Важное напоминание: С 1 января 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н). Он существенно изменил правила заполнения. Ключевой принцип: временные переводы на другую работу в той же организации НЕ отражаются в трудовой книжке. Запись вносится только при изменении работодателя или при переводе, признанном постоянным.

Законодательная основа: что говорит Трудовой кодекс?

Основные нормы закреплены в следующих документах:

• Статья 66 ТК РФ (часть 4) — общий принцип записи сведений о работе.
• Правила ведения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).
• Приказ Минтруда России № 320н — основной документ, устанавливающий современный порядок заполнения.

Ключевой вывод: Если сотрудник временно (на срок до 1 месяца, а в отдельных случаях — до 3 месяцев) выполняет другую работу в той же организации, запись в трудовую книжку не вносится; Подтверждением является приказ о временном переводе.

Когда запись ВСЕ ЖЕ требуется? Исключения из правила

Несмотря на общее правило, запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Смена работодателя. При увольнении с одной организации и приеме на работу в другую — всегда вносится запись об увольнении и о приеме на новую permanentную работу.
2. Временный перевод признан постоянным. Если сотрудник временно переводился, а затем этот перевод оформлен как постоянный (на основании нового приказа), в трудовую книжку вносится одна запись о постоянном переводе с указанием даты фактического начала работы на новой должности (даты временного перевода).
3. Работа по срочному трудовому договору. Прием на работу на определенный срок (срочный договор) — это основное место работы, и запись об этом вносится в раздел «Сведения о работе».
4. Вахтовый метод работы. Если трудовой договор заключен именно на вахтовый метод, это является основным местом работы, и запись вносится. В графе о наименовании работодателя указывается организация, которая является стороной трудового договора.

Образцы записей для разных ситуаций (2026)

Образец записи о приеме на работу по срочному трудовому договору (временная работа как основное место)

Этот случай отличается от временного перевода. Здесь сотрудник принимается на работу на определенный срок изначально.

Графа 1 (№ п/п): 1
Графа 2 (Дата): 
Графа 3 (Наименование организации, структурное подразделение, должность): ООО "Ромашка", отдел логистики, кладовщик
Графа 4 (Основание, № и дата документа): Трудовой договор от № 45-С
 

Пояснение: В графе 4 указывается номер и дата срочного трудового договора. Срок действия договора (например, до ) в самой записи не отражается. Информация о сроке содержится в самом договоре.

Образец записи при переводе, который был временным, но стал постоянным

Ситуация: сотрудник с временно исполнял обязанности инженера, а с этот перевод оформлен как постоянный.

Графа 1 (№ п/п): 2 (следующий порядковый номер после записи о приеме)
Графа 2 (Дата): (указывается дата фактического начала работы на новой должности — с момента временного перевода)
Графа 3 (Наименование организации, структурное подразделение, должность): ООО "Ромашка", отдел проектирования, инженер
Графа 4 (Основание, № и дата документа): Приказ от № 120 "О переводе на постоянную работу" (на основании приказа от № 35 "О временном переводе")
 

Пояснение: В графе 4 указываются оба приказа: и о временном переводе (как основание для фактического начала), и о признании перевода постоянным. Это обязательное требование (п. 10 Порядка № 320н).

Запись об увольнении (в случае окончания временной работы)

Если временная работа (по срочному договору или после постоянного перевода) завершается, делается стандартная запись об увольнении.

Графа 1 (№ п/п): 3
Графа 2 (Дата): 
Графа 3 (Наименование организации, структурное подразделение, должность): уволен из ООО "Ромашка", отдел проектирования, инженер
Графа 4 (Основание, № и дата документа): Приказ от № 200, ст. 79 ТК РФ (окончание срока действия трудового договора)
 

Что НЕЛЬЗЯ делать: частые ошибки

• Не вносить запись о временном переводе. Это самая распространенная и правильная практика. Не стоит «заполнять пустоту» в книжке.
• Не путать временный перевод со сменой работодателя. Если сотрудник временно откомандирован в другую организацию (по соглашению между работодателями), он остается в штате исходной организации. Запись в его трудовую книжку не вносится.
• Не делать две отдельные записи (одну о временном, другую о постоянном переводе). Делается только одна запись о постоянном переводе с указанием даты начала временного перевода.
• Не указывать в графе 3 фразу «временно исполнял обязанности…». В permanentной записи указывается только та должность, на которую сотрудник переведен.

Особый случай: работа вахтовым методом

Если трудовой договор заключен на вахтовый метод, это основное место работы. Запись в трудовую книжку вносится стандартная, как при приеме на работу. Важно правильно указать наименование работодателя — той организации, с которой заключен договор и которая выплачивает зарплату.

1. Временный перевод в той же организации = НЕТ записи в трудовой книжке. Подтверждение — приказ.
2. Срочный трудовой договор = ЕСТЬ запись (это основное место работы).
3. Временный перевод, ставший permanentным = ЕСТЬ ОДНА запись о permanentном переводе с датой начала временного перевода и ссылкой на оба приказа.
4. Смена работодателя = всегда две записи (об увольнении с предыдущего места и о приеме на новое).
5. Все записи делаются на основании приказа (или иного документа, установленного законом) с обязательным указанием его номера и даты в графе 4.

Полезный совет: При сомнениях всегда обращайтесь к тексту Приказа Минтруда № 320н (особенно раздел II и пункт 10) или консультируйтесь с юристом. Правильное оформление трудовой книжки защищает и работника, и работодателя.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (по состоянию на 23 мая 2026 года). Законодательство может меняться. Для получения точной консультации по вашему случаю обращайтесь к специалисту.