Важно! С 1 января 2023 года применяется новый порядок заполнения трудовых книжек․ Старые правила и бланки утратили силу․ Все записи вносятся исключительно в формате Число․Месяц․Год арабскими цифрами (например, )․

Нормативная база

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает форму, порядок ведения и хранения․
• Постановление Правительства РФ от № 1250 — вводит новые бланки в действие с ․
• Приказ Минфина России от № 55н — утверждает форму вкладыша․

Ключевые изменения в новом стандарте

1. Новый бланк: с используются только книжки и вкладыши нового образца․
2. Количество страниц: для записей о работе — 14 разворотов (28 страниц), для награждений — 7 разворотов (14 страниц)․
3. Формат дат: строго ДД․ММ․ГГГГ арабскими цифрами․
4. Отмена формы СЗВ-ТД: с 2025 года для отражения сведений о трудовой деятельности в ПФР используется форма ЕФС-1․
5. Электронные книжки: с 1 сентября 2021 года работодатель может вести электронную трудовую книжку (ЭТК) с согласия работника․

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Заполнение титульного листа

При получении новой книжки (при первом трудоустройстве) заполняются все графы титульного листа:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, по паспорту․
• Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ․
• Место рождения — как в паспорте․
• Образование, указывается вид (среднее, высшее и т․д․) и год окончания․
• Специальность — по диплому или документу об образовании․
• Дата выдачи и подпись сотрудника кадрового подразделения․

Запись при приеме на работу

Запись делается на основании приказа о приеме на работу․ Обязательные реквизиты:

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

Запись делается на основании приказа об увольнении и указывает конкретную причину прекращения договора со ссылкой на пункт Трудового кодекса РФ․

Примеры корректных формулировок:

• Уволен по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․ Приказ № 120-к от ․
• Уволен в связи с истечением срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․ Приказ № 85-к от ․
• Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п․ 5 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․ Приказ № 200-к от ․

Запрещено: использовать формулировки «по собственному желанию», «по инициативе работодателя» без указания конкретного пункта ТК РФ․

Записи о переводах, временных командировках, отпусках

Все изменения условий трудового договора (перевод, изменение должности, командировка) оформляются отдельной записью с указанием:

• Даты и номера приказа․
• Нового наименования организации или структурного подразделения (при переводе в другую организацию)․
• Новой должности․
• Срока командировки (если применимо)․

Записи о награждениях и поощрениях

Вносятся в специальный блок (первые 7 разворотов)․ Указывается:

• Дата и номер приказа о награждении․
• Вид награды (благодарность, премия, нагрудный знак и т․д․)․
• Основание (например, «за безупречную работу в 2023 году»)․

Особенности заполнения для разных категорий работников

При первом трудоустройстве (без стажа)

В первую графу «Дата заключения трудового договора» вносится дата приема на работу․ Запись об увольнении с предыдущих мест работы отсутствует․

Прием сотрудника со стажем (с трудовой книжкой)

1. В новую книжку вносятся только данные о работе в данной организации․
2. Предыдущие записи из старой книжки не переносятся․
3. В графе «Образование» указываются данные на момент приема․
4. В графе «Сведения о работе в данной организации» делается первая запись о приеме․

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Исправления регулируются строгими правилами:

• Ошибочная запись не зачеркивается полностью․
• Неправильный текст аккуратно обводится одной линией так, чтобы можно было прочитать исходный текст․
• Рядом вносится верная запись․
• Внизу исправленной страницы делается подпись ответственного лица (как правило, кадровика) с расшифровкой и дата исправления․
• Запрещено использовать корректирующую жидкость, переклейку страниц, подчистку․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 сентября 2021 года работодатель вправе вести ЭТК вместо бумажной․ Ключевые особенности:

• Для этого требуется письменное согласие работника․
• Все сведения вносятся в соответствии с тем же Приказом № 320н․
• Работник имеет право в любой момент потребовать выдачу бумажного дубликата ЭТК за счет работодателя․
• Сведения из ЭТК автоматически передаются в ПФР через систему ЕФС-1․

Образцы заполнения (краткие примеры)

Запись о приеме на работу

  № 45-к
 Принят на работу в соответствии с приказом по организации․
 Общество с ограниченной ответственностью "Вектор"
 Отдел маркетинга
 Менеджер по рекламе
 Трудовой договор № 12 от 
 Подпись работника: _____________
 

Запись об увольнении

  № 120-к
 Уволен по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
 Подпись работника: _____________
 

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли оставить графы «Образование» и «Сведения о воинском учете» пустыми?

Нет․ Эти графы обязательны для заполнения․ Если сведения отсутствуют, проставляется запись «Не имеет(ет)» или «Не военнообязанный»․

Что делать, если в старой книжке были записи о работе по совместительству?

В новую книжку вносятся записи только по основному месту работы в данной организации․ Сведения о совместительстве в новой книжке не отражаются․

Кто и когда должен получить трудовую книжку?

При приеме на работу работник должен получить книжку (или вкладыш) в день допуска к работе․ При увольнении — в день увольнения (после подписания приказа)․

Соблюдение стандарта заполнения трудовой книжки — это не только требование закона, но и защита прав как работника, так и работодателя․ Ключевые принципы: использование нового бланка с , запись дат в формате ДД․ММ․ГГГГ, точное указание нормативного основания для увольнения и запрет на любые неразрешенные исправления․ При наличии сомнений всегда обращайтесь к актуальному тексту Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом․

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практики применения новых правил заполнения трудовых книжек․ Дата актуализации информации: май 2026 года․