Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем․ С 1 сентября 2021 г․ в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, закрепленный Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г․ № 320н․ В статье мы разберём основные правила оформления записей, примеры заполнения и нюансы, которые важно знать работодателям и работникам․
Что изменилось в новом порядке?
- Новый бланк трудовой книжки появился, но смена старой на новую не требуется – при приёме работника, который привёл старый образец, работодатель обязан вести записи в нём․
- Порядок внесения записей о приёме, увольнении, переводе, смене режима работы, переименовании организации, а также о временном переводе в постоянный закреплён в Приказе 320н․
- Срок действия новых правил установлен до 1 сентября 2027 г․ (периодичность обновления – 5 лет)․
- Внесение записей в трудовую книжку теперь должно сопровождаться подписью работодателя, датой, печатью (если применима) и, при необходимости, копией документа, подтверждающего изменение (например, решение о переименовании)․
Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»
Приём на работу
Запись о приёме оформляется в графе 3 раздела «Сведения о работе»:
«Принят на должность название должности в организации с дата приёма»
Если работник выполняет работы вахтовым методом, в запись добавляется уточнение:
«Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом»
Увольнение
Запись о увольнении оформляется в графе 3:
«Уволен с должности название должности в организации по причине увольнения с дата увольнения»
Перевод и смена режима работы
При переводе сотрудника в другую организацию или смене режима работы (например, с вахты на пятидневку) в графе 3 фиксируется:
«Перевод с вахтового режима на стандартную пятидневную работу»
В графе 4 указывается документ, подтверждающий перевод, его дата и номер․
Переименование организации
Если у работодателя меняется название, в графе 3 отдельной строкой вносится запись:
«Организация (указывается старое название и дата переименования) переименована (указывается новое название)»
В графе 4 указывается документ, на основании которого присвоено новое название, его дата и номер․
Если сотрудник продолжает работать, после последней записи в копии страницы с последней записью добавляется фраза:
«Работает по настоящее время»
Эта запись также заверяется подписью и датой, а при наличии печати – ставится печать организации или ИП․
Порядок внесения записей: пошаговый алгоритм
- Подготовка документов – приём, увольнение, перевод, переименование․ Необходимо иметь копию решения, приказа, договора и т․д․
- Запись в графе 3 – точное указание даты, должности, причины и названия организации․
- Запись в графе 4 – указание документа, подтверждающего изменение, его дата и номер․
- Подпись работодателя – внизу страницы, дата оформления․
- Печать – ставится, если организация использует печать․
- Сохранение копии – работодателю необходимо хранить копию каждой страницы трудовой книжки в течение 10 лет․
Ответственность за нарушение порядка
За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность в соответствии с законодательством РФ․ Работодатель может быть привлечён к административной ответственности, а работник – лишён права на получение документов о стаже․
Примеры заполнения трудовой книжки
| Событие | Запись в графе 3 | Запись в графе 4 |
|---|---|---|
| Приём на работу | «Принят на должность инженера-строителя в ООО «СтройТех» с » | — |
| Увольнение | «Уволен с должности инженера-строителя в ООО «СтройТех» по соглашению сторон с » | — |
| Перевод в другую организацию | «Перевод с ООО «СтройТех» в ООО «ТехПро» на должность инженера-строителя» | Приказ № 12 от |
| Переименование организации | «ООО «СтройТех» переименовано в ООО «НовыйСтрой»» | Решение о переименовании № 5 от |
Как вести бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Новый бланк трудовой книжки уже в обращении, но смена старой на новую не требуется․ Работодатель обязан вести записи в том образце, который привёл работник․ Если в будущем понадобится дубликат, новый бланк будет выдан по запросу․
При оформлении записей важно соблюдать:
- Точность и правдивость информации;
- Соблюдение сроков (запись о приёме должна быть внесена в течение 10 рабочих дней с даты приёма);
- Наличие подписи и печати (если применимо);
- Хранение копий в течение 10 лет․
- Следуйте Приказу 320н – это гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав работника․
- Всегда проверяйте актуальность документов, подтверждающих изменения (переименование, перевод, смена режима работы)․
- Не забывайте о копиях – они нужны для проверки стажа и в случае аудита․
- При возникновении сомнений консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому учёту․
Правильное ведение трудовой книжки – залог прозрачности и законности трудовых отношений․ Следуя изложенным правилам, вы избежите ошибок и обеспечите надёжную защиту интересов как работодателя, так и сотрудника․