Вопрос о том, нужна ли бумажная трудовая книжка при первом трудоустройстве, часто вызывает споры как у работодателей, так и у новых сотрудников. В 2026 году законодательство РФ уже перешло к электронному формату, однако в некоторых случаях бумажный вариант всё ещё возможен. Ниже – подробный разбор требований Трудового кодекса РФ, Постановлений Правительства и практики СФР.
Что говорит закон?
Статья 66 ТК РФ
Работодатель ведущий трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, обязан вести её в бумажном виде, если иное не предусмотрено законом. При этом:
- Ведение книжки осуществляется в присутствии работника не позднее недели с даты приёма на работу;
- Информацию из бумажной книжки необходимо одновременно передавать в электронную систему СФР.
Исключения из правила
Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ и Постановлению Правительства от , при первом заключении трудового договора работодатель может оформить только электронную трудовую книжку. Это правило действует, если:
- Работник не предоставил бумажную книжку (потеря, отсутствие и т.п.);
- Работодатель решает вести электронный кадровый учёт.
Когда именно требуется оформить трудовую книжку?
Для большинства категорий сотрудников трудовая книжка требуется, если:
- Работа является основной (полный рабочий день или не менее 30 часов в неделю);
- Сотрудник проработает у данного работодателя более пяти дней;
- Это первое официальное трудоустройство у текущего работодателя.
Если же сотрудник уже имел опыт работы и у него есть запись в другой книжке, то новый работодатель может продолжать вести её по общим правилам, но не обязан создавать новую.
Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году?
Пошаговая инструкция
- Приём на работу – подписывается трудовой договор и протокол приёма;
- Сбор сведений о трудовой деятельности – вводятся данные в СФР (ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о предыдущей работе);
- Выбор формата – работодатель решает, будет ли выдаваться бумажная или электронная книжка;
- Оформление – в течение недели (по закону) книжка выдаётся работнику в присутствии того же;
- Регистрация в СФР – информация автоматически заносится в электронную систему.
Электронная vs бумажная
С 2021 года в России действует обязательная электронная запись трудовых отношений. Поэтому:
- Для большинства новых сотрудников бумажная книжка не оформляется;
- Если работник требует бумажный вариант (например, по личным предпочтениям), работодатель может выдать её, но только после согласования с ним и переноса данных в СФР.
Практические нюансы для работодателей
- Сроки – книжку необходимо выдать не позднее недели с даты приёма;
- Переход на электронный формат – требует согласия работника и передачи данных в СФР;
- Уведомление о выборе – до 30 июня работодатель обязан уведомить сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной формы;
- Отказ от ведения бумажной – после 2026 года работодатель не обязан вести бумажную книжку, если сотрудник был принят впервые и оформление производится в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да. С 2021 года закон позволяет вести только электронный вариант, если работник не возражает. При этом работодатель обязан обеспечить доступ к записи в СФР.
Что делать, если у кандидата нет ни бумажной, ни электронной книжки?
В этом случае работодатель сам формирует электронную запись в СФР и передаёт её работнику в виде подтверждения (PDF‑отчет). Бумажная книжка в этом случае не требуется.
Как убедиться, что у сотрудника действительно электронная книжка?
Работодатель может запросить у СФР подтверждение о внесении данных, а также попросить сотрудника показать электронный документ в личном кабинете СФР.
- Обязанность вести трудовую книжку впервые существует, но её форма зависит от выбора работодателя и сотрудника;
- С 2026 года бумажная книжка может быть выдана только по запросу работника и при наличии согласия;
- Основным форматом становится электронная трудовая книжка, которая автоматически хранится в СФР;
- Работодатель обязан в течение недели после приёма на работу оформить и передать сведения о трудовой деятельности в систему.
Таким образом, работодатель обязан завести трудговую книжку при первом трудоустройстве, но форма её оформления – бумажная или электронная – определяется текущим законодательным нормативом и согласиями сторон.
Дата публикации: 13:30:24 ()