Важно! С 1 сентября 2025 года вступил в силу новый Приказ Минтруда России № 320н, который утвердил единую форму трудовой книжки и порядок её ведения․ Все записи, начиная с этой даты, должны оформляться строго по новым правилам․ Данная статья актуальна для заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году․
Основные изменения с 1 сентября 2025 года
Ключевые нововведения, которые нужно знать каждому, кто заполняет ТК:
- Упрощение записей․ Разрешается использовать штампы и печати для стандартных записей (приём, увольнение, перевод), что заменяет рукописный ввод․ Штамп должен содержать все обязательные реквизиты․
- Единая форма․ Все бумажные трудовые книжки изготавливаются по единому образцу, утверждённому Приказом №320н․ Старые бланки, выпущенные до 2025 года, можно продолжать использовать до их окончания․
- Запрет на записи со слов работника․ Все сведения вносятся исключительно на основании документов (приказ, распоряжение, договор)․ Запись по словам сотрудника недействительна․
- Упрощённый ьный лист․ Исключены графы «Социальное положение» и «Кем рекомендован»․ Добавлена графа «ИНН» (при наличии)․
Пошаговая инструкция: заполнение ьного листа
ьный лист (первая страница) заполняется один раз при первой выдаче трудовой книжки․ Если впоследствии меняются данные (фамилия, имя, отчество), вносятся изменения в специальный вкладыш․
Образец заполнения ьного листа (новый образец 2026)
Ниже приведён текстовый образец с пояснениями․ Фактическое заполнение происходит на бланке․
------------------------------------------------------------ МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТРУДОВАЯ КНИЖКА Серия: №: ------------------------------------------------------------ 1․ Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений, как в паспорте) Иванова Анна Петровна 2․ Дата рождения "__" __________ 19__ г․ 3․ Пол женский / мужской 4․ Сведения о документе, удостоверяющем личность Паспорт серии 1234 № 567890 выдан ОВД района Ленинского г․ Москвы "__" __________ 20__ г․ 5․ ИНН (при наличии) -23456789012 6․ СНИЛС (при наличии) -23-456-789 01 7․ Профессия (специальность) (указывается по основному месту работы) Бухгалтер ------------------------------------------------------------ Подпись работника: _______________________ Печать организации: _____________________ (или штамп "Трудовая книжка выдана") "__" __________ 20__ г․ ------------------------------------------------------------
Ключевые правила для ьного листа:
- ФИО — копируются дословно из паспорта․ Никаких инициалов!
- Дата рождения — пишется цифрами, например: «15» «июня» «1990»․
- Профессия (специальность) — указывается на момент первого приёма на работу․ В дальнейшем эта графа не меняется․
- Подпись и печать — ставятся только при первой выдаче ТК․ При смене ФИО или исправлении ошибок в ьном листе используется вкладыш․
Как заполнять раздел «Сведения о работе» (основные записи)
Этот раздел (с 2-й страницы), самый важный․ Все записи нумеруются последовательно․
Обязательные реквизиты каждой записи:
- Порядковый номер записи․
- Дата записи․ Это дата издания приказа/распоряжения, а не дата фактического приёма/увольнения․
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если оно есть)․
- Основание для записи (номер и дата приказа, распоряжения, номер договора)․
- Текст записи, стандартизированная формулировка․
- Подпись должностного лица (руководитель, главный бухгалтер, кадровик)․
- Расшифровка подписи (ФИО полностью)․
- Печать организации (или штамп)․ С 2025 года печать ставится не на каждую запись, а только если это требуется по локальным нормативным актам или если запись вносится в вкладыш․ В самой книжке часто достаточно подписи;
Образцы записей для разных случаев
Приём на работу (первая запись)
1․ "__" __________ 20__ г․ ООО "Ромашка" Приказ № 45-к от "15" июня 2023 г․ Принят(а) на работу на должность бухгалтера․ Подпись: _______________ (Иванова А․П․) Печать ООО "Ромашка"
Перевод на другую работу
5․ "__" __________ 20__ г․ ООО "Ромашка" Приказ № 112-к от "01" декабря 2024 г․ Переведён(а) на должность старшего бухгалтера с "__" декабря 2024 г․ Подпись: _______________ (Петров С․И․)
Увольнение по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)
8․ "__" __________ 20__ г․ ООО "Ромашка" Приказ № 78-к от "10" мая 2025 г․ Уволен(а) по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ) с "__" мая 2025 г․ Подпись: _______________ (Сидорова М․В․)
Увольнение по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)
8․ "__" __________ 20__ г․ ООО "Ромашка" Распоряжение № 45-р от "15" апреля 2025 г․ Уволен(а) по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ) с "__" апреля 2025 г․ Подпись: _______________ (Кузнецов А․Н․)
Смена фамилии (имени, отчества)
Вносится в специальный вкладыш на основании документа (свидетельство о браке, решение суда)․
В связи с заключением брака "__" __________ 20__ г․ (номер и дата свидетельства) Фамилия работника изменена на "Сергеева"․ Подпись: _______________ (Логинова Т․Д․) Печать ООО "Ромашка"
Запись об электронной трудовой книжке (ЭТК)
Если работник получает ЭТК, в бумажную книжку вносится соответствующая запись․
10․ "__" __________ 20__ г․ ООО "Ромашка" Приказ № 200-к от "01" января 2026 г․ С "__" января 2026 г․ сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Бумажная трудовая книжка не ведётся; Подпись: _______________ (Фролова Е․Г․)
Заполнение вкладышей и дубликатов
Вкладыш — это документ для внесения изменений в уже выданную ТК (смена ФИО, исправление ошибок, запись об увольнении, если основной лист кончился)․
Дубликат, полная замена утерянной или испорченной книжки․ Заполняется по тому же образцу, что и ьный лист, но с пометкой «Дубликат»․
Важно: Вкладыш и дубликат имеют свою серию и номер․ Они прикрепляются к основной книжке․
Как исправить ошибку в трудовой книжке: образец
Исправления запрещены (зачёркивание, подчистка, использование корректоров)․ Допускается только исправление через вкладыш․
- Составляется вкладыш․
- В графе «Запись» указывается: «В связи с обнаружением ошибки в записи № __ от «__» __________ 20__ г; (указать, какая именно ошибка) запись изложить в следующей редакции:»․
- Ниже даётся правильный текст исправляемой записи․
- Ставится подпись, расшифровка, печать․
Пример исправления через вкладыш:
В связи с обнаружением ошибки в записи № 1 от "15" июня 2023 г․ (в тексте указана неверная должность "бухгалтер-кассир") Запись изложить в следующей редакции: "Принят(а) на работу на должность бухгалтера․" Подпись: _______________ (Иванова А․П․) Печать ООО "Ромашка"
Частые ошибки новичков и как их избежать
- Использование инициалов в ФИО․ Ошибка: «Иванов А․П․»․ Правильно: «Иванов Антон Петрович»;
- Неточность в датах․ Дата в записи, это дата приказа, а не дата события․ Убедитесь, что они совпадают․
- Неполное основание․ Указывайте не только номер приказа, но и его дату․
- Неправильная формулировка увольнения․ Используйте точные формулировки из Трудового кодекса («уволен по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)», «уволен по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)»)․
- Заполнение «профессии» в ьном листе на последнем месте работы․ Эта графа заполняется только один раз при первом приёме и больше не меняется․
- Отсутствие подписи или расшифровки․ Подпись должна быть разборчивой, а расшифровка (ФИО) — полной․
- Попытка исправить запись прямо в книжке․ Любое исправление — только через вкладыш․
Заполнение трудовой книжки впервые — ответственная задача․ Главное правило: все записи делаются строго на основании документов и по единым формам, утверждённым Приказом №320н․ При наличии сомнений всегда сверяйтесь с текстом приказа или консультируйтесь с юристом по кадровым вопросам․ Правильно заполненная трудовая книжка — это надёжная защита прав работника и гарантия для работодателя․
Примечание: Данная статья носит справочно-информационный характер․ Окончательные решения по заполнению должны приниматься с учётом действующего законодательства и внутренних нормативных актов организации․