Ведение трудовых книжек — это один из самых ответственных участков работы кадровика. Любая ошибка, включая неправильную нумерацию, может повлечь за собой проблемы при подсчете стажа сотрудника для пенсии или возникновение споров с контролирующими органами. В 2026 году, несмотря на активную цифровизацию, бумажный документооборот сохраняется, и требования к оформлению остаются строгими.

В этой статье мы подробно разберем, как осуществляется нумерация записей в самой трудовой книжке, во вкладышах и в журнале (книге) учета движения трудовых книжек, опираясь на действующие нормы и экспертные разъяснения.

Нумерация записей в разделе «Сведения о работе»

Самое главное правило: все записи в соответствующем разделе трудовой книжки должны иметь свой порядковый номер. Это требование закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Основные принципы:

• Сквозная нумерация: Нумерация ведется внутри каждого раздела («Сведения о работе», «Сведения о награждении») независимо от других разделов. Номера не сбрасываются при начале нового года.
• Формат записи: Согласно разъяснениям экспертов Роструда, записи нумеруются арабскими цифрами без добавления лишних нулей. То есть правильно писать 1, 2, 3, а не 01, 02, 03.
• Непрерывность: Если страницы раздела заканчиваются и заводится вкладыш, нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основной трудовой книжки. Начинать с «1» во вкладыше нельзя.

Нумерация при исправлении ошибок

Частый вопрос: какой номер ставить, если нужно исправить ошибку, допущенную ранее? Правило гласит: исправительная запись получает следующий порядковый номер;

Пример: Если неверная запись была внесена под номером 25, то запись о признании ее недействительной вносится под номером 26. Пропускать номера или использовать дробные числа (например, 25а) запрещено.

Особенности нумерации во вкладыше

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, когда страницы одного из разделов полностью заполнены. Важно помнить, что вкладыш не является самостоятельным документом без основной книжки.

Ключевые моменты нумерации во вкладыше:

1. Нумерация записей в каждом разделе вкладыша является прямым продолжением нумерации в соответствующих разделах трудовой книжки.
2. Если последняя запись в основной книжке была под номером 45, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 46.
3. Это правило распространяется на все разделы: «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и другие.

Нумерация в Книге учета движения трудовых книжек

Отдельного внимания требует журнал (книга), в котором работодатель регистрирует выдачу и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей. Здесь нумерация имеет свои особенности, касающиеся как страниц журнала, так и регистрационных номеров записей.

Нумерация листов и страниц журнала

Вопрос о том, нужно ли нумеровать страницы или листы книги учета, часто вызывает споры. По состоянию на 2026 год, согласно экспертным мнениям (в т.ч. КонсультантПлюс):

• Работодатель вправе сам выбрать формат нумерации: нумеровать листы (двусторонне) или страницы (каждую сторону отдельно).
• Оба варианта считаются верными, если выбранный способ направлен на исключение возможности изъятия или вложения дополнительных листов.
• После прошивки журнала на последней странице делается заверительная запись. В ней указывается: название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (или страниц) — цифрами и прописью, должность, подпись руководителя, расшифровка подписи и дата. Запись скрепляется сургучной печатью или пломбой.

Порядковая нумерация записей в журнале

Регистрационный номер в книге учета присваивается каждой трудовой книжке при ее получении или выдаче.

Нужно ли начинать нумерацию с начала года?
Существует практика начинать нумерацию записей в журнале с «1» каждый новый календарный год. Однако, если вы принимаете дела от другого кадровика или продолжаете старый журнал, важно соблюдать логику:

• Если книга учета заводятся новая, нумерация записей начинается с 1.
• Если книга продолжается, нумерация записей также продолжается сквозная. Однако, многие работодатели предпочитают заводить новый журнал каждый год для удобства, тогда нумерация начинается заново.
• При обнаружении ошибок в нумерации (например, пропуск номеров 179 и сразу 198) необходимо действовать аккуратно. Ошибки в журнале учета исправляются по правилам делопроизводства, но не путем зачеркивания, а путем внесения пояснительной записи или составления акта, в зависимости от внутренней инструкции и требований архива.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать проблем при проверках, избегайте следующих ошибок:

• Использование сокращений: Все записи (названия организаций, должностей) должны производиться без сокращений. Это касается и текстовой части, хотя к цифрам номера это не относится.
• Сброс нумерации во вкладыше: Начало нумерации с «1» во вкладыше — грубая ошибка, делающая вкладыш недействительным в части подтверждения стажа.
• Отсутствие номера записи при переименовании: При переименовании организации вносится запись, которая также должна быть пронумерована в общем порядке.
• Нарушение целостности журнала: Непрошитый и ненумерованный журнал учета трудовых книжек может быть признан недействительным, что повлечет штрафные санкции.

Правильная нумерация — это фундамент достоверности трудовой книжки. Будь то порядковый номер записи о приеме на работу или номер страницы в журнале учета, каждая цифра имеет юридическое значение. В 2026 году работодателю следует придерживаться принципа непрерывности нумерации в самой книжке и вкладышах, а в журналах учета руководствоваться сложившейся практикой, обеспечивающей защиту документов от подделки.

Помните: аккуратность в цифрах сегодня — это спокойный сон и отсутствие проблем с пенсией ваших сотрудников завтра.