Подписи ставятся работником и ответственным лицом.
  5. Оригинал остаётся у работодателя, дубликат выдаётся на руки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать синюю пасту для записей?

Да, допустимы черная или синяя паста. Другие цвета не разрешены.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Сначала следует подать заявление об утере. Затем кадровик готовит дубликат на основе имеющихся приказов и личных данных работника. При отсутствии некоторых записей можно запросить справки у предыдущих работодателей.

Нужно ли заверять каждую запись печатью организации?

Печать ставится только на ьном листе и при выдаче дубликата. Обычные записи в разделе 1 заверяются подписью ответственного лица; печать не обязательна, если иное не предусмотрено внутренними нормами работодателя.

Как оформить запись о дистанционной работе?

Дистанционная работа оформляется как обычный перевод или приём на работу с указанием в графе «Наименование организации» названия работодателя и в графе «Должность» – должности, выполняемой удалённо. В примечании можно указать «удаленно».

Есть ли ограничения на количество вкладышей?

Ограничений нет. Количество вкладышей определяется только объёмом записей. Каждый новый вкладыш продолжает нумерацию с последнего номера основной книжки.

Соблюдение представленного алгоритма гарантирует корректное ведение трудовых книжек, минимизирует риск штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечивает надёжную документацию трудовой деятельности работников на протяжении всей их профессиональной жизни.