Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, ст. 66; Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России от № 69) все записи в трудовой книжке, относящиеся к разделу «Сведения о работе» (приём на работу, перевод, увольнение, награждения и т.п.), нумеруются последовательно внутри соответствующего раздела. Однако существуют сведения, которые не получают собственного номера – они либо являются частью заголовка (титульной страницы), либо входят в состав одной нумерованной записи, но не выделяются отдельным порядковым номером.

Общие правила нумерации записей

Перед тем как перейти к исключениям, напомним основной принцип:

• Каждая новая запись в разделе «Сведения о работе» получает порядковый номер, начиная с единицы и увеличиваясь на 1.
• Нумерация ведётся отдельно для каждого раздела (например, отдельно для наград, отдельно для переводов).
• Номер указывается в первой колонке записи (графа «№»).
• Текст записи должен полностью соответствовать содержанию приказа или распоряжения, основания для внесения сведений.

Записи, которые не нумеруются

Титульная страница (личные данные работника)

На первой странице трудовой книжки размещаются сведения, которые носят справочный характер и не относятся к трудовым периодам. Они не нумеруются:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Образование (уровень, специальность, квалификация);
• Профессия, специальность, квалификация (по данным диплома или attestats);
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи трудовой книжки;
• Подпись работника и дата подписания.

Поле «Наименование организации» в разделе «Сведения о работе»

Каждая запись о приёме, переводе или увольнении состоит из нескольких полей (организация, должность, дата, основание). Хотя сама запись получает номер, наименование организации как отдельный элемент не нумеруется:

1. Номер записи (например, 1, 2, 3 …) ставится в первой колонке.
2. Во второй колонке указывается полное наименование организации без собственного номера.
3. Далее следуют колонки: должность, дата приёма/перевода/увольнения, номер и дата приказа.

Таким образом, номер относится к целому блоку сведений, а не к каждому полю по отдельности.

Поле «Должность» (или профессия) в той же записи

Аналогично наименованию организации, указание должности (или профессии) вносится в отдельную колонку записи, но не получает отдельного порядкового номера. Номер присваивается всей строке записи.

Дата внесения записи в трудовую книжку

Дата, когда кадровая служба actually делает запись (обычно указывается в графе «Дата внесения»), также не нумеруется. Она служит лишь подтверждением своевременности внесения сведений (в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа, согласно изменениям с 1 сентября 2021 г.).

Серия и номер трудовой книжки, дата её выдачи

Эти реквизиты указываются на титульной странице и в дальнейшем не меняются. Они носят идентификационный характер и, очевидно, не подлежат нумерации в рамках записей о трудовой деятельности.

Сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке (если они вносятся в отдельный раздел)

В некоторых трудовых книжках есть раздел «Сведения о квалификации» или «Сведения о повышении квалификации». Записи в этих разделах также нумеруются, однако сами данные о ранее полученном образовании (диплом, attestat) – которые указываются один раз при заполнении титульной страницы – не нумеруются.

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек принцип нумерации сохраняется: каждая запись в разделе «Трудовая деятельность» получает уникальный идентификатор (номер). Однако в интерфейсе ЭТК поля, соответствующие наименованию организации, должности и дате внесения, отображаются как отдельные элементы записи, но не имеют собственного порядкового номера – номер присваивается всей записи в целом.

Практический совет кадровикам

Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки:

• Всегда проверяйте, что номер записи ставится только в первой колонке раздела «Сведения о работе».
• Не пытайтесь присваивать отдельные номера полям «Наименование организации», «Должность», «Дата внесения» – это противоречит инструкции.
• При переходе на ЭТК используйте встроенную проверку системы, которая автоматически присваивает номер новой записи и не позволяет ввести дублирующий номер.
• Сохраняйте копию приказа или распоряжения, на основании которого делается запись – это поможет подтвердить соответствие текста записи источнику.

В трудовой книжке не нумеруются следующие сведения:

1. Все данные, расположенные на титульной странице (ФИО, дата рождения, образование, профессия, серия и номер книжки, дата выдачи и т.д.).
2. Поля «Наименование организации» и «Должность» внутри каждой нумерованной записи раздела «Сведения о работе» (номер присваивается всей записи, а не этим полям отдельно).
3. Дата внесения записи в трудовую книжку.
4. Идентификационные реквизиты самой трудовой книжки (серия, номер, дата выдачи).

Понимание этих нюансов помогает кадровикам и бухгалтерам правильно оформлять трудовые книжки, избегать штрафов за нарушение порядка ведения документации и обеспечивать достоверность трудового стажа работников.