С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Работник‚ который впервые поступает на работу‚ не получает бумажную трудовую книжку – информация о его трудовой деятельности фиксируется только в электронном виде и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР). Это решение было принято в рамках цифровизации кадрового учёта и упрощения работы с документами. Однако в реальности многие работодатели и работники сталкиваются с проблемой «неоформления» трудовой книжки‚ что приводит к конфликтам и юридическим рискам.
Что изменилось в законодательстве?
- С 2021 г. в РФ действует Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он предусматривает‚ что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам‚ которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.
- Для всех остальных сотрудников (т.е. тех‚ кто уже имел трудовую книжку в прошлом) обязательным остаётся ведение бумажной книги. При этом в электронном виде (ЭТК) хранится копия всех записей.
- Обязательность выдачи бумажной трудовой книжки при письменном заявлении работника подтверждена пунктом 65 ТК РФ и положением о выдаче в течение трёх рабочих дней.
Почему «трудовые книжки» не оформляются?
- Новый сотрудник впервые трудится – у него нет бумажной книги‚ и она не оформляется. В этом случае работодатель передаёт сведения о трудоустройстве в ПФР.
- Работник не предоставляет бумажную книгу при приёме на работу. Если у него уже была книга‚ работодатель обязан оформить её по письменному заявлению сотрудника.
- Сотрудник заявляет‚ что потерял или испорчена книга. В таком случае работодатель оформляет новую книгу по заявлению работника.
- Работник не предъявляет документы о предыдущей трудовой деятельности и не имеет письменного подтверждения. В этом случае трудовые отношения не могут быть официально оформлены‚ пока не будет подтверждена трудовая история.
Что делать работодателю?
При приёме сотрудника‚ который впервые трудится
- Проверьте‚ что у работника нет бумажной трудовой книжки.
- Составьте акт о том‚ что сотрудник не предоставил книгу.
- Проведите оформление в электронном виде (ЭТК) и передайте сведения в ПФР.
При приёме сотрудника‚ который уже имел трудовую книжку
- Попросите сотрудника предоставить бумажную книгу.
- Если книга отсутствует‚ попросите письменное заявление о её отсутствии.
- Оформите новую книгу по заявлению работника‚ соблюдая порядок записи в соответствии с ТК РФ.
- Соблюдайте срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.
При отсутствии книги у сотрудника‚ который уже работал ранее
- Составьте акт о том‚ что книга не предоставлена.
- Проверьте наличие справок о трудовой деятельности из предыдущих работодателей.
- Если справки есть‚ оформите книгу на основании этих данных.
- Если справок нет‚ работодатель обязан выдать новую книгу по заявлению сотрудника.
Что делать работнику?
Если вы впервые трудитесь
- Никаких бумажных документов не нужно предоставлять. Работодатель автоматически оформит сведения в ПФР.
- Сохраняйте электронный чек о приёме – он подтвердит‚ что вы официально трудоустроены.
Если у вас уже была трудовая книжка
- Подготовьте бумажную книгу и принесите её в отдел кадров.
- Если книга потеряна или испорчена‚ подайте письменное заявление о её отсутствии.
- После получения новой книги убедитесь‚ что в ней записаны все сведения о вашем трудовом стаже.
Если вам не выдали книгу после увольнения
- Подавайте письменное обращение в отдел кадров.
- Работодатель обязан выдать книгу не позднее трёх рабочих дней.
- Если книга не ведётся (первый трудовой договор)‚ вы не получите бумажную книгу‚ но сведения будут в ПФР.
Как восстановить потерянную трудовую книжку?
Для работников‚ которые начали трудовую деятельность в 2021 году и ранее не имели бумажной книги‚ восстановление не требуется – информация уже храниться в электронном виде. Для остальных сотрудников:
- Подайте заявление в отдел кадров с просьбой о выдаче новой книги.
- Предоставьте справки о предыдущих трудовых договорах‚ если они есть.
- После оформления новой книги проверьте‚ что в ней отражены все периоды работы.
Практические рекомендации
- Всегда храните копию всех документов о трудовой деятельности (свидетельства о приёме‚ справки‚ акты о переводе в ЭТК).
- При приёме нового сотрудника проверяйте наличие бумажной книги‚ если это не первый трудовой договор.
- Обучайте персонал отдела кадров правилам оформления и выдачи трудовых книжек.
- Регулярно проверяйте‚ что сведения о сотрудниках передаются в ПФР в соответствии с законодательством.
Новый порядок ведения трудовых книжек в России требует от работодателей и работников внимательности и соблюдения сроков. Если трудовая книжка не оформляется‚ это может привести к конфликтам и штрафам. Следуя приведённым рекомендациям‚ вы сможете избежать проблем и обеспечить надёжный учёт трудовой деятельности.