С 1 января 2021 года в России начат обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс в основном завершён. Однако вопрос о необходимости бумажного документа остаётся актуальным для ряда категорий граждан и ситуаций. В этой статье подробно разберём‚ где и кому в 2026 году ещё требуется бумажная трудовая книжка‚ а также как работать с электронным аналогом.

Ключевой принцип 2026 года

По общему правилу‚ при приёме на работу работодатель обязан вносить сведения в электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ). Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Но есть важные исключения‚ когда бумажный документ либо обязателен‚ либо остаётся единственным вариантом.

Когда ещё нужна бумажная трудовая книжка (исключения)

Несмотря на повсеместный переход‚ бумажный документ требуется в следующих случаях:

• Работа в организациях‚ не подключённых к ЭТК. К ним относятся некоторые малые предприятия‚ индивидуальные предприниматели (ИП)‚ а также организации‚ которые по объективным причинам (например‚ отсутствие доступа к сети) не могут вести учёт в электронном виде. Однако таких остаётся всё меньше.
• Трудоустройство иностранных граждан и лиц без гражданства. Для них‚ как правило‚ оформляется бумажная трудовая книжка‚ так как система ЭТК привязана к данным Пенсионного фонда России (СФР) и номеру СНИЛС‚ который у иностранца может отсутствовать.
• Работа в дипломатических представительствах‚ консульских учреждениях‚ международных организациях. Для них действуют особые правила.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка. В этом случае он может по собственному заявлению продолжить её вести (подать заявление о сохранении бумажного документа). Работодатель не вправе отказать.
• При увольнении с работы‚ где велась только бумажная книжка. В таком случае запись об увольнении вносится в неё же.

Важный нюанс для нового работника

Если человек устраивается на первую в жизни работу и у него нет ни бумажной‚ ни электронной книжки‚ работодатель не имеет права требовать с него бумажный бланк. Вместо этого:

1. Работник должен получить в Отделении ПФР (СФР) или через Госуслуги справку о трудовой деятельности (форма СТД-СФР).
2. Эту справку он предоставляет работодателю.
3. Работодатель на основании этой справки открывает электронную трудовую книжку в системе СФР и вносит первую запись.

Как получить и посмотреть электронную трудовую книжку

Для большинства россиян с 2026 года основной и часто единственный вариант, это ЭТК. Доступ к ней есть в нескольких местах:

Портал Госуслуг (gosuslugi.ru)

• Авторизуйтесь на портале.
• В разделе «Пенсия» или через поиск найдите услугу «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
• Можно скачать полную выписку или справку (формы СТД-М‚ СТД-С‚ СТД-Р).

Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР) (sfr.gov.ru)

• Здесь отображается полная история трудовой деятельности в виде‚ аналогичном электронной книжке.
• Также можно заказать официальные выписки.

Через работодателя

• По письменному заявлению работника кадровая служба обязана предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки (формы СТД-М‚ СТД-С‚ СТД-Р).
• Выписка СТД-Р (с отражением всех записей) особенно важна при переходе на новую работу.

МФЦ («Мои документы»)

• В любом МФЦ можно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки (за плату).

Что делать работодателю в 2026 году?

При приёме на работу кадровик должен:

1. Уточнить у сотрудника‚ какой у него вид трудовой книжки;
2. Если у сотрудника есть бумажная книжка — попросить его написать заявление о сохранении бумажного документа (образец есть в приказе Минтруда). Вести учёт в ней.
3. Если у сотрудника ЭТК или её нет — запросить справку СТД-СФР (если это первая работа) или выписку СТД-Р (если работал ранее). На основании этого открыть/обновить ЭТК в системе СФР.
4. Все записи о приёме‚ переводах‚ увольнении вносить ТОЛЬКО в электронный вид через систему СФР (если не ведётся бумажная книжка по заявлению работника).
5. Бланки бумажных трудовых книжек закупать только для тех случаев‚ когда работник письменно отказался от ЭТК. Бланки нового образца (с 2023 года) можно приобрести у официальных поставщиков.

• Для подавляющего большинства работников в 2026 году требуеться только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк — это исключение‚ инициируемое самим работником.
• При трудоустройстве всегда уточняйте у нового сотрудника‚ есть ли у него трудовая книжка и в каком виде.
• Если бумажной нет‚ а это первая работа — сразу получайте справку СТД-СФР.
• Контролируйте корректность внесения записей в ЭТК. Все данные автоматически передаются в СФР.
• Храните копии заявлений работников о выборе вида трудовой книжки (бумажной или электронной).

Главное правило 2026 года: Электронная трудовая книжка, это стандарт. Бумажный вариант — это право работника‚ а не обязанность работодателя‚ за исключением узких перечисленных случаев.