С 1 января 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2026 году переходный период будет завершён‚ и большинство новых работников будет оформлять только электронный документ. Тем не менее в практике часто возникает вопрос: нужна ли бумажная трудовая книжка‚ если у сотрудника уже есть электронная? В статье разберём нормативную базу‚ обязанности работодателя и работника‚ а также плюсы и минусы сохранения бумажного варианта.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (ПФР). Сведения о трудовом стаже‚ периодах работы‚ отпусках и прочих событиях вносятся работодателем через специализированные сервисы (например‚ БУХ.1С).

• Создаётся автоматически при приёме на работу‚ если работник подал заявление о переходе на электронный формат.
• Обновляется в режиме реального времени: каждый новый договор‚ перевод‚ увольнение фиксируется в системе ПФР.
• Доступ к ЭТК имеет как работник (через личный кабинет «Госуслуги»)‚ так и уполномоченные органы.

Нормативные положения

1. Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» вводит обязательность ведения ЭТК для всех работодателей.
2. С 1 января 2021 г. работодатель обязан принимать заявления о переходе на электронную трудовую книжку и вести её в электронном виде.
3. С 1 января 2026 года завершается переходный период: новые сотрудники‚ принятые после этой даты‚ получают только ЭТК‚ бумажный документ им не выдаётся.
4. Работник имеет право отказаться от ЭТК и сохранить бумажную книжку‚ но для этого необходимо подать заявление в письменной форме и получить согласие работодателя.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Вести электронную трудовую книжку для всех работников‚ независимо от того‚ есть у них бумажный вариант.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ выдать ему бумажный документ на руки (это уже не «трудовая книжка»‚ а лишь подтверждающий лист‚ который работник может хранить).
• Сохранять конфиденциальность данных и своевременно передавать сведения в ПФР.
• Вести журнал учёта движения трудовых книжек (бумажных и электронных) только в случае‚ если у работника есть бумажный документ.

Когда бумажная трудовая книжка всё ещё нужна?

Несмотря на развитие ЭТК‚ в ряде ситуаций бумажный вариант остаётся актуальным:

У работников‚ нанятых до 2021 года

Те‚ кто начал трудовую деятельность до 1 января 2021 г.‚ могут сохранить свою бумажную книжку и одновременно вести ЭТК. Это позволяет:

• Иметь резервный документ на случай технических сбоев в системе ПФР.
• Упрощённо предоставлять сведения о стаже в организации‚ которые пока не работают с ЭТК.

При необходимости подтверждения стажа в иных странах

Некоторые зарубежные работодатели требуют оригинальные бумажные документы. В таком случае наличие бумажной трудовой книжки упрощает процесс подтверждения стажа.

При отказе от электронного формата

Работник может в любой момент подать заявление об отказе от ЭТК. В этом случае работодатель обязан вести только бумажную книжку‚ а электронный профиль в ПФР будет закрыт.

Плюсы и минусы сохранения бумажной трудовой книжки

Как правильно оформить переход от бумажной к электронной книжке?

1. Подать заявление в письменной форме (можно через электронный сервис работодателя) о переходе на ЭТК.
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в электронный реестр ПФР.
3. Работнику выдают бумажный лист подтверждения (не трудовую книжку)‚ в котором указаны сведения о переходе.
4. Если работник желает сохранить старую бумажную книжку‚ он может её оставить у себя – работодатель более не несёт ответственности за её хранение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта‚ он может иметь обе книжки. При этом все изменения вносятся в ЭТК‚ а в бумажную – только при необходимости (например‚ при проверке в инспекции).

Обязан ли работодатель хранить бумажную книжку‚ если у работника уже есть ЭТК?

Нет. После перехода на электронный формат работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажной книжки. Он обязан лишь вести её в электронном виде.

Что делать‚ если у соискателя нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки?

Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 г.‚ ему оформляется только электронная трудовая книжка. Приём на работу производится на основании заявления о её создании.

Можно ли позже перейти от бумажной к электронной книжке?

Да. Работник может подать заявление о переходе в любой момент. Процедура аналогична той‚ что описана в пункте 6.

Как проверить‚ есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

Достаточно запросить у кандидата справку из личного кабинета «Госуслуги» или попросить предоставить QR‑код‚ который генерируется системой ПФР. При отсутствии QR‑кода следует уточнить‚ есть ли у него бумажный документ.

Практические рекомендации для работодателей

• Внедрить в HR‑систему автоматическую проверку наличия ЭТК у новых сотрудников.
• Обучить персонал отдела кадров работе с сервисом БУХ.1С и другими платформами для ввода данных в ПФР.
• Разработать внутренний регламент: когда и как выдавать бумажный лист подтверждения перехода‚ как вести журнал учёта.
• Регулярно проверять актуальность электронных записей (не реже одного раза в квартал).
• Информировать сотрудников о их правах: возможность оставить бумажную книжку‚ подать заявление об отказе от ЭТК и т.д.

Итак‚ бумажная трудовая книжка не обязательна‚ если у работника уже есть электронная. С 2026 года большинство новых сотрудников будет оформлять только ЭТК‚ а работодатели обязаны вести её в электронном виде. Тем не менее‚ в ряде ситуаций (старый стаж‚ международные проверки‚ личные предпочтения) бумажный вариант может сохраняться как резервный документ.

Ключевой совет: все изменения фиксировать в электронном реестре‚ а бумажный документ использовать только в исключительных случаях. Это упрощает администрирование‚ снижает риск потери данных и соответствует современным требованиям цифровой экономики.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г. (текущая дата: 23 мая 2026 г.)