Важно! С 1 января 2022 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда № 722н․ Он кардинально изменил правила внесения записей․ Главное правило: в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах․ Сведения о временных переводах (включая замещение отсутствующего сотрудника) в книжку не заносятся․
Ключевые принципы заполнения при переводе
Любая запись о переводе является изменением условий трудового договора (ст․ 72 ТК РФ) и должна быть оформлена письменно․ В трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя․
Что указывается в записи (по графам раздела «Сведения о работе»):
- Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает общую нумерацию всех записей в разделе)․
- Графа 2: Дата фактического начала работы на новой должности/в новом подразделении․ Это дата, с которой сотрудник приступил к исполнению новых обязанностей․
- Графа 3: Наименование должности (с учетом специальности, квалификации) и наименование структурного подразделения (если оно было указано в трудовом договоре)․
- Графа 4: Основание записи – номер и дата приказа (распоряжения) о переводе․
Разные ситуации и как их правильно отразить
Постоянный перевод на другую должность в том же структурном подразделении
Если подразделение не меняется, в графе 3 указывается только новая должность․ Указание прежнего подразделения не требуется․
Пример записи:
1 | | Ведущий специалист отдела продаж | Приказ № 124-к от
Постоянный перевод на другую должность в другое структурное подразделение
В этом случае в графе 3 обязательно указывается и новая должность, и новое наименование подразделения․ Если в исходном трудовом договоре подразделение было указано, его изменение должно быть отражено․
Пример записи:
2 | | Главный бухгалтер (филиал "Северный") | Приказ № 201-к от
Перевод, сопровождающийся изменением работодателя (прием в порядке перевода)
Такая ситуация возникает при реорганизации (слиянии, присоединении) или смене собственника имущества организации (ст․ 75․1 ТК РФ)․ Запись в книжке должна содержать наименование прежнего работодателя․
Пример записи:
3 | | Инженер-конструктор (ООО "ТехноПроект") | Приказ о приеме в порядке перевода № 45-к от
Что НЕ заносят в трудовую книжку?
- Временный перевод (в т․ч․ для замещения отсутствующего сотрудника)․
- Совмещение профессий (должностей) – это отдельный дополнительный трудовой договор, который оформляется, но в основную запись о приеме на работу не вносится․
- Назначение на временно исполняемые обязанности (например, и․о․ руководителя)․
Порядок действий отдела кадров
- Оформить приказ (распоряжение) о переводе с указанием даты начала новых обязанностей, новой должности и подразделения․
- Дополнить трудовой договор соответствующими изменениями (дополнительным соглашением)․
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с правилами выше;
- Уведомить работника под роспись о внесенной записи․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Указание в графе 3 только должности без подразделения, когда оно было в договоре․
Решение: Всегда сверяться с первоначальным трудовым договором․ Если подразделение было указано при приеме, его изменение фиксируйте․ - Ошибка: Внесение записи о временном переводе․
Решение: Помните: временные переводы не отражаются․ Оформляйте только приказ и дополнительное соглашение․ - Ошибка: Неправильная дата в графе 2 (указание даты приказа вместо даты фактического выхода на новую работу)․
Решение: Указывайте тот день, с которого сотрудник начал работать на новой позиции․ - Ошибка: Отсутствие ссылки на приказ в графе 4․
Решение: Без номера и даты документа запись считается некорректной․
Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – это защита прав как работника, так и работодателя․ Ключевые моменты:
- Записываем только постоянные переводы․
- В графе 3 указываем должность и подразделение (если оно было в договоре)․
- В графе 2 ставим дату фактического начала новой работы․
- В графе 4 указываем номер и дату приказа․
- При смене работодателя в записи обязательно пишем старое наименование организации․
Всегда сверяйтесь с действующим Приказом Минтруда № 722н и внутренними правилами вашей организации․ При сомнениях консультируйтесь с юристом по трудовому праву․
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и кадровой практики по состоянию на 23 мая 2026 года․