С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения, оформления и хранения трудовых книжек, закреплённый приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н․ В статье разберём ключевые положения, как правильно заполнять новую форму, где хранить документы и какие нюансы стоит учитывать при выдаче дубликатов․
Что изменилось в приказе № 320н?
- Новая форма трудовой книжки – типовой бланк, утверждённый приказом, заменил старую бумажную схему․ В него входят 12 страниц для сведений о работе и 5 страниц для награждений․
- Порядок ведения – теперь каждая запись фиксируется в отдельной странице, а титульный лист оформляется по шаблону, указанному в приказе․
- Хранение – трудовые книжки должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и других повреждений․ Приказ уточняет требования к условиям хранения․
- Выдача дубликатов – порядок оформления и выдачи дубликата стал более строгим, чтобы избежать мошенничества․
- Перевод в электронный формат – хотя переход на электронные сведения продолжается, бумажные книжки остаются обязательными до полного перехода․
Как правильно заполнить новую трудовую книжку?
- Титульный лист – оформляется по типовой форме, указанной в приказе․ На него указываются ФИО работника, дата рождения, место работы, должность и дата начала работы․
- Сведения о работе – каждая запись занимает одну страницу․ Включает:
- Дата начала и окончания работы на конкретном месте․
- Должность, обязанности и оклад․
- Причина увольнения (если применимо)․
- Сведения о награждениях – отдельные страницы для премий, благодарностей и иных наград․
- Проверка и подпись – после заполнения каждая страница подписывается руководителем и работником․ При необходимости добавляются печати․
Где хранить трудовые книжки?
Приказ № 320н устанавливает следующие требования:
- Книжки должны храниться в системе архивного учета, доступной только уполномоченным сотрудникам․
- Хранилище должно быть защищено от огня, влаги и прямого солнечного света․
- При необходимости можно использовать электронный архив, но бумажные экземпляры остаются обязательными․
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Согласно приказу, дубликат оформляется только в следующих случаях:
- Потеря, кража или повреждение оригинала․
- Необходимость выдачи в другом регионе․
Процедура:
- Подать заявление в отдел кадров․
- Предоставить копию оригинала (если возможно) и документы, подтверждающие потерю․
- Заполнить форму дубликата по образцу из приказа․
- Получить подпись руководителя и печать․
Перевод в электронный формат: что нужно знать?
Хотя бумажные трудовые книжки остаются обязательными, в 2023 году в России начали использоваться электронные версии․ При этом:
- Электронные данные дополняют бумажные, а не заменяют их․
- Работники могут получить дубликат в электронном виде, если они не перешли на новый образец․
- Приказ № 320н не отменяет требования по хранению бумажных копий․
Практические рекомендации для кадровиков
- Проверьте наличие типового бланка в приходно‑расходной книге․
- Обучите сотрудников правильному заполнению страниц․
- Организуйте регулярный аудит хранения трудовых книжек․
- Следите за сроками выдачи дубликатов – они не должны превышать 30 дней․
- Ведите журнал изменений в документах, чтобы избежать конфликтов․
Где можно скачать текущее издание приказа?
Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н (об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек) доступен на официальном сайте Минюста РФ․ Там же можно найти PDF‑версию бланков и инструкций․
Ссылки (по состоянию на 21 мая 2026 г;)
- Приказ Минтруда № 320н (PDF)
- Бланки трудовых книжек
- Пошаговое руководство по заполнению
Приказ № 320н – ключевой документ, регулирующий работу с трудовыми книжками в России с 1 сентября 2021 года․ Он устанавливает:
- Новый типовой бланк и порядок его заполнения․
- Требования к хранению и защите документов․
- Процедуры выдачи дубликатов․
- Согласование с переходом на электронные сведения․
Соблюдение всех пунктов приказа гарантирует законность кадровых процессов и защиту прав работников․