С 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, связанный с масштабной цифровизацией кадрового документооборота. Для работников и работодателей важно понимать, какие существуют варианты, как они применяются и какие права предоставляет каждый из них; Данная статья подробно разбирает все аспекты ведения трудовых книжек (ТК) в современных условиях.

Исторический контекст и основные даты

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался не вдруг. Вот ключевые этапы:

• 2020 год — начался переходный период. Работодателей обязали начать вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• С 1 января 2021 года — для всех работодателей (организаций и ИП) стало обязательным вести электронную трудовую книжку (ЭТК) для каждого работника, если последний не подал заявление об отказе от неё.
• До 31 декабря 2025 года — действует переходный период, в течение которого работник имеет право выбора: получать записи только в ЭТК или также в бумажном виде (на новом бланке).
• С 1 января 2026 года, переходный период завершается. После этой даты бумажные трудовые книжки на старых бланках не будут вестись. Записи будут вноситься только в электронную форму, а работник сможет получить выписку из неё по запросу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это основной и приоритетный вариант ведения с 2021 года. Вся информация о работе (приём, увольнение, вводные данные, записи об отпусках, поощрениях и т.д.) формируется в виде электронного документа.

Ключевые особенности ЭТК:

• Хранение данных: Информация хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) (ранее, ПФР).
• Доступ для работника: Каждый гражданин может в любой момент проверить актуальность и полноту записей в своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или на сайте СФР.
• Форма выдачи: Работник вправе получить:
  • Электронную выписку (подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и СФР).
  • Бумажную выписку из ЭТК по своему заявлению (на простом листе, без специального бланка).
• Безопасность: Данные защищены от подделки, так как все записи имеют электронные подписи.
• Неограниченный срок хранения: Информация в ЭТК хранится в СФР бессрочно, даже если работник сменил несколько работодателей.

Бумажная трудовая книжка (на новом бланке)

Это альтернативный вариант, который работник может выбрать, если не хочет переходить на электронный формат.

Условия получения и ведения:

• Заявление работника: Чтобы получать записи в бумажную книжку, работник должен подать работодателю письменное заявление об отказе от ведения ЭТК. Без этого заявления работодатель обязан вести только ЭТК.
• Бланк нового образца: С 2023 года для бумажных книжек используются только новые бланки (с защитными элементами, кодом, полями для электронных отметок). Старые бланки (зелёного цвета) больше не изготавливаются и не используются.
• Кто выдаёт: Бланк выдаёт работодатель за свой счёт. При увольнении работник получает свою книжку с внесёнными записями.
• Параллельное ведение: Если работник подал заявление об отказе от ЭТК, работодатель не ведёт электронную книжку на этого сотрудника. Все записи вносятся только в бумажный вариант.
• Срок хранения: Работник хранит бумажную книжку самостоятельно. При утере или порче восстановление возможно только через суд на основании данных из ЭТК (если она велась ранее) или других документов.

Сравнительная таблица: ЭТК vs Бумажная книжка

Как сделать выбор: практические рекомендации

Работнику стоит рассмотреть следующие аргументы:

1. Для ЭТК:
   • Надёжность и сохранность данных на всю жизнь.
   • Удобство проверки записей онлайн без поиска бумажного документа.
   • Автоматическое формирование выписки для пенсионных органов (СФР уже имеет все данные).
   • Нет риска утери или повреждения.
2. Для бумажной книжки:
   • Привычный физический документ «в руках».
   • Возможность предъявления сразу без необходимости распечатывать выписку (хотя для многих инстанций теперь достаточно электронной).
   • Нежелание или сложности в использовании цифровых сервисов («Госуслуги», ЭЦП).

Важно! Если работник не подал заявление об отказе, а работодатель ведёт только ЭТК, это законно. Работодатель не обязан выдавать бумажную книжку в этом случае. Запрос на бумажный носитель должен быть оформлен как заявление о предоставлении выписки.

Обязанности работодателя

Независимо от выбора работника, работодатель должен:

• Вести трудовые сведения в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• При приёме на работу внести запись в ЭТК (или в бумажную, если есть заявление об отказе) в течение 5 рабочих дней.
• При увольнении сделать соответствующую запись и обеспечить передачу документов работнику (выписка из ЭТК или бумажная книжка).
• Передавать информацию о приёме/увольнении в СФР в электронном виде в обязательном порядке (это отдельная от ведения ТК обязанность).
• Хранить трудовые книжки на бумажном носителе (если они есть у работодателя) в соответствии с правилами архивного дела.

Что будет после 1 января 2026 года?

С этой даты переходный период завершается. Это означает:

• Все новые трудовые книжки будут создаваться только в электронном виде в системе СФР.
• Бумажные книжки на старых бланках больше не будут признаваться действующими документами. Их записи не будут иметь юридической силы для подтверждения стажа.
• Работники, у которых есть старые бумажные книжки, смогут по запросу получить выписку из ЭТК (которая будет включать все записи, в т.ч. из старой книжки, если они были внесены в систему).
• Для подтверждения трудового стажа пенсионные органы будут запрашивать данные напрямую у СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я одновременно иметь и электронную, и бумажную книжку?

Нет. Если вы подали заявление об отказе от ЭТК, работодатель ведёт только бумажную книжку. Если заявления нет — ведётся только ЭТК. Параллельное ведение двух активных книжек на одного работника законодательством не предусмотрено.

Что делать, если я потерял бумажную книжку?

Нужно обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата или выписки из ЭТК. Если работодатель вел бумажную книжку, он обязан оформить дубликат. Если велась ЭТК — выдает выписку. Для восстановления записей из старой бумажной книжки, которая не была внесена в ЭТК, может потребоваться обращение в суд.

Как работодатель подтвердит, что у меня есть ЭТК?

Вы можете самостоятельно проверить наличие и содержание своей ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах» (раздел «Трудовая книжка») или на сайте СФР. Это официальный источник данных.

С какого года оформляется первая запись в ЭТК?

Первая запись в ЭТК оформляется с 1 января 2021 года для всех вновь принятых на работу. Для работников, уже состоявших в трудовых отношениях на эту дату, записи переносятся из старых бумажных книжек в ЭТК работодателем в течение переходного периода (до 2026 года).

Современная система ведения трудовых книжек в России — это приоритет электронного формата с сохранением на переходный период возможности ведения бумажного документа по заявлению гражданина. К 2026 году страна полностью перейдёт на цифровые кадровые записи.

Работнику рекомендуется выбирать ЭТК для гарантированного сохранения данных и удобства. Работодателю необходимо чётко соблюдать процедуры: запрашивать заявление об отказе/согласии, оперативно вносить записи в выбранный формат и передавать информацию в СФР. Понимание этих вариантов помогает избежать ошибок и конфликтов в кадровом делопроизводстве.

Примечание: Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, постановления Правительства). Для конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.