Вопрос нумерации записей во вкладыше трудовой книжки вызывает множество споров среди кадровиков и HR-специалистов. В этой статье мы подробно разберем все нюансы, связанные с этой процедурой, опираясь на действующие нормативные акты и сложившуюся практику.
Что говорит законодательство?
Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек и пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, нумерация записей во вкладыше должна продолжать нумерацию в соответствующем разделе основной трудовой книжки.
Главное правило: нумерация во вкладыше начинается с номера, следующего за последней записью в соответствующем разделе основной трудовой книжки.
Практическое применение правил
Ситуация 1: Первичное оформление вкладыша
Если в трудовой книжке последняя запись в разделе «Сведения о работе» имеет номер 18, то:
Пример:
Первая запись во вкладыше в разделе «Сведения о работе» должна иметь номер 19
Вторая запись ౼ номер 20
Третья запись ― номер 21 и т.д.
Ситуация 2: Ошибки в нумерации
Если в предыдущем вкладыше были допущены ошибки в нумерации (например, записи пронумерованы с 1, 2, 3 вместо продолжения общей нумерации), то:
Пример корректировки:
В разделе «Сведения о работе» вкладыша делается следующая запись:
Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 18, 19, 20.
Затем продолжается нумерация:
Прием на работу ― запись под номером 21
Ситуация 3: Второй вкладыш
Если в первом вкладыше закончилось место и требуется оформить второй вкладыш:
Пример:
Если последняя запись в первом вкладыше имеет номер 47, то:
Первая запись во втором вкладыше должна иметь номер 48
Вторая запись ― номер 49 и т.д.
Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша?
Согласно статье 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче вкладыша в трудовой книжке делается соответствующая пометка:
Пример записи:
Выдан вкладыш
Эта запись делается в графах 2-4 (дата выдачи), графе 6 (серия и номер вкладыша) и графах 11-12 (сведения об операциях с бланком).
Что делать, если записи внесены не в тот раздел?
Если выявлены записи, внесенные не в тот раздел трудовой книжки, то:
- Необходимо внести исправления по месту работы, где была сделана запись (согласно пункту 27 Правил)
- При оформлении вкладыша продолжать нумерацию в правильном разделе
- Не начинать нумерацию с 1 в разделе «Сведения о работе» вкладыша
Типичные ошибки при нумерации во вкладыше
- Начало нумерации с 1: Это самая распространенная ошибка. Нумерация должна продолжать общую нумерацию записей.
- Неправильное указание серии и номера вкладыша: Серия и номер вкладыша должны быть указаны в графе 6 раздела, где была зарегистрирована трудовая книжка;
- Отсутствие пометки «Выдан вкладыш»: Без этой пометки невозможно отследить движение бланков строгой отчетности.
- Неправильное оформление исправлений: Исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша
Шаг 1: Проверьте последнюю запись в соответствующем разделе основной трудовой книжки
Шаг 2: Начните нумерацию во вкладыше с номера, следующего за последней записью
Шаг 3: Укажите дату выдачи вкладыша в графах 2-4
Шаг 4: Заполните графу 6 серией и номером вкладыша
Шаг 5: Сделайте пометку «Выдан вкладыш» в графах 11-12
Шаг 6: Внесите записи в соответствующий раздел вкладыша, продолжая нумерацию
Документы, регулирующие вопросы нумерации
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69)
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (разделы 10, 15, 26, 32, 35)
Правильная нумерация записей во вкладыше трудовой книжки ― это не только требование законодательства, но и важный элемент кадрового учета. Нарушение правил нумерации может привести к:
- Проблемам при проверках трудовой инспекции
- Трудностям при оформлении пенсий и льгот
- Возможным судебным разбирательствам
Следуя приведенным в статье рекомендациям, вы сможете правильно оформить вкладыш и избежать ошибок в кадровом учете.
Помните: Нумерация во вкладыше должна быть продолжением нумерации в основной трудовой книжке, а не начинаться заново!