Важно! С 1 сентября 2021 года применяется новый порядок заполнения трудовых книжек․ Прежние правила, утвержденные еще в советское время, полностью отменены․ Все организации обязаны вести документацию в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от ․ Эта статья содержит актуальные на 2026 год требования, образцы записей и ответы на ключевые вопросы․

Нормативная база: что нужно знать в 2026 году

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает новые формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила их заполнения․
• Часть 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от – устанавливает, что для лиц, впервые поступающих на работу, бумажная трудовая книжка не заполняется․ Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде․
• Приказ Минтруда России (изменения от 2024 года) – уточняет порядок оформления дубликатов трудовых книжек․

Кто отвечает за правильное заполнение?

Ответственность лежит на работодателе (организации или ИП)․ Конкретные задачи выполняют:

• Кадровик (специалист по кадрам) – непосредственно заполняет записи, контролирует их точность и своевременность․
• Бухгалтер – часто участвует в процессе при увольнении, сверяет данные․
• Руководитель организации (директор, гендиректор) – несет ultimate ответственность, подписывает записи и вкладыши․

За каждую ошибку, неточность или задержку в оформлении работодатель может быть привлечен к административной ответственности (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Основные правила заполнения (с )

Титульный лист (первая страница)

Заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша․ В обычной трудовой книжке, выданной при приеме на работу, титульный лист остается пустым․ Если же работник получил дубликат, на его титульном листе указываются:

• ФИО, дата и место рождения․
• Данные паспорта (серия, номер, кем и когда выдан)․
• Сведения о предыдущей трудовой книжке (если была): номер, кем выдана․
• Дата выдачи дубликата․
• Подпись руководителя организации и печать․

Записи об основных этапах трудовой деятельности

Записи делаются на русском языке, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например, «г․» – год)․ Используются шариковая ручка черного или синего цвета․ Каждая запись имеет свой порядковый номер․

Образец записи о приеме на работу:

Принят(а) на работу [должность, специальность, профессия в соответствии со штатным расписанием] с [число, месяц, год] по срочному трудовому договору / на неопределенный срок․

Пример: Принят на работу инженером-программистом с 15 июня 2026 года по срочному трудовому договору (на срок выполнения проекта «Альфа»)․

Образец записи об увольнении:

Уволен(а) с работы [по основанию, указанному в приказе об увольнении, с точной ссылкой на пункт части первой статьи 77 или статью 81 ТК РФ] с [число, месяц, год]․

Пример: Уволен с работы по истечении срока действия трудового договора (п․ 2 части первой ст․ 77 ТК РФ) с 30 ноября 2026 года․

Образец записи об изменении условий трудового договора (перевод, изменение оплаты):

Изменен трудовой договор: [краткое описание изменений, например: «должность изменена на ведущего инженера», «оклад изменен на 75 000 рублей»] с [число, месяц, год]․

Записи о поощрениях и взысканиях

Оформляются только на основании нормативного акта работодателя (приказа, распоряжения)․ Указывается дата и номер документа․

• Поощрение: «Объявлена благодарность (премия, награжден почетной грамотой) за успешное выполнение задачи по проекту «Бета»․ Приказ № 45-к от ․»
• Взыскание: «За грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул) применено взыскание в виде увольнения․ Приказ № 102-к от ․»

Особенности для работников, впервые поступающих на работу (с 2020 года)

Согласно закону № 439-ФЗ, с 1 января 2021 года (полностью с 2024) лица, впервые устраивающиеся на работу не получают бумажную трудовую книжку․ Вместо этого:

1. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу направить сведения о трудовой деятельности работника в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд России (ПФР)․
2. Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР․
3. Если работник хочет иметь бумажный документ, он может в любой момент обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата (на бумажном носителе)․

Важно: Даже если у работника уже есть электронная трудовая книжка, при увольнении работодатель обязан направить в ПФР сведения об этом (СЗВ-ТД)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей․ Работник имеет право:

• Выбрать формат ведения (бумажный или электронный) при первом трудоустройстве или при переходе на новую работу․
• В любой момент перейти с бумажного носителя на электронный, подав заявление работодателю․ Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить сведения в ПФР․
• Получать выписку из ЭТК бесплатно․

При переходе на ЭТК все предыдущие записи из бумажной книжки переносятся в электронный формат․ Стаж сохраняется․

Дубликат трудовой книжки: порядок оформления (с 2024 года)

Дубликат выдается в случае утраты, порчи или если работник решил перейти с бумажного носителя на электронный․ Порядок:

1. Заявление работника о выдаче дубликата (указывается причина: утрата, повреждение, переход на ЭТК)․
2. Приказ работодателя о выдаче дубликата․
3. Оформление дубликата на новом бланке (форма утверждена Приказом № 320н)․
4. Перенос записей из подлинника (если он есть) или из выписки из ПФР․ Все записи переносятся в том же виде, включая даты, номера приказов, подписи․
5. Заполнение титульного листа дубликата (см․ выше)․
6. Подпись руководителя и печать организации на каждой странице с записями и на титульном листе․
7. Отметка о выдаче дубликата в «Учетной карточке» (если она велась ранее) или в журнале учета выдачи дубликатов․

Срок выдачи дубликата – не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления․

Типичные ошибки и как их избежать

• Исправления и помарки – недопустимы․ При ошибке страницу переписывают заново или выдают новый вкладыш․ Старую страницу с ошибкой не вырывают, а перечеркивают всю запись (одной жирной линией) и делают новую на следующей странице с указанием: «Запись от [дата] ошибочна»․
• Сокращения – только общепринятые (г․, №, и т․д․)․ Нельзя писать «прин․» вместо «принят»․
• Неточные даты – дата приема/увольнения должна строго соответствовать дате в приказе и в трудовом договоре․
• Отсутствие ссылки на нормативный акт – при увольнении обязательно указывать пункт части первой статьи 77 или статью 81 ТК РФ․
• Записи «по собственному желанию» без указания даты подачи заявления – нужно писать: «Уволен по собственному желанию (заявление от ) с «․
• Заполнение титульного листа в подлиннике – это грубая ошибка․ Титульный лист заполняется ТОЛЬКО в дубликате․

Полезные ссылки и образцы

Для работы рекомендуется иметь под рукой:

1. Текст Приказа Минтруда № 320н (доступен на сайте mintrud․gov․ru)․
2. Актуальные образцы бланков (трудовая книжка, вкладыш, титульный лист дубликата)․
3. Образцы заполненных записей по разным основаниям (прием, увольнение, перевод, отпуск, больничный – в записях не отражается)․
4. Форму заявления работника о выдаче дубликата или переходе на ЭТК․

Правильное ведение трудовых книжек – это не только требование закона, но и забота о защите трудовых прав работника и минимизация рисков для работодателя․ Ключевые изменения с 2021 года: новая форма бланка, отмена титульного листа в подлиннике, упрощение для впервые устраивающихся․ Всегда сверяйтесь с актуальным текстом Приказа № 320н и консультируйтесь с юристом по кадровым вопросам при сложных ситуациях;

Статья подготовлена на основе информации от Минтруда РФ, Пенсионного фонда РФ и профессиональных кадровых ресурсов․ Дата актуализации: май 2026 года․