В процессе деятельности любой компании могут произойти структурные или юридические изменения, в т․ч․ смена наименования․ По закону этот факт обязательно должен быть отражен в документах сотрудников․ У кадровиков часто возникает вопрос: нумеруется ли запись о переименовании организации в трудовой книжке? Это очень важный нюанс, поскольку нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа․ В этой статье мы подробно разберем порядок внесения такой записи и ответим на главные вопросы․
Нормативная база
Порядок внесения записей при смене названия работодателя регламентируется следующими нормативными актами:
- Пункт 3․2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69․
- Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, вступивший в силу в 2022 году․
Согласно этим документам, если за время работы сотрудника изменяется наименование организации-работодателя, в трудовой книжке этот факт обязательно вписывается в раздел «Сведения о работе»․
Главный вопрос: нумеровать или нет?
Исходя из названия нашей статьи, многие кадровики сомневаются, присваивать ли порядковый номер записи о переименовании․ Ответ однозначен и подтвержден позицией Роструда:
Запись о переименовании организации вносится в трудовую книжку БЕЗ указания порядкового номера и БЕЗ проставления даты внесения этой записи․
Графы 1 (порядковый номер) и 2 (дата) в этом случае остаются пустыми․ Почему же тогда возникает путаница с нумерацией? Дело в том, что запись вносится отдельной строкой после последней из имеющихся записей, из-за чего визуально кажется, что она должна иметь свой номер․ Однако это именно тот случай, когда правило нумерации не применяется․
Пошаговая инструкция: как правильно внести запись
Чтобы грамотно отразить смену названия компании в бумажной трудовой книжке работника, следуйте простому алгоритму:
- Извлечение трудовой книжки, из архива личных дел извлекается трудовая книжка сотрудника․
- Изучение приказа — кадровик знакомиться с приказом (распоряжением) или решением собственников об изменении названия компании․
- Внесение записи в Графу 3 — в третьей графе раздела «Сведения о работе» отдельной строкой вписывается определенная формулировка․
- Заполнение Графы 4 — указывается документ-основание․
Формулировка и образец записи
Самое главное при заполнении — не допустить орфографических ошибок, неважно, делается ли запись о приеме генерального директора или простого рабочего․
В Графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать следующую формулировку:
«Организация (старое наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)»
Пример:
«Организация Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» с 15 марта 2026 г․ переименована в Общество с ограниченной ответственностью «Бета»»
В Графе 4 проставляется основание переименования — нормативный акт работодателя․ Это может быть:
- Приказ (распоряжение) работодателя;
- Решение собственников организации (протокол собрания)․
В этой же графе обязательно указываются дата и номер этого документа․
Что делать, если запись о переименовании пропущена?
На практике часто встречается ситуация, когда компания сменила название, а в трудовых книжках сотрудников это забыли отразить․ Если в трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации, ее необходимо внести текущей датой․
Делается это по тем же правилам: без номера и даты в графах 1 и 2․ В графе 3 указывается старое название, дата, с которой произошло переименование (согласно прошлому приказу), и новое название․ В графе 4 отражаются реквизиты того самого приказа или протокола, который был издан в момент фактической смены наименования․
Переименование структурного подразделения
Иногда меняется не вся компания, а только ее часть․ Как делается запись в трудовой книжке о переименовании отдела? В нормативных актах точный порядок не отражено․ Обычно она вносится по аналогии с записью о переименовании организации — отдельной строкой без проставления порядкового номера и даты внесения записи․
Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД)
Не стоит забывать, что при переименовании работодателя необходимо не только внести запись в бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался), но и подать отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд России․ Срок подачи СЗВ-ТД при смене наименования компании составляет не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем переименования․
Резюме
Правильное оформление записи о переименовании — обязанность работодателя․ Запомните несколько простых, но невероятно важных правил:
- Графы 1 и 2 (номер и дата) остаются пустыми․
- Запись вносится отдельной строкой в Графу 3․
- Формулировка должна содержать старое название, дату переименования и новое название․
- В Графе 4 обязательно указываются реквизиты приказа или решения собственников․
Соблюдение этих несложных правил обязательно к всеобщему исполнению кадровиками и позволит избежать ошибок и исправлений в важнейшем документе работника․